Ефективно и ефикасно користење на времето

Ефективно и ефикасно користење на времето

Едно типично утро е будење од спиење и освестување. Но, и тргнување за извршување на работните задачи за тој ден. И секако откако ќе го вклучите компјутерот го подготвувате мозокот за уште еден ден во кој ќе бидете преоптеретени со информации. Но, тоа значи и разочарување заради неможноста за остварување на целите како и листата на дневните активности, бидејќи и вчерашниот ден бил таков, и пред вчерашниот ден бил таков итн. Едноставно знаете дека утрешната листа ќе биде зголемена за дел од денешните активности.

Како изгледа или би можел да изгледа еден „фрустрирачки“ работен ден?

Првиот час на работа…

Секако кога ќе се стигне не се започнува со работата веднаш. Тука е утринското кафе и „ќаскање“ со колегите, соработниците за тоа како кога некој го шетал кучето пред зградата истото направило „беља“.

И кога ќе се вклучи компјутерот се знае веднаш проверка на email. Секако дека ќе има пораки кои се важни за тој ден, но факт е дека ќе има и пораки во видот на погледни го видеото за мечето ушко, и барање од некој чичко за да му помогнете при избор на фото апарат или камера или пак лап топ. Ова значи дека првиот час од работниот ден може да биде „нападнат“ од некои активности кои воопшто не се важни за самата работа.

Вториот час од работа…

Но, живееме во време на социјални медиуми и наместо утрински весник (кој беше синоним на повозрасните генерации) ние го имаме Facebook, LinkedIn и Twitter, но и новиот Google Plus (кој по се изгледа ќе успее да ги привлече луѓето).

Што има ново, кој што објавил, на што да коментирам, на што да лајкувам (плуснам), а на што да ретвитнам…? Што да објавам? Сетоа тоа се прашања кои стануваат дел од секојдневниот живот.

Но, и еден пријател ме фаќа на чет и морам да се вклучам во конверзацијата.

Уф, ова мора да го прочитам. Одличен линк, но уште една интересна сторија, морам да ја прочитам и неа.

Третиот час од работа…

Сега веќе весниците или се на маса или пак истите се објавени на интернетот. Ајде да видиме што се случило? Што е со политиката? Кој е во право, опозицијата или позицијата? Овој весник ми вели опозиција, а оној ми вели позиција? Морам да размислам што ќе земам „здраво за готово“.

Може да се вклучиме и во коментирање со колегите на некоја вест од тој весник, па да размениме различно мислење за Велија Рамковски, Љубе Бошковски, Никола Груевски, Бранко Црвенковски… А, во тој муабет не е лошо и да поприкажеме за вчерашната турка серија.

Четвртиот час од работа…

Време е да се почне со работа само откако ќе кликнеме на рефреш за да провериме има ли нов меил. Ја отвораме денешната листа на работни задачи и гледаме листа од 36 задачи кои треба да ги спроведеме денес. Избираме една и се запнуваме да ја завршиме. Но, часот поминал и време е за второто кафе.

Петтиот час од работа…

Половина од овој час го користиме за уште едно кафе, сепак завршивме една задача од листата, остануваат само уште 35. Се враќаме на работната маса и повторно рефреш за email. Време за уште една виртуелна социјализација преку лајкови, плусови, ретвитови… Телефонот заѕвонува и тоа е нашиот пријател со кого гледавме фудбал вчера и одлично си поминавме.

Шестиот час од работа…

На празен стомак не се работи, имаме половина час законско следување за пауза за ручек. Но, и веднаш по јадењето не се работи, стануваме мрзеливи. Затоа ќе го потрошиме повторно на некое пребарување на големиот Google за некое прашање кое што не интересира.

Седмиот час од работа…

И повторно телефонот, сопруга, сопруг, девојка, дечко… Каде вечер? Кога ќе се видиме? Што ќе правиме? Сите прашања одземаа повеќе од 20-тина минути.

Уфффф… Што требаше да направам? До каде стигнав со листата на задачите? Треба да се потсетиме што мислевме да направиме пред да бидеме прекинати со телефонот, или email-от или четот. И добро ја наоѓаме втората задача што требаше да биде завршена пред една недела, но сега ќе ја завршиме, и ја завршуваме.

Осмиот час од работа…

Уште еден час и готово за денес. Да се обидеме да завршиме барем уште една задача. Но, влегува колега и разговараме за како ќе го поминеме остатокот од денот. Може да испиеме уште едно кафе. Овој последен час не прави премногу успивни.

Денот скоро завршува, а ништо не сме сработиле за постигнување на нашите цели.

Како да го промениме ова? Едноставно преку имплементација на 3 чекори.

Чекор 1: Поставување на јасни цели

Првин постави си 3 цели (но SMART цели) кои сакаш да ги постигнеш во определен временски период. Испечати ги на со големи букви на лист хартија и стави ги на место на твојата работна маса на кое постојано ќе ги гледаш.

Пред да започнеш со некоја активност, прашај се дали таа активност ќе обезбеди остварување на некоја од поставените цели. Доколку е да, продолжи, но доколку е не, откажи се.

Чекор 2: Оптимизација на листата со работни задачи

Листата со работни задачи треба да биде во функција на остварување на целите. Оптимизацијата значи ставање на листа на задачи кои во голема мерка ќе придонесат за остварување на целите од претходниот чекор.

Оптимизација значи и непретерување со поставување на премногу работни задачи. Доколку навистина даваат голем придонес во остварување на целите, најдобро е листата да не е подолга од 5 такви задачи.

Чекор 3: Справување со прекини

Најголем противник на продуктивноста се непредвидливите прекини. Тие може да бидат надворешни како прекини од страна на околината и други луѓе, но и внатрешни кои уште се нарекуват и како одвлекување на вниманието. Како и да постои можноста со справување, на пример преку целосно елиминирање на небизнис активности или пак ограничување на тоа време бидејќи сепак социјализацијата е еден дел од работата.