Evernote и пристап до информации во самиот документ

Пребарување документи и пристап до информации сигурно претставува една секојдневна активност која вие како претприемач ја изведувате.

Како сопственик на мал бизнис сигурно имате голем број на документи како фактури, конверзациски писма со снабдувачи или купувачи, планови, листа на тековни залихи, листа на нарачки…

Сите овие документи во најголем дел кога станува збор за малите бизниси се во форма на MS Word, MS Excel, презентации или други видови на алатки кои ви овозможуваат креирање и ажурирање на вакви документи. Сигурно знаете колку може да претставува макотрпно пристапување до тие документи, особено кога имате фолдери со поголем број на документи. На пример,

• треба да пристапите до фолдерот каде се наоѓа документот
• треба да ги подредите документите или по датум или по наслов за да полесно го најдете
• треба да го најдете документот врз основа на името на документот и врз основа на тоа што барате и
• треба да го отворите документот.

И се е тоа ок и прифатливо доколку имате неколку фолдери и неколку документи, но десетици фолдери кои содржат стотици документи веќе одзема време.

Од друга страна, информациите кои како претприемачи ги користиме ги користиме заради донесување на одлуки, а предметот на информацијата често пати не се наоѓа во една база на податоци или пак еден документ. На пример, повеќето мали бизниси користат Excel табела каде водат информации за купувачи како име и презиме, контакт детали, од кој сегмент на пазарот доаѓаат… Оваа е во поголем број на случаи кај мали бизниси кои немаат ресурси за пософистицирани CRM решенија. Сега, ви треба информација за специфичен купувач за да се подготвите подобро за следниот состанок и добро би било доколку ги имате сите информации во однос на тој купувач кои не се само во таа табела, туку може да биде и Word документ од писма кои сте им ги пратиле, email конверзации, нивните досегашни нарачки кои може да бидат во PDF форма… За да дојдете до се што ќе треба да проучите заради подготовка на состанок ќе треба време.

Пред два месеци Evernote го подобри сопственото пребарување кое досега беше ограничено само на pdf документи (само за Premium корисници) и слики кога станува збор за пребарување на содржината на документот со што сега кога се пребаруваат белешките пребарувањето се однесува и на содржината на Word, Excel и Powerpoint документи атачирани на белешките. Оваа карактеристика го подобрува целиот процес доколку Evernote се користи како алатка за деловно разузнавање. Така на пример, сега наместо да ги конвертираме документите во pdf за да може да се пребарува низ нив, може директно да се закачат како атачмент во Evernote и пак да бидат достапни кога бараме нешто.

Во оваа видео е презентиран начинот на пребарување со овие нови опции.