Како да го преживеете преоптеретување со информации

Информациите секогаш ќе ви бидат потребни кога имате или градите претприемачка кариера. Ви требаат информации за купувачи, информации за конкуренција, информации за тековни или потенцијални идни човечки ресурси, информации за нова технологија, информации за промени во законодавство и правна регулатива, информации  за се и сешто што на некој начин е или ќе биде поврзано со вашиот бизнис.

Но, премногу лесно за да биде и реално достапно. Особено, денес кога живееме во време во кое информациите доаѓаат од сите страни. Ако во минатото за да научите нешто изворот на информации беа само книги од проблематиката која ја проучувате, денес тоа не е случај. Денес имате премногу информации кои доаѓаат и може да дојдат од премногу извори. Можностите се преголеми, но и создаваат преголема збрка од информации при што едноставно доведуваат до блокада за да не знаете од каде да почетнете, што ќе ви е најкорисно ниту пак најприоритетно.

Тоа е проблем. И тој проблем го нарекуваме преоптеретување со информации.

Мора да нагласам дека стратегиите и тактиките кои ќе ги опфатам тука не се конечни, туку само најважни и дека во зависност од вашето лично однесување ќе зависи и како се справувате со овој проблем.

Википедиа, преоптеретувањето со информации го дефинира како:

Се се случува премногу бргу. Едноставно работите бегаат од контрола. Во голем дел и самите сме си криви, секогаш сакаме да научиме нешто повеќе за нешто без разлика дали ни треба тоа нешто и без разлика дали ќе го употребиме тоа нешто за нешто во нашиот бизнис.

Постои мислење дека доколку имаме повеќе информации имаме и повеќе знаење. Можеби оваа е точно, но доколку живееме пред дест години. Денес, сметам дека воопшто не е точно. Нашиот мозок има определен капацитет во однос на процесирање на информации и во однос на нивно претворање во знаење и складирање. Земете еден надворешен хард диск и тој има капацитет кој кога ќе се исполни веќе немате простор за ново складирање. И што правите тогаш? Веројатно една од две опции:

• Купувате нов при што продолжувате да го полните или пак,
• Бришете некои од информации за да ослоботе простор за складирање на нови информации.

Сепак, мислам дека нов мозок не можеме да купиме, така првата опција кога зборуваме за преоптеретување со информации нема да може да се примени. Втората опција е применлива, но проблемот се јавува во тоа што многу информации ни се складирани во мозокот кои воопшто не сме ни свесни дека стојат таму некаде и чекаат да бидат искористени во даден момент. А тоа чекање може да трае и со години, за некои и десетици години.

Што се случува со преоптеретување со информации, односно до што доведува преоптеретување со информации?

• Првин, доведува до еден хаос во нашиот мозок.
• Доведува до премногу можни одлуки, односно избори на премногу податоци со што внатрешниот мозок започнува да испраќа панични сигнали како да сме нападнати од некого, со што се активира потребата од преживување со што пак нашата способност да функционираме во едно оптимално ниво се намалува.
• Во една таква ситуација, креативноста се намалува со што се намалува и способноста за учење.
• Преоптеретување со информации доведува да имаме повеќе информации отколку што можеме да процесираме.
• Во преоптеретување со информации не можеме да ги игнорираме и несаканите информации. Едноставно, тие претставуваат еден вид на колатерална штета предизвикана од наша страна.
• Вредноста на информациите во денешно време се намалува затоа што немаме ни време да ја процениме вистинската вредност на информацијата без разлика дали таа е важна или неважана, сакана или несакана.
• Контрадикторноста се зголемува. Едноставно во море од информации ќе најдете и такви кои се целосно контрадикторни.

Па, сигурно веќе се прашувате што треба да правите. Добро, ајде да разгледаме некои можни стратегии.

Првин, борбата со преоптеретување со информации започнува од вас самите. Вие како претприемач сте најодговорни за се во вашиот бизнис, па и за оваа прашање. Едно правило кое е добро да го знаете е тоа да не им го правите на другите онаа што не сакате да ви го прават на вас. Значи пред да испратите email со информација на некој од вашите вработени запрашајте се дали му е потребна таа информација. Тој и онака е доволно пренатрупан со информации секојдневно.

Во секој случај, стратегиите кои ќе ги презентирам ќе се фокусираат на определување на важноста на информациите, филтрирање на истите и процесирање.

1. Преоптеретување со информации: не мора да знаете се

Во минатото слободно можеше да се каже дека изреката информација претставува моќ е точна. Но, тоа не е случај денес. Информацијата е моќна само доколку е корисна и дава можност веднаш да се примени преку некаква акција во компанијата. Моќта доаѓа од вистинска информација, во вистинско време и на вистинско место. Постои една приказна која покажува дека Ајнштајн бил запрашан од еден студент за тоа колку стапки постојат во една миља. Тој едноставно одговорил дека не знае. Студентот мислел дека прочуениот научник чиј мозок и до ден денес се истражува и анализира се шегува. Но, Ајншајн продолжил со следниве зборови:

Сепак, суштината на генијалните умови лежи токму во вакви едноставни правила. Тогаш биле книги, а денес информацијата кога ни е потребна едноставно може да се најде од било каде, преку мобилен телефон кој секогаш е со нас, преку таблет кој во поголем дел на случаи е со нас или преку компјутер. Можеби овој проблем ги влече своите корени во самиот систем на образование, кој едноставно не тераше, а и уште не е многу изменето да се учат информации кои воопшто не ни се важни или подобро информации кои воопшто нема да бидат важни за 90% од учениците.

Оваа ни кажува дека секоја информација до која можеме да дојдеме лесно не мора да ја знаеме.

Прашањето кое ќе треба секогаш да си го поставите во однос на секоја информација околу вас до која доаѓате е „Дали можам оваа информација повторно да ја најдам бргу?”.

Доколку одговорот е да, продолжете си го животот, воопшто не се замарајте со истата. Доколку одговорот е не, едноставно складирајте ја не во вашиот мозок туку во нешто каде лесно ќе се снајдете да ја најдете ако ви биде потребна. Јас за оваа намена го користам Evernote.

2. Преоптеретување со информации: каква е важноста на темата

Дали темата за која собирате информации е важна сега во моментов или ќе биде важна во иднина? Оваа е важно прашање кое во голем дел доколку правилно го одговорите ќе ве ослободи од оптеретување со информации. Дали тоа нешто што ќе го научите преку тие информации ќе претставува суштинска компетенција за вас како еден претприемач? Верувам дека ниту имаме капацитет да бидеме експерти за се, ниту пак можеме да бидеме експерти за се. Зошто постои тим, зошто постојат вработени…? Недостаток на знаење, вештини и искуство може да се надополнат и на поинаков начин отколку со прибирање на информации и учење на нешто што можеби и воопшто нема да ви затреба во однос на вашиот бизнис.

Во секој случај важноста на темата може да биде суштинска елиминација на премногу потенцијални извори на информации кои креираат оптеретување со информации.

Прашањето кое ќе треба секогаш да си го поставите во однос на секоја информација околу вас до која доаѓате е „Дали темата за која добивам информации ми е приоритетна во моментов или ќе биде потребна за утре?”.

Доколку приоритетот е за денес, продолжете со собирање и процесирање на информациите. Доколку не очекувате приоритет за денес или утре едноставно игнорирајте ги тие информации.

Кога станува збор за иднината може да имаме ситуации на потребни теми за иднина и во еден таков случај складирајте ги информациите во соодветна форма некаде. Јас и за оваа намена го користам Evernote.

3. Преоптеретување со информации: дефинирајте клучни подрачја

Многу е тешко да се бараат информации за се и сешто. Потребно е да знаете прецизно за кои подрачја ќе ви требаат информации.

Кои се информациите кои постојано ќе ви требаат? Односно, од кои подрачја во внатрешноста и надворешноста на вашиот бизнис ќе ви требаат постојано информации?

Некои прашања кои на некој начин може да ви помогнат во дефинирање на вистинските подрачја може да бидат следниве:

• Купувачи. Што купувачите сакаат од вас? Како се однесуваат купувачите? Каде се наоѓаат купувачите? Што прават таму каде што се наоѓаат? Што е онаа што најмногу го ценат? Кои се нивните најголеми болки? Кои се нивните можни потенцијални болки? Какви се нивните емоции? Каде вие и вашиот бизнис се наоѓате во нивните мисли, чувства, емоции, болки…?
• Конкуренција. Кои се вашите најголеми конкуренти? Кои се потенцијалните конкуренти? Како тие ви попречуваат во вашата работа? Што тие прават за да го задоволат или привлечат вашиот купувач? Кои конкурентски стратегии користат? Како се однесуваат на пазарот?
• Технолошки развој. Како технологијата влијае или пак ќе влијае врз вашиот бизнис? Која технологија е важна за вашиот бизнис? Што постигнувате со технологијата? Каде се движи развојот на технологијата кога станува збор за вашиот бизнис, или пак индустријата во која функционира вашиот бизнис?
• Човечки ресурси. Каде се наоѓаат најдобрите потенцијални кадри за мојот бизнис? Што потенцијалните кадри треба да донесат во мојата компанија? Каков пристап треба да имам со новите кадри во мојот бизнис? Што потенцијалните кадри ќе очекуваат од мене и мојот бизнис за да ги задржам и максимално го искористам нивниот капацитет за целите на бизнисот? Дали може да има недостаток од човечки ресурси на локацијата каде се наоѓа мојот бизнис? Што се случува со образованието и какво влијание има образованието врз потенцијалните човечки ресурси и идниот развој на бизнисот?
• Промени во законодавство и правна регулатива. Кои закони ја регулираат работата на вашата компанија? Дали и колку пати се менуваат? Какво влијание имаат промените во соодветните закони кои ја регултираат работата на вашата компанија? Што треба да направите за да се прилагодите согласно промените во законската регулатива? Дали некои промени во законодавството можете да ги искористите како можност за вашиот бизнис? Постојат ли закани од промени во некои закони за вашиот бизнис?

4. Преоптеретување со информации: Бидете систематичен

Непостоење на системи и процеси преку кои ќе се регулира влезот на информации кај вас како еден претприемач е голема врата која отвора простор за преоптеретување со информации.

• Од каде ќе се прибираат информациите?
• Како ќе се валидира информацијата?
• Што откако информацијата ќе ги помине сите филтри?

Ова се само три прашања кои може да ви помогнат во креирање на ваши системи и процеси.

5. Преоптеретување со информации: преиспитајте го процесот

Да се има процес не значи дека тој е најдобриот и дека сте завршиле работа. Работите во оваа подрачје се движат со огромна брзина, па така валидноста на изворите на информациите, валидноста на процесот за валидација на информациите и валидноста за процесирање на информациите може многу бргу да бидат слаби. Затоа, како и за секоја работа подобрувањето мора да биде составен дел од овој ваш процес.

Едноставно одвреме навреме преиспитајте го процесот кој го користите. Дали навистина ви се потребни информациите кои ги собирате? Дали тие информации додаваат вредност за вашиот бизнис? Што можете да подобрите во процесот? Овие прашања и вакви слични прашања ќе ви користат за да имплементирате континуирано подобрување.

Како заклучок, информациите ви се потребни и ќе ви бидат потребни. Тоа е факт. Но, прашањето е кои информации навистина ви се потребни и кои навистина додаваат вредност за вашиот бизнис. Мора да бидете систематичен кога станува збор за прибирање на информации бидејќи доколку не сте, лесно ќе се доведете во ситуација да страдате од преоптеретување со информации.