Процес на безхартиено работење – Мора ли процесирање

Да продолжиме со нашата главна тема за оваа година на претприемач – процес за безхартиено работење.

Како што веќе знаете овој процес може да одигра важна улога во подобрување на вашата продуктивност, но и да обезбеди значителни заштеди за вашиот бизнис. Затоа и го одбравме да биде тема на годината.

Во минатиот наслов од оваа тема зборував за Inbox каде што го дефиниравме и ги објаснивме двата вида на Inbox – физички и дигитален.

Сега ќе одиме со следното нешто што се наоѓа на нашиот процес дијаграм, а тоа е првата одлука која ќе треба да ја донесеме кога започнуваме со процесирање на Inbox-от каде се наоѓа сета хартија која сеуште не е процесирана, а тоа е дали мора да биде процесирана хартијата.

Како што веќе знаете вие имате физички Inbox каде секоја дојдовна и непроцесирана хартија ја ставате без никакво размислување, но и дигитален Inbox каде се онаа дигитално што има потенцијал да се пренесе на хартија, а сеуште не е процесирано го чувате се додека не започнете со процесирање.

Кога седнувате и започнувате со процесирањето првата одлука која треба да ја донесете е дали определената хартија која ќе ја земете во рацете треба да биде процесирана за понатаму.

Нема потреба од процесирање

Доколку одговорот е не, едноставно таа завршува во канта за отпадоци и веќе не ве мачи на никаков начин во вид на префрлување од едно до друго место или да се чудите што да правите со неа.

Веројатно имате искуство со ваков вид на хартија. Сега би навлегол во неколку идеи за хартија која ќе биде предмет на ваквата постапка.

На пример, сигурно добивате телефонска сметка во која се наоѓа и еден лист кој претставува некаков вид на реклама. Едноставно ја скенирате со очите, барате дали нешто има интересно за вас и доколку не бара ништо повеќе завршува во канта со отпадоци. Исто така добивате ваква хартија и од банки кои ви праќаат месечно известување за кредитни картички. На сличен начин ќе завршат и рекламните хартии кои ги добивате по пошта или ви ги ставаат во поштенското сандаче од разни компании или пак политички партии кои во моментов се доста активни.

Вториот вид на хартија која може да биде предмет на непроцесирање и завршување во канта со отпадоци е хартијата која веќе ја поседувате, сте имале потреба од неа во минатото, но веќе сметате дека немате потреба од истата, ниту пак ќе имате во иднината. На пример, на определен временски период, обично една година ја разгледувам старата хартија и носам одлука дали треба да биде процесирана, со тоа што ќе биде дигитализирана и сместена на соодветно место во Evernote, или едноставно треба да заврши во канта со отпадоци. Така, оваа година успеав да се ослободам од еден метар кубен хартија која постојано ја преместував од едно место до друго, и која ја собирам повеќе од десет години и ја чував бидејќи сметав дека ќе ми затреба.

Има потреба од процесирање

Втората одлука за секој лист хартија од Inbox-от e дека има потреба од процесирање. Оваа одлука значи дека хартијата уште ќе ви биде потребна, треба да преземете некои чекори во однос на неа и ќе треба да ја складирате на соодветен начин.

Како пример на ваквата хартија е хартиена верзија на известување од банка за кредитни картички, разни сметки кои ги плаќате а сеуште стигнуваат по пошта и во хартиена верзија, известувања и решенија за плаќање од владините институции…

Значи за ваков вид на хартија ќе мора да преземете некој чекор и тоа може да биде во следниов редослед:

• Дигитализација
• Дигитално складирање
• Поставување на задача во вашата “да направам” листа
• Физичко складирање
• Изведување на задачата
• Складирање или фрлање на хартиена верзија
• Преместување во соодветен дигитален фолдер.

На ваков начин нема да заборавите дека треба нешто да направите, но и се ќе биде на свое место.

Во следните наслови од оваа тема ќе го разработуваме процесот кој е на скицата подетално.