post

24 Совети за менаџирање на времето

Email Маркетинг - Ажурирање на бизнис поимник

Менаџирање на време

Една од најважните задачи за претприемачите е потребата за ефективно менаџирање на сопственото време. Знам дека ова понекогаш може да биде доста разочарувачки, доколку не се забележи прогрес во напорите за соодветно менаџирање на сопственото време.

Знаеме дека секогаш можеме да го менаџираме нашето време поефективно и во таков случај да завршиме повеќе работи за помалку време. Од друга страна доколку се постигне успех во менаџирање на сопственото време ќе се постигне успех и во балансот помеѓу работата и приватниот живот.

Менаџирање на времето е значаен дел од процесот на постигнување на целите кој ќе воведе еден менаџмент систем на вашето дневно време кое го трошите на постигнување на целите.

Со соодветен менџмент систем, ќе можете да го менаџирате вашето време поефективно, и ќе завршите повеќе работи за помалку време.

Тука се 24 совети кои ќе ви помогнат во однос на менаџирање на вашето претприемничко време.

  1. Секогаш имај и одржувај свежа to-do листа.
  2. Постави лични и бизнис цели.
  3. Направи приоритизацијата на сите твои активности.
  4. Категоризирај ги активностите согласно важноста и ургентноста.
  5. Не одложувај.
  6. Имплементирај систем за менаџирање на одвлекување на вниманието.
  7. Биди реалистичен во однос на твоите способности и можности.
  8. Прави паузи.
  9. Користи тајмер или аларм кој ќе те потсети да запреш со работата за денес.
  10. Избегнувај мултитаскинг.
  11. Избегни ги сите неважни задачи.
  12. Ветувај го само она што можеш да го испорачаш за семејството и за клиентите / потрошувачите.
  13. Подели го денот врз база на рутински задачи и оние вистински проекти кои заработуваат пари за твојот бизнис.
  14. Осигурај се дека рутинските задачи се последни на листата за завршување.
  15. Делегирај се што може да биде делегирано.
  16. Користи аутсурсинг за дел од активностите.
  17. Често евлуирај го трошењето на твоето време.
  18. Елиминирај се што ти го троши залудно времето.
  19. Побарај помош кога ти е потребна.
  20. Имплементирај рутини секаде каде што е возможно.
  21. Прави ги правите работи на прав начин од првпат.
  22. Не обидувај се да бидеш перфекционист.
  23. Запчни да го слушаш твоето тело.
  24. Награди се себеси.
post

Регрутација, селекција, воведување

Екипирање - човечки ресурси

Екипирање - човечки ресурси

Во минатиот пост – Планирање на човечки ресурси, опфативме некои елементи на процесот на планирање на човечки ресурси за бизнисот. Откако ќе се заврши со планирање следува процесот на регрутација, селекција и воведување.

Регрутација

Регрутацијата има за цел да обезбеди што поголем број на кандидати. Кога постои голема невработеност, процесот на регрутација е поедноставен. Повеќе кандидати ќе се јавуваат за секое работно место и компанијата ќе определи врз база на селекција, кој кандидат најмногу одговара за тоа работно место. Процесот на регрутацијата е значително полесен доколку се бараат вработени со пониска стручна спрема или со помали знаења и способности. Но, доколку е потребен експерт, тогаш процесот на регрутацијата е потежок, бидејќи таквиот експерт треба да се пронајде и да се убеди (да му се понудат добри услови), за да дојде да работи во компанијата. Во најголемиот број на случаи (доколку  регрутацијата е квалитетно изведена, доколку е голема невработеноста или доколку се работи за реномираната компанија) за вработувањето се пријавуваат поголем број на кандидати.

Селекција

По процесот на регрутација предстои процес на селекција на регрутираните кандидати. Селекцијата и проценката на индивидуалниот потенцијал на секој кандидат (менаџер или неменаџер) е сложена задача, бидејќи однапред треба да се процени дали кандидатот поседува знаења и способности да ја изврши зададена работа. Кандидатите треба да достават кратка биографија (CV), каде би се навеле сите податоци релевантни за вработувањето. Ние би препорачале менаџерот, задолжен за селекцијата, да изврши и директно анкетирање на кандидатот за да добие дополнителни информации (доколку е нешто изоставено или нејасно во приложената биографија), за да се проверат информациите и да се добие првичната слика за кандидатот. Но, тука е секогаш и интернетот кој денес содржи голем број на податоци за потенцијални кандидати, што треба да биде дел од процесот на селекција.

Потребно е да се земаат податоци за следниве прашања:

  • Име и презиме. Адреса. Интернет адреса. Телефонски броеви.
  • Образование. Искуство. Досегашни постигнати резултати. Препораки.
  • Старост. Здравствена состојба. Телесни недостатоци (доколку ги има).
  • Потврда од судски органи дека не се води никаква кривична и материјална постапка против вработениот.
  • Брачен и семеен статус.
  • Имотна и кредитна способност.
  • Амбиции.

Сите податоци треба да бидат поткрепени со соодветно приложени документи (лекарско уверение, судско уверение, оригинални документи). Доколку е препораката е дадена усно, треба да се запише име и адреса на лицето што гарантира за вработениот, но доколку е препорака дадена писмено (на нејзе мора да постојат адресите и телефонските броеви), обавезно треба да се стапи во контакт со лицето што ја напишало препораката и да се проверат наводите од препораката, за да не се стане жртва на измама.

Бидејќи одредени менаџери, доколку имаат проблем со вработениот, во состојба се да дадат добра препорака со цел што полесно да го елиминираат од своето опкружување вработениот, што не задоволува со своето однесување или со своите работни способности. Други менаџери се внимателни кога се во прашање препораките, бидејќи негативно напишаната препорака може негативно да влијае на комплетниот живот на вработениот (бидејќи на секој човек треба да му се остави отворена можност, своето работење и односот кон работа да може да ги подобри). Додека другите менаџери можат да имаат лична нетрпеливост кон некој вработен, па се во состојбата да дадат негативна препорака за дополнително да му нештетат на вработениот. Некогаш препораката може да ја даде особа која со потенцијалниот вработен е во роднинска или пријателска врска, па препораката може да не биде во согласност со реалноста. Заради тоа кон препораките треба внимателно да се пристапи, да се земат во обзир препораките на проверени извори, додека останатите препораки треба дополнително да се проверат. По собирањето на овие податоци, кандидатите се изложуваат на понатамошната селекција.

Најчесто употребувани форми на селекција се

  • интревјуа,
  • разговори,
  • тестови на знаења и вештини и др.

Освен за техничките работни места, успехот од школувањето не претставува клучен фактор за вработување. И други аспекти од школувањето можат да дадат дополнителни информации за карактеристиките на кандидатот. Тоа се: лидерските способности, чувството за одговорност, амбиција, снаодливост и сл. Заради тоа, многу компании бараат доказ за воншколските активности (реализирани проекти, однесување во школи, излети, ескурзии, кампови и сл.). Како искусниот, така и потенцијалниот кадар може да биде темелно интервјуиран, за да се открие дали поседува квалитети.

Доколу компанијата планира да отвори нов сектор, погон или сака да освои некој нов технолошки производ, доколку нема соодветен кадар или доколку нема доволно време за обука на сопствен кадар, тогаш може да вработат искусен кадар. Искусен кадар најчесто се добива од конкурентска компанија или се тоа високошколувани универзитетски лица. При селекција на искусни кадри се прават повеќе разговори и тестови, кои ги водат искусни раководители, а со цел да се добие целосна и точна претстава за способностите на кандидатот. Работното искуство и успесите во минатото дават информации, но тие не се секогаш достапни и доволни за да се направи добра проценка. Од кандидатот се бара да биде емоционално стабилен, самоуверен и комуникативен и да поседува потребни знаења и вештини. Испитувачот се обидува да открие дали кандидатот ги има квалитетите кои се потребни за тоа работно место. Во случај на позитивна оценка се дава понуда за вработување.

Веројатноста да се направи добар избор се зголемува ако секој кандидат е интервјуиран од повеќе менаџери. Мноштво погледи резултираат со добар избор, а можноста да се пропушти добар кандидат е минимална. Информативниот разговор при вработување на пониски службеници може да биде помалку значаен, а повеќе акцент треба да се стави на пробното работење или тестови, каде би се откриле вистинските вештини со кои располага кандидатот. Писмените тестови креирани за определување на способноста, интересот и интелегенцијата на кандидати долго време биле основна проверка при вработувањето. За многу тестови е докажано дека се дискриминаторски и несигурни, па нивната употреба е укината или намалена.

Селекција на кадрите за повисоко работно место може да биде обемна и да трае со часови. За многу работни места, особено за менаџерски, темелниот информативен разговор е важен фактор при донесување одлука за понуда на работно место од страна на компанијата, но и за кандидатот, кој ќе се одлучи дали понудата ќе ја прифати или не. Најквалитетно интервјуирање е она кое може да ги потврди квалитетите на кандидатот. Тоа е резултат на осмислени прашања и проверки кои се поставуваат пред сите кандидати кои конкурираат за работно место. Неадекватно интервјуирање може да доведе до лоши вработувања. Постојат главно неколку причини за лоши резултати при интервјуирањето. Тоа може да биде недостаток на работна атмосфера, но и лажно претставување на кандидатот. Кандидатот може да чувствува каков впечаток треба да остави кај испитувачот и давањето на исказот го насочува во тој смер. Менаџерот може да сака да ја прикаже компанија во подобро светло и може да ги преувеличи нејзините способности. Овие недостатоци при интервјуирањето и проверката се повеќе од шпекулативен карактер, бидејќи е невозможно озбилна компанија да постави незаинтересиран или неискусен менаџер да изврши тестирање и испитување на кандидатот. Доколку е потребно компанијата поставува повеќе менаџери кои ги контролираат кандидатите, па доколку и нешто пројде незабележително кај еден менаџер, другиот ќе го согледа тоа. Доколку сеуште постои неизвесност околу способностите на кандидатот, тогаш му се даваат реални работни задачи кои не можат да се ескивираат, нити лажно да се прикажуваат. Секоја компанија развива метод на селекција, со помош на кој ќе се одбере семо најспособниот кадар. Промашувањето носи негативен публицитет за компанијата. Компаниите во принцип вложуваат дополнителни финансиски средства за обука на вработените, па со раскинување на работниот однос компанијата го губи вложеното време и финансиските средства, а може да дојде и до судски спор бидејќи законот штити одредени права на вработениот. Затоа, кон процесот на селекцијата се пристапува многу внимателно. Во развиените земји постојат повеќе закони кои што обезбедувааат еднаква можност за вработување. Законите ја регулираат практиката на вработувањето при која нема дискриминација на која било основа: раса, религија, националност, пол или возраст. Сите овие закони влијаат на екипирањето, бидејќи не смеат да се нарушат законските и моралните начела. Регрутацијата и селекцијата мора да биде во согласност со овие закони. Ова значи дека менаџерите кои одлучуваат во овие области, мора да се упатени во законите и истите да ги применуваат.

Воведување

Потенцијалните кадри се вработуваат во компанијата по завршување на нивното школување. Тој кадар се карактеризира со поголеми теоретски отколку практични знаења. Овие работници се нарекуваат приправници и потребно е да се изврши нивното воведување во работа. По прифаќањето на понудата за работа, расте и загриженоста на нововработените, како ќе се снајдат во новата средина, дали ќе можат да ги совладаат работните задачи, при што се чувствуваат помалку способни од оние кои веќе работат таму и се грижат за тоа како ќе соработуваат со своите колеги. Се конфронтираат очекувањата на поединецот и очекувањата на компанијата која го вработила.

Воведувањето е насочено кон намалување на овие стресови, а се спроведува преку запознавање со колегите и давање на сите потребни информации за кои нововработените се заинтересирани. Функцијата на воведување се креира како помош со која кандидатите полесно ќе се вклопат во компанијата. Нивното успешно или неуспешно адаптирање, на почетокот на работењето, ќе има клучно влијание за нивната понатамошна кариера, а со тоа и на комплетниот живот. Бидејќи се тоа претежно млади луѓе, треба внимателно да се постапува обезбедувајќи им подршка, совет, информации, практична обука и се што им е потребно за да се адаптираат во новата работна средина. Првиот чекор е новодојдените да им се претстават на своите колеги, да се запознаваат со идните задачи и да се информираат за глобалните цели и политиката на работењето на компанијата.

post

Планирање на човечки ресурси

 

Екипирање - човечки ресурси

Екипирање - човечки ресурси

Менаџментот се занимаваат и со обезбедување на квалитетен кадар за компанијата која ја менаџираат. Ова е дефинирано и преку една од функциите на менаџментот – екипирање.

Стапката за вработување на кадри, може да се одреди со преглед на минатите искуства или врз база на идните бизнис очекувања на менаџментот. Пред менаџерите се поставува прашање: Колку луѓе и со какви способности ќе и требаат на компанијата, за таа да биде способна да држи чекор со времето?

Потребно е во организациската шема секое работно место да биде определено и опишано, како и да бидат определени должностите кои треба да бидат реализирани на тоа работно место. Некогаш,  тоа е доста тешка задача бидејќи определените работни места се турбулентни, а работните услови можат да бидат променливи, па не можат со сигурноста да се определат сите работни задачи, но во тој случај треба да се наведат што поголем број на работни задачи, со напомена дека е можно и дополнување на работните задачи, доколку условите на работењето тоа го бараат.

Кога менаџерите ќе одлучат дека им е потребен вработен на одредена позиција, тие објавуваат конкурс или спецификација што треба да ги исполни потенцијалниот кандидат за да биде вработен. Таа спецификација треба да содржи податоци за образованието, претходното работно искуство, личните карактеристики кои поединецот мора да ги има (енергичност, мотивираност, способност за комуникација), за да може да ги извршува работни задачи.

Но, процесот на одлучување е двостран. Компанијата одлучува дали ќе понуди вработување и каква ќе биде таа понуда. Но, и оние што бараат работа одлучуваат дали таа компанија и тоа работно место им одговара или не. Важна е репутацијата на компанијата, атрактивноста на работното место, како и понудата (плата, можност за унапредување, за усовршување…). Доколку имаат можност да бираат, работниците почесто ќе се определат за вработување за помали плати, доколку е компанијата посигурна и доколку нуди перспектива, дополнително знаење и сл. Бидејќи дополнителното знаење на вработениот му нуди сигурност дека, во наредниот период доколку се случи да остане без работа, поради разни причини (нова технологија, негативни економски трендови на пазарот, откази поради кризата во компанијата или слично), може да најде вработување во друга компанија затоа што веќе ќе има акумулирано искуство и знаење стекнато во таа компанија.

На компанијата и е важно да добие квалификувани и способни луѓе за одредени позиции, па е потребно тие да се идентификуваат, така што само најсоодветните кадри можат да бидат избрани. Во пракса се случува да се вработат луѓе по роднински или пријателски линии или тоа можат да бидат и деца на вработениот кој отишол во пензија, или се разболел, повредил или умрел, па со вработувањето се помага на целото семејство. Доколку вака вработениот кадар не поседува одредени знаења, потребно е да се изврши дополнителна обука и додека тој кадар не се оспособи да не се става да извршува задолженија без супервизија, за да не се загрозат интересите на компанијата. Но, без оглед на исклучоците, секоја компанија настојува да вработи квалитетен кадар, па е потребно благовремено да се соберат информации околу потенцијалниот кадар.

Информациите за расположливиот кадар се прибираат од биро за вработување, од владините извори, од приватните агенции за вработување, од синдикатите, од средните школи, од универзитетите, огласите во списанија, огласите на телевизија, препораките од фирми, од соработници, од конкуренти па дури и преку интернет. Сите добиени информации за потенцијалните кандидати се бележат и се користат во согласност со потребите на компанијата.

Процесот на стекнување на кадар за една компанија најчесто се изведува преку следниве фази:

  • Регрутација
  • Селекција
  • Воведување
post

Знаете ли кој ви е неконтролиран ризик?

Неконтролиран ризик

Неконтролиран ризик

Кога станува збор за ризикот веќе во неколку наврати пишувавме на претприемач. Она што е интересно е што во најновата верзија на процес на бизнис планирање како дел од бизнис планот додадовме посебен наслов кој се однесува на менаџирање на ризикот и тоа се со цел да се подобри севкупниот процес на планирање.

Но, дали знаете кој ви е контролиран, а кој неконтролиран ризик?

Секој бизнис се соочува со два вида на ризици: контролиран и неконтролиран ризик.

Контролиран ризик

Контролиран ризик е оној ризик кој иако не може да биде во целост предвидлив сепак на некаков начин може да се контролира со што би се намалил неговиот ефект. На пример, за ризик од пожар или некои незгоди преку осигурување се намалува таков ризик.

Неконтролиран ризик

Неконтролиран ризик е оној ризик кој може да има огромно влијание врз бизнисот, кој тешко се предвидува, но и кој тешко се контролира и кога ќе се предвиди. Како неконтролиран ризик кој често се појавува може да биде:

  • економска рецесија
  • појава на нова силна конкуренција
  • нова технологија
  • ценовна војна со конкуренцијата
  • крупни промени кај потрошувачките навики

Во зависност од самиот бизнис, или пак индустријата и пазарот во кој оперира тој бизнис ќе постои и различен неконтролиран ризик.

Она што е важно е дека вие како претприемач мора да се обидете да ги опишете можните чекори кои би ги превзеле доколку се појавив некој ризик од типот на неконтролиран ризик.

На пример, доколку постои веројатност дека ќе дојде до промена на потрошувачките потреби и навики, вие како претприемач ќе имате план како да одговорите на тој можен ризик. Можеби со подготвен нов производ или услуга кои ќе бидат во согласност на тие нови потреби и навики. Можеби со намалување на цените. Можеби со посилни маркетинг активности заради задржување на потребата. Во секој случај таков план ќе ви помогне да не се “изгубите” кога ќе се појави една таква ситуација туку цврсто да газите на патот за решавање на истата.

post

Бизнис успех во 7 чекори

Успешноста во бизнисот иако не е далеку сепак може да се чини со километри одалечено од еден претприемач. Анализирајќи повеќе бизнис елементи во изминативе 3-4 години забележав дека се се врти малку или повеќе околу истите активности или навики на самиот претприемач. Тие елементи или чекори се прикажани на мапата подолу.

Бизнис успех во 7 чекори

Бизнис успех во 7 чекори

1. Истражување

Како претприемач вие постојано ќе истражувате, ќе собирате информации за она што се случува како во вашиот бизнис така и во надворешноста (околината). Истражувањето може да биде за интерни процеси, пазарот, конкуренцијата, производи и/или услуги, потрошувачки навики… Сето тоа дава непроценливи информации за вас како еден претприемач.

2. Анализирај

Собраните податоци не вредат доколку не се анализираат, што значи да се складираат, средат и оценуваат во однос на релевантноста и значајноста за твојот бизнис. Посебни методологии се развиени за овој начин на анализа особено кога се работи за повеќе податоци во различни форми. Разузнавачките служби се базираат на едни такви анализи.

3. Заклучи

Секое истражување треба на крајот да доведе до некој вид на заклучок. Што е она што ќе се извлече како заклучок од спроведеното истражување? Се останато ќе се базира на тие заклучоци. Одлуките кои што ќе ги донесете, планот кој ќе го подготвите или стратегиите кои ќе ги изготвите ќе се базираат во голем дел на тие заклучоци.

4. Планирај

Добрите заклучоци се трансферираат во стратегија и план за спроведување на таа стратегија.

5. Спроведувај

Планот се прави за да се спроведе, а не да стои заклучен во некоја фиока. Затоа откако ќе завршиш со планирање не оддолжувај, започни со имплементацијата на она што си го планирал.

6. Мери

Не е добро да се фати правец и да не се знае дали е вистинскиот или погрешниот. Затоа е тука мерење кое има за цел да проверува дали се е онака како што сте планирале и секако дали планот ви е ОК.

7. Подобрувај

Мерењето исто како и истражувањето ќе даде заклучоци во однос на тоа што е добро а што лошо. Лошото треба да го подобриш, а доброто да го задржиш или уште повеќе подобриш. Секако, тука процесот не завршува, туку продолжува од почеток. Ова е циклус, а не процес ос почеток и крај. Ова е суштината на бизнисот и претприемачот во него.

post

8 стапици за продуктивност

Продуктивност е да се биде во состојба да се направат работите за кои што не си бил способен претходно. ~ Jim Manzi

 

Стапици за продуктивност

Стапици за продуктивност

Продуктивност е движечка сила за еден претприемач која не смее да се стави на страна. Навистина премногу се трудиме да ги постигнеме зацртаните цели, и најголемиот проблем не е тоа што не се трудиме, туку стапиците во кои навлегуваме а кои и штетат на продуктивноста. Но, од друга страна продуктивноста е нешто што често е напаѓано од самите нас или надворешните влијанија кон неа.

Како надополнување на 50 правила за бизнис продуктивност, во овој пост ќе опфатиме 8 стапици кои може да се јават како непријатели на вашата продуктивност доколку не се менаџираат на вистинскиот начин.

1. Прекини и одвлекување на внимание

Колку и да сакаме да немаме прекини или сили кои го одвлекуваат нашето внимание сепак ние сме живи луѓе, кои не се сами на овој свет, кои комуницираат, кои размислуваат, кои едноставно се наоѓаат во околина која не мирува (не дај нбоже да мирува).

Едноставно понекогаш не може да се избегне чувството дека токму кога ќе навлеземе во сопствената продуктивност за некоја важна работа и започнуваме да сме задоволни од самите себе (бидејќи една задача од листата ќе биде завршена) заѕвонува телефонот, се појавува нотификација на компјутерот за примен email или од некој социјален медиум, во канцеларијата влегува колега…

Во една таква ситуација, мозокот мора да ја „смени брзината“, да се пренасочи на други проблеми и можни решенија, се губи фокусот кон она што во моментот се работи и се губи динамиката која е фатена во процесот на работата. Исто како да запреш една автоматска машина која во најголемо произведува (ќе бара повторно штелување, промена на алат, подмачкување, рестартирање…).

Кога еднаш таквите прекини и одвлекувања ќе се појават тешко дека може да се направи нешто за да се спречи намалување на продуктивноста.

Затоа, најдобро е превентивно дејствување преку елиминирање на можните прекини и одвлекувања кога се наоѓате во еден таков момент на највисока продуктивност за задачите кои во големо влијаат за исполнување на поставените цели. Едноставно ја затворате вратата со клуч до кој никој освен вас не може да дјде.

2. Префорсирање на листата со задачи

Листа на задачи или уште како се нарекува To-Do листа е нешто што го обликува нашиот работен дел од делот (доколку сме доследни на истите). Мислам дека не постои човек кој ја нема таа особина за преголема посветеност или преголемо форсирање за повеќе и побргу завршување на нешто. Обично мислиме дека доколку повеќе активности спакуваме за еден ден ќе бидеме повредни и попродуктивни. Но, сепак ова е контрапродуктивно, а од друга страна креира стресна работна околина и едно брзање од наша стрна без доволно внимание да посветиме за важните елементи од работниот ден.

Едноставно мора да си ги спознаете сопствените капацитети и потенцијали. Доколку успеете во овој дел кога ја правите листата научете да кажете тоа е доволно за тој ден. И секако фокусот нека биде на најважните активности – оние кои во најголем дел учествуваат во исполнување на поставените цели.

3. Email и обсесија да не се пропушти нешто

Email е навистна корисна технологија користена од бизнисот и еден претприемач. Како технологија или како една алатка е многу корисен за зголемување на продуктивноста. Но, нашата обсесија да не пропуштиме нешто или пак немање на соодветен систем за менаџирање на email пораки кои се за веднаш, а кои се за подоцна може да влијае на намалување на продуктивноста. Работата е јасна, 80% од пораките и не мора да бидат видени или одговорени веднаш.

Затоа, за целите на зголемување на продуктивноста исклучете ги нотификациите или целосно исфрлете ја можноста да отворите email порака, барем во времето кога вашиот фокус е на важни задачи заради исполнување на зацртаните цели.

4. Безвредни задачи

Сите задачи немат еднакво значење и вредност за исполнување на зацртаните цели. Некои пак можат да бидат завршени од некој ваш вработен. Постои опасност вашата To-Do листа да биде наполнета со некои вакви задачи кои едноставно ќе ви го одвлечат вниманието од важното и ќе создадат амбиент на притисок и стрес како последица од притисок. Ова е контрапродуктивно.

Обидете се секоја задача да ја оцените согласно важноста. Елиминирајте некои неважни задачи или делегирајте некои кои се важни но не приоритетни. Максимизирајте го времето кое ќе го поминете на она што е важно и во што сте најдобри.

5. Социјални медиуми

Иако социјалните медиуми во многу аспекти се корисни за бизнисот (градење на односи, промоција, брендирање, прибирање на информации…), но, без соодветно менаџирање на нивното користење може да бидат контрапродуктивни одземајќи многу време.

Затоа, првин проценете за некој социјален медиум дали има вредност за вас како личност или вашиот бизнис. Оние во кои ќе утврдите вредност продолжете да ги користите но во сесии од 5 до 15 минути во точно определено време кое е вон времето на извршување на најважните активности од вашата To-Do листа.

6. Слаба енергија и желба за постигнувања

Личната енергија и желба за постигнувања се еден вид на невидливи фактори кои учествуваат во зголемување на продуктивноста. Без доволно енергија во вас самите и желба да постигнете нешто не можете да очекувате дека ќе бидете продуктивен.

Затоа обидете се кога работите да ги исполните сите предуслови за повисока ваша лична енергија преку доволно спиење и здрава храна заради обезбедување на здраво чувство како и соодветна социјализација која има потенцијал за зголемување на лична енергија. Од друга страна секогаш кога ќе почувствувате дека енергијата ви се намалува подобро е да направите пауза заради враќање на посакуваното ниво.Читање на книги е нешто што исто така може да ја зголеми енергијата кај вас.

7. Недостаток на јаснотија

Иако често пати во делот на продуктивноста се заборава јаснотијата сепак таа има големо влијание на самата продуктивност. Многу е потешко да управуваме нешто што не е јасно, а тоа пак од друга страна е контрапродуктивно.

Затоа мора да бидете прецизни во однос на тоа што сакате да направите, што сакате да постигнете, кои се одговорностите, какви стандарди и правила постојат, кои се роковите на завршување (постигнување) на нешто.

8. Мултитаскинг

Погрешни се претпоставките дека можеме да се насочиме на повеќе нешта одеднаш и со тоа да бидеме попродуктивни. Некои работи може, но мултитаскинг на важни бизнис активности може да биде контрапродуктивен.

Затоа обиди се да работиш на една важна активност во соодветно време, по успешно завршување и соодветен одмор заради енергизирање помини на втората важност во листата која следува.

post

Контролирање како менаџерска функција

Отпорот и претприемачот

Контролирање како менаџерска функција

Завршна фаза на секој бизнис план е контролата која претставува уште една менаџерска функција. Менаџерските функции планирање и контролирање се во меѓусебна корелација.

Во бизнис планот се дефинирани целите и параметрите кои треба да се постигнат, па лесно е да се изврши контрола дали се остварува планираното, дали заостанува и слично. Ако контролата покаже значителна разлика (планирано-остварено), треба да се побара причината и таа причина да се отстрани или да се изврши корекција на самиот бизнис план.

Понекогаш некој фактор може да го наруши целото работење, а тоа да не се констатира благовремено поради неквалитетна контрола. Би било најпожелно, сите да бидат свесни и да ја сигнализираат секоја непосакувана состојба (исто така пожелно е да се сигнализира ако работењето е правилно). Во таа област најдалеку се отидени Јапонците, кои со соодветно стимулирање на вработените обезбедуваат висок квалитет во работењето. Со тоа се одбегнува ситуацијата кога мора да се врши контрола на секој чекор од работењето, односно, фигуративно кажано, да се постави по еден контролор на секој работник. Во практиката е забележано дека доколку работникот не е соодветно мотивиран, секогаш е во состојба да ја изигра контролата и да направи некоја грешка.

Сите големи планови на врвното раководство и сите напори за успешно реализирање можат да паднат во вода, доколку нема поддршка од вработените. Ако во една компанија постои голема свесност и одговорност во работењето, потребата за контрола и понатаму останува евидентна. Контролата треба да се спроведува некогаш и дискретно, за да не се доведе во прашање угледот на некој добар работник или некој да биде навреден, но при тоа треба да се дојде до квалитетни податоци за работењето, за да не се работи на чесен збор, односно да не се случи некој да се сокрие од контролата. Некогаш има потреба од постоење на периодична, а некогаш мора да има постојана контрола.

Се контролираат луѓе, трошоци, приходи, број на производи, големина на производство, шкарт, големината на продажбата, остварениот профит, утврдување на точноста и вистинитоста за финансиите, постигнатите разултати, состојбата на опремата и алатите.  Многу е важно кој врши контрола, колку е стручен и колку е чесен.

Може да се прават тест контроли, односно се врши менаџмент по исклучок (management by exception), каде би се анализирале само исклучителни отстапувања. Најдобро е доколко контролата може да се спроведе со лесно мерливи разултати (бројот на производите или слично), но некогаш тоа не е случај, па контролата мора да се спроведе на пософистициран начин. Доколку во сметководството некој побргу ја врши работата, површно гледано може да се помисли дека не работи добро, а дека другите се повредни бидејќи подолго работат. Но доколку менаџерот ја познава работата, тој лесно може да утврди за што се работи (бидејќи може да се работи за надпросечен работник). Заради тоа, менаџерите би било пожелно да ги поминат сите фази од работата, за да ја совладат во детали.

Постојат и други видови на контрола како: контрола по пат на периодичните извештаи, книговодствена контрола, техничка контрола. Но за секоја компанија се значајни и надворешните контроли, кои се спроведуваат од страна на финансиска инспекција, пазарна инспекција, санитарна инспекција, контрола од страната на купувачите, контроли од страна на конкуренцијата и слично.

При секоја контрола, доколку се утврди непочитување на пропишаните параметри следува казна. Таа казна може да биде укор, отказ, парична па дури и затворска (доколку се направила финансиска проневера или е дојдено до драстично непочитување на законските обврски). Со внатрешната контрола, освен при драстични прекршоци, се решаваат проблемите во рамки на компанијата. Надворешните контроли, за секоја компанија се многу позначајни и поопасни, бидејќи доколку се откријат неправилности, инспекторите можат да пропишат големи финансиски казни па дури и да ја затворат компанијата. Конкуренцијата секогаш ги контролира своите конкуренти, настојувајќи да пронајде слабост во нивното работење и тоа да го искористи. Но, и купувачите кога ќе купат производ, во текот на експлоатација вршат контрола на тој производ, ширејќи при тоа позитивни или негативни сознанија.

Цел на сите овие контроли е да се пронајде релацијата планирано-остварено, да се утврдат отстапувањата и можните грешки врз кои би се дејствувало, за да се подобри работењето на компанијата, без оглед што на одредени вработени функцијата контрола им буди негативни чувства (во смисол на асоцирање на казнување, ограничување на слободата и слично).

post

Планирање како менаџерска функција

Бизнис план
Бизнис план

Планирањето е присутно во секој дел од човечкиот живот, без оглед дали се работи за планирање за потребата на компанијата или за приватните потреби.

Со планирањето, менаџерот подготвува услови за функционирање на компанијата во времето што е пред него. Кога планирањето е квалитетно, квалитетно е и живеeњето и работењето. Преземање акции без претходно направен план е погрешен потег. Доколку не се придржува до планот, менаџерот не може да ги реализира зацртаните цели, без оглед колку е планот добар.

Планираното може да не биде реализирано од оправдани и неоправдани причини. Некогаш е во прашање „виша сила“, односно тоа се фактори на кои менаџерот не може да влијае во значајна мерка, меѓутоа, доколку планираното не се реализира поради недоволно ангажирање на менаџерот или вработените, тогаш тоа е неоправдано изостаната реализација.

Плановите се прават за различни временски интервали. Далекусежноста во планирањето зависи од тоа каде се наоѓа менаџерот во хиерархиската пирамида. Колку е менаџерот погоре во пирамида, дострелот на плановите се поголеми. Плановите може да се поделат на:

  • долгорочни,
  • среднорочни и
  • краткорочни планови.

Долгорочноста на планирањето зависи од индустријата во која се наоѓа компанијата и од реалните и потенцијалните фактори кои можат да имаат влијание на работата на компанијата.

Долгорочните планови за една брзорастечка индустрија (како компјутерската индустрија, индустријата на мобилни телефони) би го опфаќале периодот од неколку години, додека во некоја спорорастечка гранка, тој период би изнесувал десет или повеќе години.

Со отварање на светскиот пазар, голем број од факторите почнуваат да бидат релевантни во реализирањето на планот, па станува се потешко со сигурност да се постават долгорочните планови. Во поголем број на случаи, долгорочните планови се базираат врз стратешки определби кон кои треба да се стреми компанијата. Пример, во сегашен момент компанијата има 20 % пазарно учество, а за идните 5 години се планира тоа учество да биде 25 % или се поставуваат цели во наредните 5 години да се зголеми профит за 7 %. Врз база на така поставени генерални планови се прават краткорочни парцијални планови, каде се опфаќа секој сегмент од работењето. Таквите планови можат да бидат годишни, полугодишни, месечни, каде се настојува да се остварат цели поставени во долгорочните планови.

Бидејќи се прават за пократок временски период, краткорочните планови се значително пореални, бидејќи главно се познати сите фактори кои можат да имаат влијание врз реализирање на планираното. Врз база на овие планови голем број на менаџери, на сите нивоа, прават неделни и дневни планови со што ја зголемуваат својата ефикасност во работењето.

Слично како и одлучувањето и планирањето претставува секојдневна активност на менаџерите и никако не е еднострана функција која сама егзистира, бидејќи се планира кадар, производство, контрола. За целите на проучувањето, тоа се одвоени менаџерски функции, но во пракса сите функции претставуваат една функционална целина и во сите тие манаџерски функции се јавува планирање, без кое тие функции не би можеле да бидат реализирани.

Патот од идејата до реализацијата на бизнисот е тежок и непредвидлив, па планирањето кое се врши за бизнис потребите, се нарекува бизнис план.

Бизнис планот се користи за:

  • започнување на нов бизнис,
  • развој на постојниот бизнис,
  • развој на нов производ или услуга,
  • обезбедување на финансиски средства,
  • донесување на менаџерски одлуки,
  • развој на маркетинг алатките,
  • контрола на работењето.

Постојат мали разлики доколку бизнис планот се прави за потреба за отпочнување на бизнисот и бизнис план кој се прави за компанија која е веќе етаблирана на пазарот.

Кога се изработува бизнис планот за потребите за отпочнување на бизнисот, се јавуваат голем број на непознати параметри, но тоа не треба да го исплаши менаџерскиот тим кој го изработува бизнис планот, бидејќи тие само треба да го стават на „хартија“ она што планираат да го работат, како и начините на работење и условите кои треба да бидат остварени.

Изработката на бизнис планот за потребите на компанија која веќе има учество на пазарот е значително полесна варијанта, бидејќи менаџерскиот тим кој го изработува бизнис планот е искусен и „прекален“, свесен за значењето на бизнис планот за остварување на целите на компанијата, па со поголем елан и со поголемо искуство пристапуваат кон неговото реализирање. Искусните менаџери се свесни дека во бизнисот не треба да се оди со убедувањето дека е доволно многу работа и дека резултатите сами ќе дојдат, туку внимателно пристапуваат кон изработката на бизнис планот, кој го проширува видокруг и знаење на менаџерот.

Можните грешки се прават на „хартија“ и лесно се проверуваат голем број на опции, за да се одбере најдобрата. Со изработката на бизнис планот може да се утврди дека некоја идеја не е добра и таа треба да се одстрани како можност.

Менаџерите често се жалат поради недостиг на времето потребно за изработката на бизнис планот, но бидејќи бизнис планот има голема употребна вредност, времето не е залудно изгубено. Бизнис планот претставува деловна тајна и треба да се внимава конкуренцијата да не дојде до него, за да не го загрози неговото спроведување. Изработката на бизнис планот треба да е тимска работа, а оној менаџерски тим кој го подготвил бизнис планот треба и да го реализира, бидејќи се запознаени со можностите кои ги нуди бизнисот.

Бизнис планот овозможува да се:

како и ред други прашања, кои тешко можат во стеснет облик да се презентираат, бидејќи бизнис планот е еден опсежен документ, па за неговата изработка е потребно да се познаваат голем број на релевантни податоци.

Со определување на целите кон кои треба да се насочи работење на компанијата, менаџерите го определуваат правецот на дејствување на компанијата како целина и на секој поединец како член на таа целина. Поставените цели мора да бидат SMART цели.

Бизнис планот треба да се ажурира, користи, усовршува и освежува, а врз база на согледаните резултати треба да се корегира, но и да служи за контролна врска помеѓу планираното и оствареното.

 

post

Најдобри совети за организациски промени

Теорија на менаџментот - неколку дискусии

Совети за организациски промени

Организациски промени како нешто континуирано и можеби најважен дел од претприемничкиот живот се мој главен предмет на интерес уште од 2000 година.

Имам спроведено неколку истражувања во компании од различни индустрии со повеќе од 100 менаџери од сите нивоа на организациската хиерархија. Изненадувачки е како промените предизвикуваат неизвесност и страв кај сите менаџери. Дали нешто ќе тргне наопаку? Прашање кое ги остава без здив, бидејќи одговорот не може уште на почетокот да биде познат.

Од друга страна постои и секогаш ќе постои одредено ниво на отпор кон тие промени со што целиот процес станува уште потежок за имплементација. Ништо не е онака како што е планирано.

Со овој пост би сакал да опфатам неколку совети за сите претприемачи или пак менаџери кога се наоѓаат во ситуација на имплементација на истите.

1. Навремено откривање на сите можни извори на организациски промени

Основата на успешни промени лежи доколку навреме сватите дека нешто треба да менувате. А, ќе сватите доколку соодветно ги следите можните извори на организациските промени.

Повеќе во Истражување: Главни извори на промени и Извори на организациски промени.

2. Редизајн на бизнис моделот

Секогаш започнете го процесот со поглед во бизнис моделот и барање на можности за негов редизајн. На ваков начин ќе можете да дојдете до сите можни извори на промени како и до сите можни подрачја кои треба да се подобрат.

Повеќе во Дефинирање и редефинирање на бизнис моделот.

3. Претходни промашувања

Погледни во историјата на претходните промашувања во услови на имплементација на процес на организациски промени. На ваков начин можете да дојдете до дополнителни причини за организациски промени како и до можни извори на отпорот.

Повеќе во Подобрување – последица на грешки.

4. Извори на отпор кон промени

Мора да ги пронајдеш сите можни извори на отпорот кон промените и да се обидеш уште во фазата пред започнување со имплементација да ги елиминираш или во најмала рака да го намалиш нивното влијание врз севкупниот процес.

Повеќе во Отпор кон организациски промени – 28 фактори.

5. План за имплементација

Направи јасен план за имплементација во кој ќе бидат содржани сите одговорности, временски рокови и очекувани резултати.

Повеќе во Процес на бизнис планирање.

6. Набљудување на процесот на имплементација

Не заборавај постојано да го набљудуваш процесот на имплементација и секогаш кога ќе се појави потреба да смениш нешто смени го.

Повеќе во Следење на имплементација на бизнис планот.

7. Краткорочни победи

Секогаш обидувај се да ги поттикнуваш луѓето вклучени во процесот на имплементација да креираат краткорочни победи (успешно завршување на одредени фази) кои едноставно ќе им покажат на луѓето дека успехот е остварлив и блиску.

8. Прослава на успехот на имплементацијата

Не заборавај да го прославите успехот на имплементацијата на процесот на организациски промени. Како и да е, можете прославите да ги имате и во средината на процесот по успешно завршен одреден број на фази со што повторно ќе се зголеми моралот и поттикот за завршување на процесот.

9. Мерење на резултати и споредба

Не заборавај по завршување на процесот да започнеш со мерење и споредба на оствареното со планираното.

post

Процес на бизнис планирање – 2011

Бизнис план

Бизнис план

Веќе скоро 3 години во овој период објавуваме постови за изработка на бизнис план како дел од процес на бизнис планирање. Како и претходната година (2010), така и оваа година направивме некои измени во тој процес согласно актуелноста на истиот и секако со надополнување на некои елементи кои искуствено гледано се повеќе од потребни во еден бизнис план.

Ова не се однесува на бизнис план кој ќе го искористите за добивање на финансиски средства и ќе го ставите во фиока каде ќе собира прав врз него. Ова е бизнис план кој треба да ја зголеми бизнис потенцијалната енергија на вашиот бизнис и во исто време да ве води низ патот кон успешноста на вашиот бизнис.

Оваа 2011 година во процесот на бизнис планирање вклучивме три дополнителни елементи – бизнис модел, план за социјални медиуми и ризик и менаџирање со ризик.

Со цел да се обезбеди еден поедноставен пристап до сите овие наслови истите ќе ги групираме во овој пост:

  1. Насловна Страна
  2. Содржина и Резиме
  3. Општо за Компанијата
  4. Производи и/или Услуги
  5. Дефинирање и редефинирање на бизнис моделот
  6. Анализа на пазарот и индустријата
  7. SWOT Анализа
  8. Ризик и менаџирање со ризикот
  9. Онлајн Стратегија
  10. План за социјални медиуми
  11. Маркетинг Стратегија и Имплементација
  12. Продажна Стратегија и Имплементација
  13. Менаџмент
  14. Финансии
  15. Анекси

Сега наместо 12 наслови имаме 15 наслови во бизнис планот. Целта на овие три нови елементи како дел од процесот на планирање е да овозможи зајакнување на капцитетот на вашиот бизнис преку соодветно моделирање на бизнисот во определен временски период и врз основа на тоа ремоделирање да се изработи остатаокот на бизнис планот. Освен ремоделирање, додадовме уште еден елемент кој се однесува на социјални медиуми кои се чини стануваат неизоставен дел на еден модерен бизнис. И секако уште еден важен елемент кој често пати се заборава е менаџирање со ризикот кој има за цел да ви помогне да го процените ризикот и преку соодветни механизми на менаџирање на истиот да го елиминирате или сведете на минимум.