To-Do листа
Како еден претприемач сигурно имаш многу работи како задачи поврзани со твојот бизнис, а кои треба да ги завршиш. Еден од подобрите начини да останеш организиран со што и попродуктивен е да одржуваш една to-do листа.
Користиш ли to-do листи за менаџирање на твоите дневни активности?
Еден од најголемите проблеми кои ги забележав со ваквите листи е веројатноста претприемачите да станат забележувачи наместо преземачи на акција. Како човечки суштества имаме тенденција да ставаме се и сешто како нешто што треба да го направиме, без да го земеме во предвид нашиот природен капацитет за завршување на работите.
Но, што е со квалитетот на нашата работа?
Да кажеме дека можеме да ставиме 20 задачи во листата. Во нормални услови (што не се многу чести за еден претприемач), за еден работен ден можеме да завршиме 10 од нив. Но, доколку се обврземе за завршување на сите (се запнеме) ќе можеме да ги завршиме сите.
Што значи ова?
Како прв чекор е да се обидеме да ги зголемиме работните часови. Но, како што стануваме позаморени, квалитетот на резултатите од нашата работа ќе биде многу понизок.
Следната можност е да ја зголемиме брзината на завршување на работите. Но, како што знаеме, пократко време за работите кои бараат навистина подолго време ќе го намали квалитетот на нашето извршување.
Тогаш, како да завршиш се што стои на твојата to-do листа?
Не сакаш да го зголемиш работното време, и не сакаш да ја зголемиш брзината на завршување на работите жртвувајќи го квалитетот на резултатите. Едноставно ти треба еден систематски приод доколку сакаш да бидеш поорганизиран и завршиш се она што го планираш да биде завршено секој ден.
Да позборуваме за некои идеи зад еден поголем систематски приод.
#1 Одржувај ја листата помала
Ти иако си претприемач сепак си човечко суштетсво со лимитирани работни часови за секој ден. Не можеш секогаш да завршиш се што сакаш да завршиш.
Пред неколку години, направив голема грешка со мојата to-do листа бидејќи се обидував да ставам колку што може повеќе задачи кои што ќе ми се појават во мозокот. Но, кога не успеам да завршам се за денес од она што е предвидено, за утре имам уште поголема листа. И по неколку денови веќе имам листа која едноставно не сакам ни да ја погледнам. Поголемиот дел од задачите едноставно станаа заборавени и незавршени.
Сега, користам мала листа со 5-8 задачи на неа. Тоа е мојот капацитет, кој нормално ми овозможува да завршам се што имам предвидено.
#2 Одржувај ја листа ачиста и концизна
Понекогаш сакаме да ја користиме to-do листата како алатка за се и сешто. Како и да е, таа не е алатка за се. таа едноставно е алатка која ќе ти помогне да бидеш поорганизиран во твојот работен ден. Ти треба to-do листа за да бидеш сигурен дека се она што е важно ќе биде завршено.
Доколку сакаш твојата листа да биде чиста и концизна, ќе ти треба само името на задачата, времето кога треба да биде завршена и нормално приоритетот на задачата за да знаеш што е со највисок приоритет за твојот бизнис.
#3 Не користи автоматизација
Знам дека автоматизацијата се препорачува секаде каде што може да се примени, но во овој случај она што може да се автоматизира и не е нешто многу од помош.
Постојат многу алатки за менаџирање на to-do листи кои имаат можности за одредена автоматизација. Но, моето лично искуство со автоматизација не е многу добро во овој случај. Зошто? Затоа што открив дека сум личност која не води грижа за автоматизирани задачи.
Како и секогаш, ќе имаш различни задачи кои ќе се повторуваат секојдневно, неделно, месечно… Логичниот чекор за тебе би бил да го автоматизираш ставањето на тие задачи во листата, што значи дека тие автоматски во предвиденото време ќе бидат додадени во листата.
Но, ти си претприемач. Доколку тие задачи се нешто толку очигледно, или толку очекувано, зошто мора да работиш на нив. Размисли за нивното можно делегирање. Доколку можеш да предвидиш кога може да работиш на нив, и работата е едноставно повторување како и во претходниот циклус, може и да ги делегираш на некој од членовите на твојот тим.
#4 Мора да ја приоритизираш листата
Секоја задача не може да биде со иста тежина како и другите задачи од листата. Некои од нив се поважни од другите. Некои од нив ќе додадат повеќе вредност во твојот бизнис од другите.
Твојата задача како еден претприемач е да го фокусираш твоето внимание на најваните задачи за твојот бизнис.
Доколку користиш приоритизација, и на листата ги ставиш задачите со највисок приоритет а ги делегираш останатите, ќе имаш многу помала, почиста и поконцизна листа која секогаш ќе можеш да ја завршиш.
#5 Користи технологија за следење на прогресот
Денес ние сме поврзани со различни видови на технологија која едноставно ни помага да бидеме попдродуктивни во еден наш просечен работен ден.
Може да користш различни апликации за менаџирање на твојата to-do листа која ќе ти го поедностави процесот на додавање на задачи, поставување на приоритети, следење на промени, постигнувања…
Ова е нешто што може да ти помогне. На пример, јас го користам Things на iPad, a во одреден дел користам Evernote на мојот десктоп.
#6 Отстрани ги сите можни одвлекувачи на внимание
Кога твојата листа ќе биде мала, чиста и концизна со задачи од висок приоритет, ќе треба да го фокусираш твоето внимание на завршување на задачите. Запомни, сега имаш само задачи со висок приоритет. Твојот бизнис ќе се потпира на нивното завршување.
Но, од друга страна примаш премногу email-ови, различни аларми на твојот PC од различни социјални медиуми. Добиваш различни телефонски повици. Сетоа ова има потенцијал да те одвлече од успешното завршување на твоите задачи од висок приоритет.
Затоа реорганизирај ја твојата работна околина за да ги отстраниш сите можни одвлекувачи на внимание тогаш кога работиш на задачите од твојата листа. Има време и за се останато.
