“Да направам” листа која ќе гарантира успешност

Една „да направам” листа претставува ливче со цртички за се онаа што треба да направите. Забележувате дека велам „што треба” да направите, а не велам „што сакате” да направите. Како прво тука лежи и основната разлика на листите кои водат кон успешност и поголема продуктивност и листите кои само доведуваат до поголем притисок и дефокусираност.

Треба и сакам се сосема различни концепти. Се онаа што треба да направите претставуваат активности кои се суштествени за вашиот бизнис, тоа се активности кои додаваат вредност за вашиот бизнис, но и учествуваат во креирање на вредноста што вашиот бизнис ја испорачува за вашите купувачи. Од друга страна, се онаа што сакате да направите не мора да значи дека е суштествено за вашиот бизнис, може да биде суштествено но утре или по една недела или по една година итн. Но, може да биде и несуштествено, неприоритетно, неважно…

Сега се поставува прашањето како да ги одделам активностите кои треба да ги завршам од активностите кои сакам или пак можам да ги завршам? Одговорот е едноставен. Парето принцип или 80/20 правило.

Да, 80/20 правилото вели дека мал дел од инпути, напори, активности водат до голем дел од резултати или придобивки. Доколку направите една анализа кај вас ќе забележите дека навистина овој принцип постои. На пример, проверете колкав најмал процент на купувачи генерираат најголем приход? Оваа многу често го правам со моите клиенти, па така добивам резултати како 90% од приходот доаѓа од 10% на купувачи, или пак 85% приход се реализира од 15% купувачи или во најлош случај според моето искуство е 65% на приход да се добие од нешто над 30% на купувачи. Како што можете да забележите не треба да се врзете дека мора да биде односот 80 спрема 20, тој може да биде и поголем, но и помал. Но важно е да знаете дека постои еден таков однос кој треба да го земете во предвид кога ја креирате вашата „да направам” листа.

Во нашиов случај овој принцип, односно правило ни кажува дека најголемиот дел од онаа што сакате да го постигнете ќе дојде од помал дел од онаа што го правите.

Затоа како прво што треба да направите е да погледнете добро во вашата „да направам” листа секојдневно и да ги тргнете настрана сите активности кои едноставно немаат интегрирано силно треба да направам. На ваков начин ќе дојдете можеби од 20 активности или задачи до 4 или 5 навистина важни задачи за кои нема простор за да бидат тргнати да не се направат.

Сега, во една ваква ситуација вообичаено ме прашуваат што да правам со останатите 15-тина задачи кои ќе ги тргнам. Дали треба целосно да се избришат или не? Одговорот е дека не треба да ги избришете и да ги заборавите, тие едноставно одат во други листи кои се дел од вашите напори за обезбедување на попродуктивна работа. Во овој случај, еден дел од тие активности ќе одат во Inbox, нешто што го користите за задачи кои едноставно ви дошле на ум, но сеуште не размислувате за нивно распределување за работа на специфичен ден. Втората листа каде оние „отпаднатите” задачи ќе одат е листата насловена како „Некој ден/Можеби” што значи дека имаат поголем приоритет од оние за во Inbox, но помал од оние за „да направам” листа.

Второто прашање кое го добивам од претприемачите кога ќе започнат со една ваква класификација е како да ги менаџирам овие листи кога едноставно ги заборавам дека постојат? Едноставно, за да не се случи оваа заборавање морате да интегрирате во вашите навики неделни или пак месечни прегледи кога ќе ги разгледате сите тие т.н. „отпаднати” задачи и да се преиспитате дали е време да бидат вклучени во некој следен ден или уште ќе седат на таа листа. На ваков начин едноставно нема да дозволите добрите идеи за некои активности да ги заборавите и да исчезнат.

И третата алтернатива за „отфрлените” ќе биде нешто што често пати го забораваме, а тоа е делегирање. Значи едноставно дел од активностите ги делегирате на некој друг да ги заврши место вас. Но, делегирање не значи дека тие ќе бидат отфрлени од листата, делегирање значи нивно префрлување во една друга листа која ја нарекуваме „листа на чекање”. Оваа листа значи дека задачите се делегирани и очекувате да бидете известени за нивниот статус кој може да биде во тек, што значи уште чекате, сеуште не започнати што значи дека треба да го потсетите оној на кој сте му ја делегирале задачата дека треба да ја заврши и завршена која значи едноставно отстранување од листата како завршена задача.

Еве во моментов гледам во мојата листа насловена како „Inbox”, односно место во кое едноставно ги чистам сите тие мои идеи од мозокот. Оваа листа во овој момент содржи 95 потенцијални активности што можеби во иднина ќе дојдат на ред за реализација. На пример, имам десетина активности кои едноставно се идеи за некои видео материјали за во иднина за претприемач како „направи видео за Reeder за iPhone”. Но, знам дека таа таква задача ќе ми земе 2-3 часа кои во моментов заради други поприоритетни активности не можам да ги одвојам па затоа сеуште стои во Inbox непрераспределена за завршување.

И добро, значи од потенцијални 20 задачи за утре, стигнавме до некои 5-6 задачи со кои ќе успеете да стигнете до повеќе од 80% од посакуваните резултати. Всушност, ајде да кажеме дека 5 задачи од тие 20 задачи ќе донесат 85% од посакуваните резултати. Нека тие 5 задачи бараат во просек по еден час ваша работа, тоа се 5 часа работа за да постигнете 85% од резултатите. Од друга страна ако сите 20 задачи водат до 100% резултати кои ги посакувате, а останатите 15 задачи ќе бараат по половина час во просек ваш личен ангажман тогаш тоа се уште дополнителни 7,5 часа што ќе бара ваш личен ангажман за специфичен ден во износ од 12,5 часа. Тоа е многу повеќе од стандардното осум часовно работно време. Но, поголем проблем е што сосема погрешен мит постои кај претприемачи дека ако се претприемачи мораат да работат по 15 до 20 часа дневно за да успеат како претприемачи и за да го направат нивниот бизнис успешен.

Вие не сте таков претприемач, вие сте претприемач кој го нарекувам „интелигентен” претприемач. Затоа со помош на 80/20 правило и листите кои ги наведов претходно ќе дојдете до 5 часа како ваш ангажман за да постигнете 85% од резултатите. Дел од останатите 15% ќе бидат постигнати преку делегирање, а дел во иднина кога ќе одлучите дека е вистинското време за да бидат постигнати. Но, и дел ќе бидат целосно отфрлени како нешто за што не вреди да се замарате во моментов. На ваков начин ќе добиете 3 часа простор за некои активности како креативно размислување, реенергизирање, разговор со купувачи итн.

Но, некои едноставно не застануваат тука. Тие преземаат дополнителни чекори затоа што едноставно по постигнување на овој прв успех забележуваат дека ангажманот во тие стекнати 3 часа носи многу поголем успех во развојот на бизнисот. Кои се тие дополнителни чекори?

Прво, како што веќе знаете дека во природата ништо не е еднакво. Од една листа на 20 задачи пет се најважни за да постигнете 85% од планирани резултати. Но, и помеѓу тие пет најприоритетни односно најважни се наоѓаат поприоритетни и поважни задачи. На пример, следејќи го 80/20 правилото, можеме да утврдиме дека 2 од тие 5 задачи ќе доведат до повеќе од 80% од резултати кои сакате да ги постигнете. Ова ќе значи дека доколку се фокусирате на тие две задачи лесно ќе дојдете до скоро 70% од вкупни резултати, односно 80% од второто прилагодување и 85% од првото прилагодување ќе доведе до 68% резултати од првично планираните 100% со 20 задачи. На ваков начин ќе дојдете до вистинска потреба од 2 часа ваш личен ангажман и користење на останатото време на сосема други активности кои ќе бидат вон онаа стандардното одржување на бизнисот, а повеќе на обезбедување на иден раст и развој на бизнисот. И повторно нераспределувањето на тие „отфрлени” задачи не значи и дека целосно ќе бидат заборавени и избришани. Тие ќе бидат завршени од некој друг или ќе бидат дел од некоја друга листа за завршување во некој друг специфичен ден.

Значи вашата „да направам” освен што ќе ја користите како средство за обезбедување на фокусирано завршување на работите, ќе ја користите и како катализатор за постојано подобрување на вашата лична продуктивност. Мора да бидете аналитичен и да следите што се случува со резултатите кои ги постигнувате, вредат ли толку вложено време, може ли некој друг да ги заврши, треба ли токму сега да се завршуваат и слични прашања.

Kaко што американскиот автор, поет и филозоф Хенри Дејвид Торо има кажано: „Не е доволно да се биде зафатен. Мравките се зафатени. Прашањето е заради што сме зафатени.”