Како да организираш попродуктивни состаноци?

Како еден деловен човек, кој поседува бизнис или како некој на менаџерска позиција или пак вработен во компанија постојано ќе се соочуваш со присуство на различни деловни состаноци. Дури како претприемач или менаџер поголемиот дел од твојот работен ден ќе биде присуство на различни состаноци.

Состаноците претставуваа посебна форма за комуникација каде повеќе луѓе со различна експертиза разговараат врз однапред определена агенда за одредени проблеми, проекти или предлог на решенија кои треба да се спроведат.

Состаноците може да бидат интерни каде се присутни само луѓето од компанијата, но може да бидат и со луѓе од надвор како состаноци со купувачи или потенцијални купувачи, состаноци со снабдувачи, состаноци со партнери…

Многу често состаноците од страна на учесниците се гледаат како нешто многу непродуктивно, здодевно и некорисно. Но, како и да е, големиот дел од работата во еден бизнис се одвива низ состаноците. Бизнисот се потпира на нив. Тие не може да се избегнат, но може да се обезбеди да се спроведат онака како што треба за да се постигне целта на нивно одржување истовремено обезбедувајќи дека истите нема да траат долго.

Следи ги следниве препораки кои ќе ти помогнат како еден претприемач да одржиш продуктивни состаноци.

1. Доколку можеш, обиди се да организираш мали состаноци, колку што можеш повеќе. Некои состаноци може да имаат доста специфична цел. Тие се одржуваат поради определена специфична ситуација која мора да се дискутира на состанокот и да се донесат заклучоци за идните акции во таа ситуација. Малите состаноци со помал број на луѓе ќе обезбедат да бидат пократки и фокусот ќе биде насочен кон специфичниот предмет на состанокот.
2. Обиди се да организираш состаноци еден на еден. Ваквите состаноци се попродуктивни отколку големите формални состаноци. Тие може лесно да се контролираат и ќе донесат заеднички заклучок многу побргу. Кога и да можеш да разрешиш некоја ситуација со таков состанок, искористи го без некоја поголема формализација и вклучување на други луѓе за предметот кои само би ја усложниле дискусијата.
3. Биди сигурен дека учесниците ја знаат целта и нивната улога на состанокот. Многу е подобро да се има подготвени учесници пред започнување на состанокот отколку лица на самиот состанок кои ќе бидат изненадени зошто тие се присутни и која ќе биде нивната работа. Доколку учесниците ја знаат целта, ја знаат нивната улога и се добро подготвени уште пред состанокот ќе се обезбедат брзи одлуки и попродуктивен состанок.
4. Секогаш подготвувај агенда за состанок. Агендата е алатка која го организира текот на состанокот и може да има големо влијание на времетраењето на состанокот. Кога веќе имаш агенда која ги содржи темите, нивниот редослед, па и времетраење за дискусија на секоја тема, обиди се да го менаџираш состанокот согласно таа агенда.
5. Осигурај се дека темите кои бараат лесна одлука се меѓу првите на агендата. За да состанокот биде попродуктивен понекогаш е подобро најлесните теми да бидат први на агендата. Вака ќе се креира чувство на постигнување и ќе ги поттикне учесниците да направад рапиден прогрес.
6. Држи се до оригиналниот термин. Доколку состанокот е закажан за 9:00 часот наутро, тогаш и нека започне тогаш. Не чекај ги оние кои доцнат и не губи време за да им објаснуваш за она што го пропуштиле.
7. Дозволи секој да дискутира, но согласно нивната улога. Дозволи секој кој учествува на состанокот да се искаже, но мора да обезбедиш дека дискусијата ќе придонесе за подобри заклучоци од состанокот. Не дозволувај да се дискутираат теми кои не се на агендата.
8. Заврши го состанокот со специфични заклучоци од истиот. Зошто да држиш состанок? Веројатно за да решиш некаков проблем, да одлучиш, да преговараш… Секој состанок треба да произведе јасни заклучоци кои ќе бидат основа за идните чекори к