Систем за ефективно менаџирање на времето

Добро, кога зборуваме за бизнис не е доволно да зборуваме само за вас како претприемач и вашето време бидејќи за комплетен успех потребно е и членовите на вашиот тим да бидат успешни во менаџирање на нивното време. Но, верувајте дека доколку успеете кај вас, лесно вашите добри практики ќе се трансферираат и кај вашите вработени.

Едноставно вие сте лидер, односно како претприемач подразбирам дека вашите лидерски способности се на доволно високо ниво за да креирате еден вид на образац на однесување и кај членовите на вашиот тим.

Сега кога станува збор за менаџирање на времето како дел од обезбедување на лична продуктивност едно прашање кое често се поставува кој систем да го користам. Но, според мое искуство, иако навистина постојат специфични системи и предлози од експертите во оваа поле, никогаш ниту на мене ниту пак на оние со кои сум работел не им успеало да искористат некој систем до најголемата перфектност. Тоа значи дека различни системи имаат и различни слабости. На пример, јас го користам GTD, односно Getting Things Done системот на Дејвид Ален, но не во целост онака како што е предложено од авторот, туку едноставно само како една рамка прилагодлива на моите лични и прилагодливи потреби. Често пати зборував за неизвесност, која едноставно постои и не може па и не треба да се избегне. Можеби тешко се менаџира, но сепак има и некои свои добри страни. Во едно такво опкружување во кое што постои силна неизвоесност, нелогично е да очекувате дека и вашите задачи ќе се движат по линеарна функција. Едноставно, тоа е невозможно.

Затоа и не е возможно да кажеме овој систем или точно ваков процес ќе треба да користите за да постигнете успех во менаџирање на времето. Сепак, тоа ќе зависи од многу фактори поврзани со самиот дизајн на вашата работа, но и опкружувањето во кое се изведува работата.

Затоа и нема да предлагам некој специфичен систем, односно процес кој треба да го користите, но ќе позборувам за една стратешка рамка на еден таков систем.

Како прво морам да напоменам дека не е важно што ќе користите, односно дали ќе користите пенкало и тефтерче или пак некое пософистицирано техничко-технолошко решение. Можеби добро е да започнете со прашањата поврзани за тоа како во моментов работите, каде ги бележите задачите, што следите, како ви е организирана „да направам” листата, кои алатки ги користите за мерење на времето и перформансите итн. Кога веќе ќе знаете што користите и што ви треба ќе можете да го видите процесот кој во моментов го користите и неговите недостатоци кои ќе бараат соодветно подобрување.

Но, ајде да позборувам за некои препораки кои би требало да ги имплементирате.

1. Проверете дали вашите цели се SMART цели

За оваа тема да не бидам веќе здодевен пишував повеќе пати на претприемач, но сепак мора да напоменам дека многу работи во однос на менаџирање на вашето време ќе зависат токму од вашите цели. Што ќе треба да направите ќе зависи од одлуката за приоритизација, односно што доаѓа како прво, второ а што трето итн. Но, нема да успеете во овие намери доколку не обезбедите доволна јаснотија на вашите цели кои во голем дел ќе ги обликуваат и вашите приоритети.

• Значи целите треба да бидат специфични, односно да се однесуваат на нешто конкретно што сакате да постигнете.
• Потоа тие треба да бидат мерливи за да може да лесно да знаете дали и како сте ги постигнале тие цели.
• Понатаму целите треба да бидат остварливи бидејќи едноставно неостварливи цели не можете ниту да ги следите ниту да ги контролирате.
• Целите треба да бидат и реалистични, но и временски ограничени.

Иако сите особини на целите се важни, особено последното е важно за ефективно менаџирање на времето бидејќи уште во старт го ограничува времето кое треба да го потрошите на активностите поврзани со постигнување на специфична цел. На ваков начин веќе имате соодветна рамка во која треба да се движите.

Замислете цел зголемување на приходи за 20%. Иако оваа цел е специфична бидејќи се однесува на вашите приходи и е мерлива затоа што лесно можеме да споредиме какви ни биле приходите и какви ни се сега и дали се зголемени за 20% и е остварлива затоа што не сте претерале со бројки како 300% или 500% и е реалиситчна атоа што во минатото сте имале раст од 15%, сепак оваа цел не е временски ограничена и сите претходни особини се неважни кога не знаеме кога треба да ја постигнеме и за кој период да споредуваме. Затоа како прво мора да се осигурате дека вашите цели се SMART цели.

2. Инвестирајте дел од времето за подобра организација

Не можете да очекувате дека ќе успеете во ефективно менаџирање на времето доколку не трошите дел од времето на вашиот систем за продуктивност. Да, мора да инвестирате дел од вашето време за да обезбедите дека сте доволно организиран претприемач.

Сега некои активности за подобра организација ќе бидат лесни и брзо ќе се имплементираат како што средување на работна просторија. Но, некои ќе бараат повеќе време и ќе бидат потешки за имплементација особено ако содржат промена на некои тековни навики, што сепак мора да признаам не е лесно. Затоа мора да бидете сигурни дека обезбедувате доволна флексибилност во вашето време за да имате време за некои вакви активности кои ќе обезбедат поефективно менаџирање на вашето време можеби не денес, туку утре, задутре или по некој месец.

3. Не се обидувајте да постигнете перфекционизам

Едноставно, тоа е невозможно. Ако перфекционизмот претставува 100%, дали сметате дека 95, 90 или пак 80% не е перфекционизам? Да, теоретски изгледа така. Но, сепак што мислите да ја погледнете реално вашата сегашност. Колку постигнувате сега? Дали се постигнете онака како што сте замислиле? Што мислите за процентите, дали се тие 60%, 50% или пак нешто друго? Само на ваков начин ќе сфатите дека е повеќе од потребно да преземете нешто сега, отколку да планирате да презимате нешто утре, задутре, следна недела, следен месец или пак следна година.

Перфекционизмот често пати претставува најголемиот поттикнувач на одолговлекување. Изговорите во стилот ех да можам уште малку подобро да го осмислам ова или она не даваат резултати, само доведуваат до одложување на нешто многу важно за вас како еден претприемач.

Затоа, кога го креирате вашиот систем кој ќе доведе до ефективно менаџирање на времето, внимавајте да не барате перфекционизмот. Најуспешните дозволуваат и минус од 20-30% одалеченост од перфектното. Потребно е да биде доволно добро за да веднаш започне да носи корист за вас како еден претприемач.

4. Поделете го вашето дневно време

Како го трошите вашето дневно време. Во претходната епизода зборував за некои категории на задачи и активности кои вие ги имате како еден претприемач, но зборував и за една прелиминарна анализа за да откриете како ги трошите часовите во еден ваш просечен ден. Тоа беше повеќе на самата работа. Ајде сега да го земете целото деноноќие од 24 часа и да го анализирате.

Какви категории на време ќе имате?

• Прво ќе имате биолошко време, односно време во кое ќе спиете, јадете, вежбате, ќе ги извршувате основните физиолошки потреби и одржување на високо ниво на вашето здравје.
• Потоа ќе имате време за вашето семејство во кое ќе поминувате разговарајќи со членовите на вашето семејство, учејќи со вашите деца, игра со децата и се друго што ве прави силно поврзан со вашите најмили.
• Ќе имате и време за административни работи во кои ќе го подготвувате вашиот ден, што значи планирање и подготовка на се онаа што ќе треба да го правите во следната категорија на време. Оваа категорија на време ќе има силно влијание на следната категорија, но мора да ви биде јасно дека не смеете да дозволите оваа категроија да преовлада со вас.
• Следната категорија и најважна кога станува збор за вашиот бизнис е вашето продуктивно работно време во кое ги изведувате задачите испланирани во административното време. Оваа време е време кое додава, односно кое има потенцијал да додаде вредност за вашата компанија. Во оваа категорија не влегува пиење кафе, ручек, пауза, барање на некој документ или состноци од неколку часа. Овие активност лесно се класифицираат во некоја од следните групи на вашето дневно време. Тука влегува времето кое го трошите на изведување на самите работни задачи, односно време откога ќе го најдете документот на вашиот компјутер, откако ќе го отворите и откако ќе започнете со пишување на тој документ. Го кажав токму овој пример затоа што понекогаш лесно можете да се најдете во ситуација да потрошите десетина минути во пронаоѓање на документот, потоа бидејќи компјутерот ви е пренатрупан со се и сешто и малку застарен да почекате неколку минути да се отвори и дури потоа да започнете со вистинската работа. Е, оваа категорија на време кое го трошите се однесува на онаа вистинската работа, а не пристигнување до вистинската работа.
• Потоа ќе имате и време за социјализација кое едноставно ќе придонесе и за опуштање и за реенергизирање, но и за градење на врски, мрежи и потенцијални партнерства. Пиење на кафе, разговор со колеги, потенцијални купувачи или пак комуникација преку социјални медиуми е времето кое ви поминува во оваа категорија.
• И на крај ќе имате загубено време, односно „ѓубре” или „отпад”, односно време кое го поминувате на состанок од неколку часа кој може да се заврши за дваесетина минути, или пак време на гледање на омилената серија, или пак време од неколкучасовно читкање по интернет итн. Оваа време морате да го елиминирате, или пак одржувате на минимум. Значи, кога станува збор за перфекционизам, оваа е времето на кое треба да се насочите и да се обидете да го елиминирате 100% или пак најмалку 90%.

Целта на една ваква анализа и категоризација на вашето време е да се обидете да работите попаметно, наместо подолго.

5. Работни процедури

И како последна препорака која сакам да ја споменам во оваа епизода, иако можеме да продолжиме со повеќе, е да креирате работни процедури за главните задачи кои ги имате. Значи, кога ќе ги отфрлите сите активности кои ги спроведувате во категоријата на загубено време, со што ќе ги прочистите и активностите во продуктивно време едноставно започнувате да ги определувате процедурите за вашите активности согласно категориите на работното време за кои зборував во претходната епизода.