Водич за организирање на ефикасни и ефективни состаноци

Ефикасни и ефективни состаноци се оние состаноци кои се насочуваат на вистинските работи, водат на вистински начин и секако произлегуваат вистински применливи следни чекори за тимот.

Состаноците, денес може да се претстават како “нужно зло” за еден мал бизнис. Иако технологијата која постои денес може да го намали нивното влијание, сепак понекогаш состанокот е единственото средство преку кое може да се реши некој проблем во вашиот мал бизнис.

Досега на претприемач ги објавив следниве наслови кога станува збор за состаноците:

• Како да организираш попродуктивни состаноци.
• Состаноци кои го прават вашиот тим непродуктивен.

Овој наслов претставува еден водич кој може да ви помогне во организирање на ефективни и ефикасни состаноци.

1. Определете ги целите на состанокот

Пред да започнете со конкретните чекори да организирате состанок, потребно е да размислите за целите на тој состанок.

Запрашајте се зошто го свикувате состанокот. Второто прашање е дали воопшто е потребен состанокот и како може да се избегне формалното состаночење (испраќање на инофрмација, испраќање на барање на предлози на решение на проблем…). Секогаш обидете се доколку навистина нема силни причини за организирање на состанок, да избегнете непотребно состаночење и губење на вашето време и времето на вашите колеги.

Сега, на ред се целите. Иако може да постојат повеќе цели на еден состанок како информативни цели, договор, координација, решавање на проблем… Сепак денешната технологија обезбедува да не мора да имаме состанок кога станува збор за некоја од тие цели.

На пример, за информативна цел може наместо состанок да се користи епошта или пак Skype. Може во такви случаи и да побарате повратен одговор и со соодветна организација на вашето сандаче за епошта да имате попродуктивни резултати. Од друга страна, за оваа цел може да се користат и неформални индивидуални средби од информативен каратер како пауза за ручек, пауза за кафе…

Кога станува збор за решавање на проблеми, понекогаш не може да се избегне формален состанок, па затоа како најсилна цел на еден состанок треба да биде решавање на проблем.

2. Изберете ја локацијата на состанокот

Кога станува збор за локацијата на состанокот, кога веќе мора да организирате состанок ќе мора да ги разгледате следниве фактори:

• Локацијата треба да биде достапна за учесниците.
• Локацијата треба да обезбеди работа на учесниците на состанокот без никакви пречки.
• Големината на локацијата треба да биде во согласност со бројот на учесниците на состанокот.
• Работните услови на просторијата мора да обезбедат нормално функционирање на учесниците на состанокот.

3. Подгответе агенда или дневен ред

Агендата е една од најважните алатки на организаторот на состанокот. Со помош на добро подготвена агенда менаџирањето на состанокот станува многу полесно.

Можеби веќе сте учествувале на крајно здодевни состаноци кои се претвораат во навистина непродуктивни дискусии за се и сешто од страна на секого. Целта на агендата е да не се случи тоа.

Агендата ќе треба да ги содржи следниве елементи:

• Целите на состанокот.
• Содржина или теми на состанокот.
• Време на започнување на секоја тема.
• Времетраење на дискусија на секојата тема.
• Потребни подготовки на учесниците пред започнување на состанокот.
• Прилог на потребни материјали за активно учество на состанокот.

4. Подгответе ги фазите во состанокот

Оваа подготовка има за цел да ве подготви вас како човек кој ефективно и ефикасно ќе го води состанокот.

Во зависност од целта на состанокот ќе зависат и овие фази.

На пример, за решавање на проблем може да бидат следниве фази:

• Отворање на состанокот при што ќе се образложи причината за повикување на состанокот и ќе се најавт можните решенија на проблемот.
• Предлози на решенија од страна на учесниците. Понатаму очекувате да слушнете предлози за решенија од страна на учесниците.
• Вреднување на предложените решенија. Секој предлог ќе се вреднува од страна на учесниците во согласност на претходно зададени критериуми.
• Донесување на одлука за најдобро решение. И на крајот потребно е да се донесе одлука за тоа кое решение ќе биде изберено.

5. Обезбедете водење на записник во текот на состанокот.

Записниците се силни орудија во рацете на менаџерите, бидејќи не дозволуваат погрешно толкување на решенијата на состанокот.

Записникот ги има следниве функции:

• Контролна функција,
• Едукатицна функција и
• Аналитичка функција.

Записникот треба да содржи факти, а не цели описи на дискусии бидејќи тие факти ќе се користат од страна на вас како човек кој го менаџирате состанокот, но и сите учесници на истиот. Од записникот ќе произлезат и конкретни мерки кои бизнисот ќе треба да ги спроведе во иднина.

6. Следни активности

Сега најважниот резултат од еден состанок. Состанок без резултат во вид на следни активност ниту е ефективен состанок, ниту ефикасен состанок, туку единствено непродуктивно губење на вашето и времето на учесниците. Сигурно тоа не сакате да се случи.

Следните активности треба да одговорат на следниве прашања:

• Што треба да се направи?
• Како треба да се направи тоа што треба да се направи?
• Кога треба да се направи тоа што треба да се направи?
• Кој треба да го направи тоа што треба да го направи?
• Кој ќе провери дали е направено тоа што треба да се направи на начин на кој реба да се направи?

7. Имплементација на следни чекори и контрола

Како последен елемент е имплементација на следните активности кои произлегуваат од состанокот, но и контрола на спроведеното.

Се надевам дека овој водич ќе ви помогне во зголемување на ефикасноста и ефективноста во вашиот организациски систем. Доколку ве интересираат повеќе содржини од вакви ислични теми, можете да пронајдете во категоријата менаџмент на мал бизнис на претприемач.