Зошто на администрацијата и се потребни индустриски инженери

Сакам овој пост да го претворам во еден вид на искуство што го доживеав пред некој ден, но испреплетено и со искуството и кога јас бев дел од административната служба во земјава.

Веќе мислам дека 20 години зборуваме за “тромава” администрација, неефективна администрација, скапа администрација… Но, ми се чини дека остануваме на тоа зборување.

Марк Твен вели:

Акцијата зборува погласно од зборови, но не и толку често.

Тоа и се случува, секогаш сме појаки на зборовите отколку на делата и акциите кои ги преземаме. Па, дали ниедна влада досега не успеа да забележи подрачја за подобрувања. Не, ни требаат огромни пари, ниту скапи консултантски компании, ниту пак премногу дополнителни ресурси… Нам едноставно ни треба да ги искористиме сопствените ресурси но да ја подобриме работата на администрацијата, но и подобра услуга за народот кој ја користи услугата од тие административни органи.

Господа идни, сегашни и поранешни функционери кои ќе имате, имате или сте имале моќ за одлучување. Идни за да бидат подготвени со свежи идеи за подобрување. Сегашни затоа што можат да одлучат и преземат акција уште денес, а минати да научат и да се подобрат па ќе најдат место каде што можат да искористат нешто. Проблемот со драстично подобрување на квалитетот на работата на самата администрација ќе го решите со индустриски инженери кои ги имате во земјава.

Индустриски инженери се одговорни за зголемување на ефикасноста и ефективноста на организациските системи (а и државна администрацијата е организациски систем). Тие се одговорни за намалување на трошоците на работењето, за имплементирање на системи во работата, за подобрување на процесите, за обезбедување на поквалитетна услуга на најоптимално можно ниво…

Не е ништо ново да се бара од администрацијата побрза, поквалитетна и навремена услуга. Тоа барање ќе биде секогаш актуелно. Дури и утре да имаме 100% подобрување, сепак наше право е да бараме уште подобро. Само така се обезбедува долгорочен развој како на еден организациски систем, така и на снацијата воопшто.

Значи дефинирав проблем (кој не е нов) и дадов предлог на едно решение. Сега да преминам зошто токму сега се инспирирав за овој пост.

Пред некој ден чекав да си ја подигнам возачката дозвола, за која патем поднесов документи и се сликав пред еден месец. Но, кога видов дека доаѓаат и луѓе кои поднеле и пред неколку месеци и не е толку страшно.

Така, налетав на пауза, институција која е право на секој организациски систем, но да не навлегувам во 5 или 10 минути доцнење затоа што може да се преживее за толку.

Чекајќи во колона на нервозни и огорчени луѓе гледав на шалтерот на масите, на шкафовите, на кутиите во кои се сместени сите тие новоизвадени возачки дозволи. Си мислев како од оваа дезорганизираност и воопшто функционира службава.

Но, и тоа не е се. Кулминацијата се случи кога дојде вработениот службеник, почна да ги вади кутиите во кои се наоѓаа документите и новите возачки дозволи (кои не ги избројав но сигурно се движат од 50-100) и започна со својата работна задача. Додека ги вадеше кутиите прво што си помислив е леле како се снаоѓаат во овој хаос бидејќи побарав да видам дали има некои бројчиња кои ќе му кажат кои возачки дозволи се содржани во истата. Но освен тип на возачка дозвола не можев да забележам нешто друго.

Вака изгледаше процесот:

• Странката доаѓа до шалтерот и предава потврда за барање на нова возачка дозвола.
• Вработениот ја зема потврдата и се врти назад кон кутиите со нови возачки дозволи.
• Зема една кутија.
• Едно по едно ги прелистува документите од првиот до последниот.
• Доколку не ја најде соодветната возачка дозвола, зема друга кутија и повторно го повторува процесот.
• Така се додека не ја најде возачката дозвола.
• Кога ја најде го запишува бројот на еден од документите и дава да се потпише странката.
• Му ја дава новата возачка дозвола.

Патем, оние книшки сеуште не се готови, службеникот ги информира странките да дојдат во април.

Во целиот тој процес (имаше 5 луѓе пред мене) кај тројца се случи да се најде возачката во третата кутија. Ако ставам дека за да се помине една кутија треба 2 минути се случува со две кутии вишок пребарување да се губат 4 минути по странка. И ако имаме 60% (3 од 5) такви случаи и доколку се опслужуваат 100 странки дневно (а сигурно се повеќе) тоа се 60 случаи помножено со 4 минути тоа се 240 минути или 4 часа загубено време.

Што ќе имаме доколку за еден случај наместо да имаме барање во три кутии од кои две претставуваат загуба, да имаме само една кутија на која наместо 2 минути со точно подредени документи ќе трошиме само 1 минута? Во таков случај за 100 странки ќе потрошиме само 100 минути, а тоа е простор за опслужување на повеќе странки за еден ден, за побрзо време. Тоа значи и помалку намуртени лица и помалку стресни ситуации.

Гледајќи ја таа работа, за која не е само крив службеникот туку неговиот менаџер, доаѓам до заклучок колку време се губи во тие служби. Ако ефективна и ефикасна работа се плаќа (само како пример) 100 денари на час. За 8 часа се исплаќа 800 денари плата, за ефективна работа од 4 часа. Во таков случај, еден час не е 100 денари, туку двојно повеќе – 200 денари.

Анализирајќи го целиот тој процес, прво што ми падна на ум е да проверам дали има уникатно бројче на потврдата за барање, која нормално е исечен дел при што тој дел оди кај странката, а останатиот дел останува во службата. За чудење има бројче. Ова значи дека доколку во кутиите уште на пристигнување се подредат овие документи, службеникот кога ќе го види бројчето на потврдата веднаш ќе ја лоцира кутијата и нема да врти еден по еден сет на документи туку ќе фати десетина или повеќе во близина на бараното бројче и лесно ќе го најде онаа што го бара.

Оваа е само еден мал детал кој може да се подобри и да донесе огромни подобрувања. Да не навлегувам како да се имплементира процес на континуирано подобрување, за тоа пишував многу тука.

Сепак, би сублимирал во неколку реченици што може да се направи:

• Менаџерот да има познавање од менаџмент како прво, а техничкото знаење да биде второстепено.
• Менаџерот да анализира и предлага мерки за подобрување.
• Вработениот самиот да предлага решенија за поефикасна работа.
• Да не се заборави дека подобрувањето е задача на секого која никогаш не завршува.
• Користете ги индустриските инженери, нивниот потенцијал е огромен со оглед на фактот за што се обучени.