АДМИНИСТРАЦИЈА КАКО 20 ОД 80/20 ПРАВИЛО

Да се навратиме малку на 80/20 правило. Секој бизнис има потреба од административни активности. Без разлика дали станува збор за мал, среден или голем бизнис, администрацијата може да биде една од клучните активности на претприемачот. Административната функција обезбедува поголема среденост на системот и помага да не настане хаос во самиот бизнис. Но, од друга страна ове административни активности не додаваат вредност на бизнисот, односно не обезбедуваат повеќе потрошувачи, не обезбедуваат поголем приход, не обезбедуваат профитабилност, не ја зголемуваат продажбата…

Доколку не се најде соодветно решение за админситративните работи претприемачот може да троши 80% од сопственото време на овие функции кои не додаваат некоја голема вредност на бизнисот. На ваков начин ќе му останат само 20% од времето на активности кои се иновативни и кои привлекуваат потрошувачи, а со тоа ја зголемуваат продажбата и приходот, а со тоа и профитот.

На пример, да извршиме една симулација. Да земеме дека еден претприемач со иновативна работа доведува до зголемување на продажбата за 10% доколку 20% од своето време го посвети на таа иновативна работа. Доколку посвети 40% од своето време на таа иновативна работа ќе овозможи зголемување за 20%, доколку посвети 80% од своето време на таа иновативна работа ќе овозможи 40% зголемување на продажба.

Сега да ги префрлиме овие проценти во парични средства. Доколку со 80% административни активности продажбата носи приход од 500.000 денари месечно, при состојба на посветеност на администрација од 20% приходот ќе биде 700.000 денари месечно. Ова е износ од 200.000 повеќе, што на годишно ниво значи 2.400.000 денари повеќе. Доколку стапката на профитабилност е да кажеме 10% ова ќе донесе профит во износ од 240.000 денари. Оваа сума за еден просечен мал бизнис е доста висока.

Многу често претприемачите прават грешка со тоа што се нафаќаат да ги изведуваат сите административни активности самите и на таков начин им останува многу малку време да бидат претприемачи. Овие претприемачи се повеќе администратори.

Затоа секој претприемач треба:

1. Да ги одвои активностите кои додаваат вредност од оние кои не додаваат вредност
2. Да делегираат колку што може повеќе од тие активности што не додаваат вредност на своите вработени
3. Да ги пронајдат активностите кои не додаваат вредност а постои можност да користат outsourcing. Овој outsourcing ќе чини помалку од профитот што може да се добие.
4. Да се насочат на активности кои додаваат вредност.