post

Клучниот елемент за зголемување на eфикасноста

Веќе знаеме дека прво треба да бидеме ефективни (да ги правиме правите работи), а потоа ефикасни.

Успешноста се базира на ефективноста и ефикасноста како на претприемачот, така и на бизнисот воопшто. Но, дали може бизнисот да биде ефикасен и ефективен, без притоа претприемачот да биде ефикасен и ефективен.

Кога станува збор за бизнисот, како еден организациски систем ефективноста и ефикасноста се стекнуваат со помош на системите кои ќе ги изгради претприемачот. Е, токму затоа претприемачот мора да биде ефективен и ефикасен.

Кога веќе знаеме кои се оние “вистинските” работи кои треба да се прават од страна на претприемачот време е да започнеме да ја подобруваме ефикасноста што значи тие прави работи да ги завршиме на прав начин. Ова значи дека:

  • Брзо ќе ги завршиме тие работи и
  • Ќе ги завршиме со најмал можен напор, но со најдобри можни резултати.

Но, не можеме да очекуваме дека од првпат ќе се случи тоа. Зголемување на ефикасноста е процес кој се базира на знаење и постојано учење. Еве како изгледа тој процес:

Продолжи…

post

Важноста да бидете ефективни

Знаеме дека е потребно да бидеме ефикасни и ефективни во бизнисот, доколку сакаме да успееме. Но, сè започнува со вас, претприемачите.

Како претприемачи вие треба да ги направите вистинските нешта за нашиот бизнис, пред сè друго останато. Во повеќето од случаите, вие ќе бидете единствениот со моќта за поттикнување на бизнисот на неговиот пат кон успехот. Сепак, понекогаш започнуваме да работиме без да реализираме дали тоа е нешто важно за нас, или нашиот бизнис.

Како можеме да успееме ако ние сме успешни во вршење на работите кои не се вистинските работи за нашиот бизнис. Тоа е невозможно. Ќе бидеме фокусирани на нешто што не може да ни донесе резултати.

Поради тоа, како претприемач ќе треба како прво да бидете ефективни, да ги правите вистинските нешта и потоа ефикасни, да ги вршите работите на вистински начин.

What We Need to Do, Before Start Doing?Like this graphic? Get more productivity tips from My Productivity Tools.

post

Ефективно и ефикасно користење на времето

Ефективно и ефикасно користење на времето

Ефективно и ефикасно користење на времето

Едно типично утро е будење од спиење и освестување. Но, и тргнување за извршување на работните задачи за тој ден. И секако откако ќе го вклучите компјутерот го подготвувате мозокот за уште еден ден во кој ќе бидете преоптеретени со информации. Но, тоа значи и разочарување заради неможноста за остварување на целите како и листата на дневните активности, бидејќи и вчерашниот ден бил таков, и пред вчерашниот ден бил таков итн. Едноставно знаете дека утрешната листа ќе биде зголемена за дел од денешните активности.

Како изгледа или би можел да изгледа еден „фрустрирачки“ работен ден?

Првиот час на работа…

Секако кога ќе се стигне не се започнува со работата веднаш. Тука е утринското кафе и „ќаскање“ со колегите, соработниците за тоа како кога некој го шетал кучето пред зградата истото направило „беља“.

И кога ќе се вклучи компјутерот се знае веднаш проверка на email. Секако дека ќе има пораки кои се важни за тој ден, но факт е дека ќе има и пораки во видот на погледни го видеото за мечето ушко, и барање од некој чичко за да му помогнете при избор на фото апарат или камера или пак лап топ. Ова значи дека првиот час од работниот ден може да биде „нападнат“ од некои активности кои воопшто не се важни за самата работа.

Вториот час од работа…

Но, живееме во време на социјални медиуми и наместо утрински весник (кој беше синоним на повозрасните генерации) ние го имаме Facebook, LinkedIn и Twitter, но и новиот Google Plus (кој по се изгледа ќе успее да ги привлече луѓето).

Што има ново, кој што објавил, на што да коментирам, на што да лајкувам (плуснам), а на што да ретвитнам…? Што да објавам? Сетоа тоа се прашања кои стануваат дел од секојдневниот живот.

Но, и еден пријател ме фаќа на чет и морам да се вклучам во конверзацијата.

Уф, ова мора да го прочитам. Одличен линк, но уште една интересна сторија, морам да ја прочитам и неа.

Третиот час од работа…

Сега веќе весниците или се на маса или пак истите се објавени на интернетот. Ајде да видиме што се случило? Што е со политиката? Кој е во право, опозицијата или позицијата? Овој весник ми вели опозиција, а оној ми вели позиција? Морам да размислам што ќе земам „здраво за готово“.

Може да се вклучиме и во коментирање со колегите на некоја вест од тој весник, па да размениме различно мислење за Велија Рамковски, Љубе Бошковски, Никола Груевски, Бранко Црвенковски… А, во тој муабет не е лошо и да поприкажеме за вчерашната турка серија.

Четвртиот час од работа…

Време е да се почне со работа само откако ќе кликнеме на рефреш за да провериме има ли нов меил. Ја отвораме денешната листа на работни задачи и гледаме листа од 36 задачи кои треба да ги спроведеме денес. Избираме една и се запнуваме да ја завршиме. Но, часот поминал и време е за второто кафе.

Петтиот час од работа…

Половина од овој час го користиме за уште едно кафе, сепак завршивме една задача од листата, остануваат само уште 35. Се враќаме на работната маса и повторно рефреш за email. Време за уште една виртуелна социјализација преку лајкови, плусови, ретвитови… Телефонот заѕвонува и тоа е нашиот пријател со кого гледавме фудбал вчера и одлично си поминавме.

Шестиот час од работа…

На празен стомак не се работи, имаме половина час законско следување за пауза за ручек. Но, и веднаш по јадењето не се работи, стануваме мрзеливи. Затоа ќе го потрошиме повторно на некое пребарување на големиот Google за некое прашање кое што не интересира.

Седмиот час од работа…

И повторно телефонот, сопруга, сопруг, девојка, дечко… Каде вечер? Кога ќе се видиме? Што ќе правиме? Сите прашања одземаа повеќе од 20-тина минути.

Уфффф… Што требаше да направам? До каде стигнав со листата на задачите? Треба да се потсетиме што мислевме да направиме пред да бидеме прекинати со телефонот, или email-от или четот. И добро ја наоѓаме втората задача што требаше да биде завршена пред една недела, но сега ќе ја завршиме, и ја завршуваме.

Осмиот час од работа…

Уште еден час и готово за денес. Да се обидеме да завршиме барем уште една задача. Но, влегува колега и разговараме за како ќе го поминеме остатокот од денот. Може да испиеме уште едно кафе. Овој последен час не прави премногу успивни.

Денот скоро завршува, а ништо не сме сработиле за постигнување на нашите цели.

Како да го промениме ова? Едноставно преку имплементација на 3 чекори.

Чекор 1: Поставување на јасни цели

Првин постави си 3 цели (но SMART цели) кои сакаш да ги постигнеш во определен временски период. Испечати ги на со големи букви на лист хартија и стави ги на место на твојата работна маса на кое постојано ќе ги гледаш.

Пред да започнеш со некоја активност, прашај се дали таа активност ќе обезбеди остварување на некоја од поставените цели. Доколку е да, продолжи, но доколку е не, откажи се.

Чекор 2: Оптимизација на листата со работни задачи

Листата со работни задачи треба да биде во функција на остварување на целите. Оптимизацијата значи ставање на листа на задачи кои во голема мерка ќе придонесат за остварување на целите од претходниот чекор.

Оптимизација значи и непретерување со поставување на премногу работни задачи. Доколку навистина даваат голем придонес во остварување на целите, најдобро е листата да не е подолга од 5 такви задачи.

Чекор 3: Справување со прекини

Најголем противник на продуктивноста се непредвидливите прекини. Тие може да бидат надворешни како прекини од страна на околината и други луѓе, но и внатрешни кои уште се нарекуват и како одвлекување на вниманието. Како и да постои можноста со справување, на пример преку целосно елиминирање на небизнис активности или пак ограничување на тоа време бидејќи сепак социјализацијата е еден дел од работата.

 

post

Синергија и анергија во бизнисот

Синергија и анергија во бизнисот

Синергија и анергија во бизнисот

Многупати сме слушнале дека со здружени сили се постигнув повеќе отколку поединечно. Тимската работа се пропагира затоа што дава поголеми резултати од индивидуалната. Да зборуваме малку во овој пост за синергија и анергија како можни појави во бизнисот

Зборот синергија потекнува од грчкиот збор “synergos, што значи заедничко дејствување, работење или на англиски се користи термин working together, a може да се дефинира и како ефективно заедничко работење.

Најчесто при отпочнување на бизнис активности се отпочнува со еден продажен, производствен или услужен објект, кој понатаму се развива и се оспособува да работи профитабилно. Меѓутоа ова и не мора секогаш да биде правило, бидејки има и претприемачи кои имаат претходно акумулирано големо искуство и финансиски средства па кога ќе отпочне со бизнис активностите тој е во состојбата истовремено отпочне со работење на повеќе локации. Без оглед дали се работи за почетно отварање на повеќе локации или поради успешното работење или потребите на пазарот наметнуваат отварање на нови локации, поседување на две или повеќе локации за работење создаваат одредени синергетски ефекти каде што важи формулата 1+1=3. Што значи дека претприемачот со ист напор постигнува поголеми ефекти. Синергија не е лесно да се постигне. Потребно е претходно да се дефинираат целите и корисностите од активностите кои се насочени кон постигнување на синергија. Врз база на дефинирани цели се пристапува на индентификување на етапни цели и поединечни програми, со обезбедување на неопходни ресурси за нивно остварување.

Ефекти на синергија во бизнисот

Ефекти на синергија се постигнува на следниве начини:

  • Ширења на know-how. Се работи за ширење на знаење, практично запознавање со деловен процес, функциите, географски подрачја. Ова се реализира преку формална и неформална комуникација, а најдобар метод е кога се спојуват оние кои имаат знање со оние на кои им е потребно ова знаење. Ова значи дека вработените на нова локација добиваат квалитетна обука и потребни знаења па е потребно многу помалку време со целиот капацитет да се вклучат во работењето на бизнисот.
  • Заедничко користење на материјална актива. Се работи за заедничко користење на производни погони, лаборатории, машини, алати и друго од страна на две или повеќе деловни единици.
  • Координирана стратегија за работење на повеќе деловни единици.
  • Заштеди околу трошоците за залихи, забрзано развивање на производот или услугата, зголемено користење на капацитетите (просторни, машински…), а се подобрува и пристапот на пазарот.
  • Не мора секогаш само стара деловна единица да дели совети и препораки, за одредено време и вработените во новата деловна единица сигурно ќе предложат одредени иновации во работењето па ќе дојде до заедничко зголемено дејствување.
  • Се зголемува преговарачката сила на претприемачот наспроти добавувачи поради зголемената набавка, како и наспроти купувачите, владата и други стејкхолдери.
  • Финансиска синергија се остварува врз база на пониски трошоци. Ова доведува до создавање на пониска цена на капиталот, а пониска цена на капиталот до поголема додадена вредност. Финансиските ресурси можат да бидат ангажирани согласно критериумот на максималниот принос без оглед на гранката во која се работи. Рентабилноста на претприатието најчесто има стабилен тренд поради неутрализирањето на влијание на цикличноста на деловни приходи што важи за различни гранки.
  • Користење на заеднички бренд и слично како и експлоатација на заедничките промотивни напори…
  • Намалување на трошоците како последица на заедничко користење на резултатите на истражувања и развој.
  • Ефикасно користење на сопствена продажна оператива.
  • Зголемени приходи од продажба како последица на брзо лансирање на нови производи на пазарот.
  • Намалено ниво на ризик поради ширење на дејноста на подрачја со различна технологија, создавање на силна конкурентска сила, создавање на препознатливи пазарни карактеристики, како и зголемување на базата на потрошувачите.

Појава на анергија

Доколку синергија не постигне успех, тогаш се јавува анергија. Анергија би значела неефективно заедничко дејствување или штетно заедничко дејствување.

  1. Анергија се јавува доколку претприемачот инсистира на меѓусебно дејствување на деловни единици дури и таму каде што нема доволно елементи за да се спроведе интерактивноста.
  2. Доколку постои отпор за меѓусебна соработка на менаџерите на оделни деловни единици поради лично нетрпение, различни интереси, недоволна информираност тогаш тие ќе изнаоѓаат начини за саботирање на синергијата и за создавање на анергија.
  3. Понекогаш не постои квалитетна стратегија, знаење, вештина, координација за постигнување на синергијата.
  4. Доколку не се мерат или се занемаруваат штетните ефекти при обидот да се постигне синергија, може да се изгуби компас, а со тоа само да се зголемува анергија.

Потребно е претприемачот директно да се вклучи во мотивирање на своите деловни единици за постигнување на деловна синергија. Немотивирани менаџери на деловни единици можат да ја саботират соработка со другите деловни единици поради стравот да не ги загрозат личните позиции и награди. Немотивираност за интерактивност може да произлезе и од лична нетрпеливост помеѓу менаџерите. Претприемачот во вакви случаи мора дополнително да се ангажира и да го употреби својот авторитет за да ја зголеми мотивацијата за меѓусебна соработка на двете или повеќе деловни единици.

Претприемачот мора да води сметка за да не се намали мотивацијата и креативност во оделни деловни единици. Заради тоа, механизмот за истраживање на синергија треба да вклучи доколку постои можност:

  • тестирање на пилот проекти,
  • оформување на извршни тимови,
  • форуми за ширење на идеи и слично.

Доколку ризикот за појава на анергија голем треба во истиот момент да се прекине со планираните акции, и да се размислува во насока на остварување на нови акции кои ќе овозможат добивање на синергетски ефекат во работењето.

post

Ефект на пеперутка (Butterfly Effect)

Ефект на пеперутка

Ефект на пеперутка

Денес сме подобри од вчера барем за искуството од еден ден. Истото е и за утре кога ќе бидеме подобри од денес. Бизнисот е побогат утре барем за одлуките што сме ги превзеле денес.

Сите тие мали ситни нешта имаат потенцијал да ја променат историјата. Што би се случило доколку нешто не би се случило. Малите, ситни нешта ја креираат иднината. За секоја наша постапка денес има последици утре. Последиците може да бидат големи или мали, добри или лоши. Кој знае? И додека го читате овој текст ќе стекнете некое знаење што можеби ќе ја направи Вашата иднина поинаква во однос на случајот кога не би го прочитале овој текст. Значи една мала промена кај Вас (стекнување на ново минимално знаење) може да доведе до големи промени во Вашиот живот.

Но, што е тоа ефект на пеперутка? Ќе тргнеме со дефиниција на терминот која се користи во теорија на хаосот.

Ефектот на пеперутка е фраза која се користи во теоријата на хаосот за да го опише чувтсвителното влијание на иницијалните услови на нешто, односно мали промени на иницијални услови (тековна состојба) на динамичките системи може да доведе до големи промени (варијации) во долгорочното однесување на системот.

Овој термин за првпат бил искористен од Edward Lorenz кој вршел симулации за предвидување на времето и кој внел скратен број во децимали при што добил сосема различни предвидувања. Таа разлика во децимали ја нарекол ефект на пеперутка со цел да опише дека доколку пеперутка мрда со крилцата на едно место ќе влијае на временските прилики на друго место. Неговите резултати тој ги објавил во 1963 година.

Во суштина овој ефект вели дека мали промени во тековната состојба може да предизвика крупни промени со текот на времето.

Но, ефектот на пеперутка може да се разгледува на два начина за бизнисите:

  • добивање на позитивни ефекти од малите промени
  • добивање на негативни ефекти од малите промени

Негативните ефекти е потребно да се избегнуваат бидејќи промените кои ќе се постигнат водат кон пропаѓање на бизнисите.

Постојат многу претприемачи кои станале хипер успешни заради некои мали промени во нивниот животен стил, но тие промени влијаеле на нивниот бизнис на патот кон успехот.

Но како да се постигне ефектот на пеперутка во бизнисите. Овој ефект е директно поврзан со подобрување и тоа постојано подобрување на бизнисот. Претприемачите треба да си поставуваат прашања и да бараат одговор на истите постојано за да постигнат позитивен ефект на пеперутка. Еве некои од можните прашања:

  • Како да го зголемам приходот за 5%?
  • Како да го зголемам профитот за 10%?
  • Што ќе се случи доколку работам 1 час повеќе или пак 1 час помалку?
  • Како да го подобрам готовинскиот тек на мојот бизнис?
  • Како да привлечам повеќе потрошувачи за мојот бизнис?
  • Како да ја зголемам продуктивноста за 1%?
  • Како да ја зголемам ефикасноста и ефективноста за 2%?

Како надополнување за ефектот на пеперутка можете да го погледнете и видеото за бизнис ефект на пеперутка.

post

Бизнис ефикасност и ефективност

Многу често во бизнис речникот се користат зборовите ефикасност и ефективност. Понекогаш кога се вели ефикасност се мисли и на ефективност, но заради скратено изразување се употребува само ефикасноста. Ефикасност и ефективност се взаемно поврзани. Не е доволно да сте ефективен, а неефикасен или пак обратно, ефикасен, а неефективен. Ефикасноста и ефективноста претставуваат елементи кои во голем дел можат да ја зголемат потенцијалната енергија на Вашиот бизнис. Ефикасноста и ефективноста треба да биде основа како на личен план (претприемачот), така и на бизнисот како целина (системска ефикасност и ефективност).

Но, што претставува ефективност, а што ефикасност? Ова е главно прашање и доколку биде сватено лесно ќе започнете да се насочувате да бидете поефикасен и поефективен.

  • Ефективноста наједноставно кажано претставува да се прават правите работи. Значи ефективноста се однесува на изборот на активностите на бизнисот, активностите на претприемачот.
  • Ефикасноста наједноставно кажано претставува правите работи да се прават на прав начин. Ефикасноста се однесува на начинот на изведување на тие бизнис активности.

На сликата подолу е дадена матрица за ефективност и ефикасност која може да се користи како за вашиот бизнис така и за вашиот личен живот.

Матрица за бизнис ефективност и ефикасност

Матрица за бизнис ефективност и ефикасност

Матрицата е составена од 4 квадранти и тоа:

  • Ниска ефективност и ниска ефикасност. Ова значи дека погрешните работи ги правите на погрешен начин. Каква катастрофа. Губите време за погрешни активности и покрај тоа ги правите на погрешен начин. За стие овие активности на бизнисот мора да ги стопирате (СТОП знакот). На пример, сте избрале погрешни производи за продажба и не знаете како да ги продавате.
  • Висока ефектвност и ниска ефикасност. Ова значи дека сте се насочиле кон вистинските работи за Вашиот бизнис, на работи кои ја зголемуваат потенцијалната енергија на бизнисот, но не ги изведувате на вистинскиот начин, што значи дека сте неефикасен. Ова значи дека сте го избрале вистинскиот пат, но наместо со авион да го поминете вие сте тргнале пешки и бара огромно време за да стигнете таму. Сите овие акивности мора да ги анализирате и да го најдете вистинскиот начин за нивна реализација бидејќи тие ќе го зголемат потенцијалот на Вашиот бизнис. На пример, сте ги избрале вистинските производи кои ќе ги продавате, но не знаете како да ги продавате или ги продавате на погрешен начин.
  • Ниска ефективност и висока ефикасност. Ова значи дека сте се насочиле кон погрешни работи за Вашиот бизнис, а ги изведувате на вистинскиот начин. Дали е ова добро? Дали е возможно ова? Ова и не е добро и не е возможно. Џабе што ги изведувате овие активности на вистинскиот начин кога тие не ја зголемуваат потенцијалната енергија на Вашиот бизнис. Ваквиот начин на работа само ви го губи времето. Анализирајте ги Вашите активности и сите што спаѓаат во овој квадрант стопирајте ги без размислување. Тие воопшто не ви се потребни. На пример, сте избрале лоши производи, кои ги продавате на вистински начин. Вие ќе направите некоја продажба но купувачот веќе нема да се врати.
  • Висока ефективност со висока ефикасност. Ова е вистинската пореба за секој бизнис. Работите она што најмногу ја зголемува потенцијалната енергија на бизнисот и тоа што го работите го работите на вистинскиот начин. Сите овие активности даваат резултати кои на крај ќе се одразат на профитабилноста на Вашиот бизнис. Насочете се секогаш да го работите она што спаѓа во овој квадрант. На пример, сте избрале вистински производи за Вашиот бизнис и ги продавате на вистински начин. На ваков начин обезбедувате долгорочна успешност за Вашиот бизнис и за Вас како претприемач.

Бидете ефективен и ефикасен во исто време бидејќи ефективноста без ефикасноста и обратно не одат. Така постојано размислувајте за вашите и бизнис активностите во поглед на ефективноста и ефикасноста. И работете го онаа што е и ефективно и ефикасно, успехот ќе ви биде загарантиран.

post

Работно време – 8, 10 или 12 часа

Работно време

Работно време

Дали работите 12 часа дневно? Секој сопственик на мал бизнис работи прекумерно. Тоа е нормално и аналогно на мајка со новороденче. Стартап бизнис за еден претприемач претставува негово новороденче кое постојано бара одреден вид на нега.

Но, може да се забележат различни искуства од различни претприемачи! Некои успеваат безболно да ја поминат оваа фаза од животниот циклус на неговиот бизнис! Некои едноставно заглавуваат во една бесконечна спирала на постојано зголемување на работните часови без некои поголеми резултати!
Ќе се обидам преку овој пост да дадам неколку предлози за избегнување на вакви непосакувани состојби.

Пред започнување на бизнисот…

Интерено е што поголемиот дел од оваа навлегување во опасна безизлезна спирала може да се избегне доколку се заврши домашната задача пред започнување на бизнисот. Еве некои препораки за таа домашна задача:

1. Размислувај за бизнис за кој имаш пасија

Започнување на бизнис без пасија и знаење за тој бизнис ќе бара премногу работни часови за нешто што има слаб потенцијал уште во старт.

2. Разбери го доволно добро пазарот уште пред започнување

Како таргетираниот дел од пазарот функционира? Што е тоа што емоционално ги мотивира? Кои се нивните вистински проблеми? Каков јазик користат за да ги опишат тие проблеми? Како тие проблеми влијаат на нивниот живот? Доколку имате одговори на овие прашања уште пред започнување на бизнисот во голем дел ќе си го олесните вашиот живот кога ќе го започнете тој бизнис.

3. Определи ги прецизно бизнис целите, но не ги заборавај личните

Уште пред да го започнете бизнисот добро е д знаете што сакате да остварите. Бидете прецизни и концизни. Користете реални информации и бидете реален во формулирање на тие цели.

4. Подготви се за стратешко размислување

Размислувај стратешки за правецот во кој ќе се движи бизнисот. Не оставај на случајности.

5. Прецизно дефинирај ги основните бизнис системи и предуслови за нивно функционирање

Бизнис системите имаат огромен потенцијал да Ве ослободат од огромен дел на работа. Дефинирај ги најважните бизнис системи уште пред започнување на бизнисот.

По започнување на бизнисот…

Доколку ја завршите домашната задача уште пред започнување на бизнисот ќе имате добра основа да продолжите без да навлезете во таа опасна спирала на бесконечно зголемување на работни часови.

1. Размисли добро пред да донесеш одлука за вработување

Честопати се завршува со одлука за вработување па потоа следува каење од страна на претприемачот. Ви треба вработени на кои навистина ќе можете да се потпрете.

2. Креирај ги системите, следи и подобрувај

Креирај ги дизајнираните системи уште пред да го започнете бизнисот, следи ги и подобрувај се што може да биде подобрено.

3. Организрај се себеси и сите останати

Биди организиран и организирај ги другите (вие веќе сте менџер). Одговори на 10 прашања пред започнување на секоја бизнис недела.

4. Не стравувај да делегираш

Ако си ги избрал вистинските вработени слободно делигирај дел од Вашите работни задачи.

post

Мултитаскинг – Паралелно на повеќе задачи

Мултитаскинг во претприемништвото

Мултитаскинг во претприемништвото

Мултитаскинг е една од најпосакуваните опции на секој корисник на iPhone која што со последната верзија на оперативен систем ќе биде овозможена. Сите бараме мултитаскинг опции бидејќи сметаме дека ќе завршиме повеќе работа. Па така може да ни се случи во исто време да разговараме на телефон и да проверуваме дали имаме добиено e-mail или пак што се случува на Twitter. Сигурно повеќето од вас сте се нашле во состојба на започнување на неколку проекти, задачи, работни активности истовремено барајќи ја Вашата во тој момент најпродуктивна стратегија за остварувања. Повеќе за ова можете да прочитате во работи на еден проект се до финиш.

На пример во овој момент додека го пишувам ова во неколку наврати проверувам е-mail, во неколку наврати ќе ми влетаат нови идеи, само што завршив разговор на мобилен и погледнав во вториот PC за втората e-mail адреса (ова го пишувам на лап топ).

Дали мултитаскингот е добра претприемничка особина?

Можеби изгледа како добра особина, бидејќи сметаме дека сме многу способни и изведуваме повеќе активности истовремено со помош на мултитаскингот. Но, што се случува со нашиот фокус и концентрација кон она што го работиме. Секако дека опаѓа.

Да земеме еден пример со едноставни две задачи: разговор на телефон и проверка на e-mail.

Навистина едноставни задачи гледано од физичка перспектива. Со едната рака го држам телефонот, а со другата глувчето со кое го притиснувам Send/Receive копчето. Но, што се случува од перспектива на нашиот ум? Се би било ОК доколку во тој момент не добиеме e-mail. Но, доколку добиеме e-mail, нашето внимание ќе биде привлечено и веднаш ќе започнеме да го читаме. Како започнуваме да читаме нашата концентрација и фокус кон обработка на информации примени преку сетилото за слух (од телефон) ќе се намалува. Доколку се фокусираме кон слушање на звукот од телефонот не можеме да го исчитаме примениот e-mail. Па затоа слободно може да го напишам следново:

Зголемен мултитаскинг = намален фокусот и концентрацијата кон поединечната задача на која работиме.

Квалитетот на една завршена задача зависи од тоа колку сме фокусирани и концентрирани за нејзино завршување. Тоа значи дека намален фокус и концентрација кон поединечната задача доведува до намалување на квалитетот на завршената задача. Доколку заменам во равенството погоре ќе го добијам следново:

Зголемен мултитаскинг = намален квалитетот на завршената задача.

Од ова мое кратко образложение може да се заклучи дека не може да се смета дека мултитаскингот претставува квалитетна претприемничка особина.

Кои се причините за мултитаскинг?

Мултитаскингот може да биде предизвикан од разни причини. Едни се поради тоа што ние сакаме да работиме така додека други се поради некои надворешни фактори кои влијаат на нас. Но, првин би тргнал од тоа да се проверите дали Вие сте мултитаскинг ориентиран индивидуалец. Одговорете на следниве прашања со Да или Не.

  • Кога сурфате на интернет имате отворено повеќе јазичиња одеднаш?
  • Кога работите нешто на компјутерот често кликнувате на Send/Receive копчето за e-mail?
  • Работите во работна околина во која што постојат лесни пореметувања на концентрацијата?
  • Кога разговарате со некој очи во очи често пати ви се случува мислата да ви отиде на други проблеми?
  • Кога разговарате со некој очи во очи често пати ви се случува да слушате други разговори и да се уфрлувате во истите?

Доколку на повеќето од прашањата одговорите со Да тогаш постои веројатност дека Вие го применувате принципот на мултитаскинг.

Како најважни причини за мултитаскинг би ги издвојил следниве:

  • Работа на здодевни проекти или задачи. Секогаш кога работите нешто и тоа ве прави да се чувствувате здодевно ќе барате нешто што ќе ви ја намали здодевноста.
  • Постојани пореметување на редовните текови за активности. Доколку имате околина на постојани пореметувања ќе се доведете во состојба на мултитаскинг. На пример доколку e-mail клиентот ви е вклучен постојано ќе ви се појавува знак дека сте примиле нов e-mal.
  • Мислење дека така сте поефикасни и поефективни. Ова е едно мислење кое се чини оправдано иако во повеќе случаи не е. За ова пишував во работи на еден проект се до финиш.

Како да го избегнете мултитаскингот?

За крај би дал некои препораки кои може да помогнат во намалување на овие навики и воедно зголемување на квалитетот на завршените задачи.

  • Подели го денот на важни и неважни активности. Неважните остави ги за крај и сите можни пореметувања кои може да се појават за неважни активности исклучи ги. На пример, проверка на e-mail е доволна еднаш дневно па затоа исклучи го e-mail клиентот се додека не дојде периодот за таа активност.
  • Подобри ја сопствената концентрација. Концентрирај се на една задача во одреден временски период.
post

Зошто е Важно 80/20 Правило?

80/20 Правило

80/20 Правило - Пат кон вистински успех

Повеќепати досега го потенцирав 80/20 правило како едно правило кое е присутно насекаде не само во бизнис светот. Еден претприемач и неговиот бизнис се наоѓа во едно динаично опкружување кое е се повеќе и повеќе подинамично. Границите помеѓу еден бизнис кои до вчера можеа прецизно да се определат денеска се скоро невидливи. Така да денес компании од Кина конкурираат на различни тендери во нашата околина што до пред 20 години беше незамисливо.

Но, она што е се позабележливо е дека модерната глобализација го потврдува 80/20 правилото преку постоење на следниве групи:

  • Витално Малцинство (Vital Few) и
  • Тривијално Мнозинство (Trivial Many)

Сите сакаме да бидеме во таа група на витално малцинство кое според 80/20 правилото претставува 20% од глоблната популација. Насекаде околу нас ќе забележиме ентитети кои спаѓаат во тривијалното мнозинство, но тоа не е тоа. Прашањето е како?

Принцип на итерација при 80/20 правило

Доста долго го анализирам оваа правило и нешто што забележав дека за неговата вистинска примена важи законот за итерација што всушност претставува постојано повторување на процесот до насјитните детали (или потсистеми) за да се постигнат поставените цели. На овој принцип се базира и фракталната филозофија како една менаџерска филозофија за подобрување. На пример, сакаме да бидеме во делот витално мнозинство тогаш нашиот бизнис ќе треба да го користи следниов приод:

  • Бизнис – 80/20
    • Систем 1 – 80/20
      • Подсистем 1 – 80/20
        • Човек 1 – 80/20
          • Активност 1 – 80/20
          • Активност 2 – 80/20
          • Активност 3 – 80/20
        • Човек 2 – 80/20
        • Човек 3 – 80/20
      • Подсистем 2
      • Подсистем 3
    • Систем 2
    • Систем 3

Значи во сите сегменти од функционирањето на нашиот бизнис ќе треба да го примениме оваа правило. Системскиот приод е најдобриот приод за оваа примена. Тоа значи дека за да ви биде полесно ќе морате квалитетно да го системтизирате Вашиот бизнис.

Но сепак не е се во математика, статистика и анализа на податоци. Повеќе е до самите нас. Не сме сите добри во математиката, но добри сме во размислувањето, сепак ние претставуваме најинтелигентни суштества на планетата.

80/20 Размислување

Бидејќи при 80/20 правило важи принципот на итерација сепак мора да се тргне од нас самите, односно нашето размислување. Затоа и како основа за еден квалитетен живот како на личен така и на бизнис план претставува примена на 80/20 размислување.

Секогаш не можеме да бараме податоци, да анализираме и да избираме што е важно а што не е важно. Почесто ќе се базираме на наши проценки и избор на неколку важни работи игнорирајќи еден куп на неважни работи. Но, не можеме од еднаш да бидеме перфектни во примена на оваа правило, бидејќи е потребно вежбање на нашиот мозок да се насочува на тие Важни работи.

На пример во RFM формула се насочивме преку анализа на однесувањето на потрошувачите да дојдеме до тоа витално малцинство кое можеби ни носи над 80% приход. Од друга страна за насочување на одреден сегмент на пазарот со потенцијални купувачи ќе немаме податоци за нивно однесување. Но, затоа можебе да ги претпоставиме и да го најдеме тој наш сегмент кој ќе претставува витално малцинство.

Примена на 80/20 размислување

Иако не постојат шаблони и темплејти ќе се обидам да извлечам неколку прашања кои ќе ве водат низ процесот на 80/20 размислување. Едно нешто е важно што треба да го напоменам. Никогаш не заклучувајте веднаш како да го знаете одговорот, обидете се да одите низ сите прашања и не само овие туку и ваши и воведете колку што можете поголем степен на креативност во Вас.

  1. Што претставува 20% од нешто што води до 80% од друго нешто?
  2. Зошто се тие 20% од нешто што водат со 80% од нешто друго?
  3. Кои се 20% од причини што води до 80% на ефекти?
  4. Зошто се тие 20% причини што водат со 80% од ефекти?
  5. Кои се 20% влезови кои водат до 80% на резултати?
  6. Зошто се тие 20% од влезови што водат со 80% од нешто резултатите?

Ова се само прашања кои ќе треба да го поттикнат вашето 80/20 размислување, но слободно можете да додавате уште Ваши прашања со цел да дојдете до квалитетен заклучок за тоа што претставува витално мнозинство за Вас и за Вашиот бизнис.

Затоа и е важно 80/20 правило, за да го примените 80/20 размислување во секојдневниот живот.

post

ЕДНО ПИСМО СКРАТЕНО ЗА ЕДНА ВИСТИНА

arrow8

Овој напис е поврзан со еден претходен напис за бирократија во организациските системи. Ова писмо беше мој последен обид да организацискиот систем во кој што работев да добие квалитетна база на податоци со што би се зголемила ефикасноста и ефективноста на истата. Но за жал како такво не отиде заради некои непознати или пак познати причини. Целта на овој напис е да се покаже разликата помеѓу претприемничка организација и бирократска организација. Во претприемничка организација проблемите се решаваат со отвореност, а не со затвореност. Доколку искрено не се потенцираат проблемите нема успешно решавање на истите.

Еве какво беше подгтвеното писмо кое не отиде како такво туку цензурирано за следниве реченици:

  • Знаејќи дека досегашните Ваши нови верзии на системот беа полоши од претходните неможеме во целост да бидеме уверени во Вашите намери за испорака на квалитетно решение.
  • За ваше информирање ефективност претставува да се прават правите работи, додека ефикасноста работите да се прават на прав начин. Во вашиот случај вие не испорачувате ниту ефективност ниту ефикасност, а се трудите само да не убедите дека Вашето решение е она што е најдоброто за Вас, притоа заборавајќи за функционалните потреби на нашиот организациски систем.
  • Едно Ваше решение при секое снимање не враќа назад од почеток. Ова претставува губење на непотребно време. Уште по втората Светска војна јапонците воведуваат една техника наречена 7W за исфрлање на се онаа што претставува ѓубре (waste) и непотребно во организацискиот систем а со што организацискиот систем ќе се направи да биде поефикасен и поефективен. (За 7W зборувавме во делот за методи и техники користени од KAIZEN)
  • Секој нов систем особено IT систем треба да се прилагоди на функционалните потреби на организацискиот систем кој ќе го користи, а не организацискиот систем да ги прилагодува своите функции на IT системот. Ова е основното правило доколку сакаме успешен проект.

Ова беше само дел од тоа фамозно писмо кое е скратено за една вистина. Но, добро тоа е карактерисиката на бирократските организациски системи, кои доколку не се финансираат од граѓаните нема ни да постојат – ќе пропаднат.


Warning: Parameter 1 to W3_Plugin_TotalCache::ob_callback() expected to be a reference, value given in /misc/25/000/213/213/5/user/web/pretpriemac.com/wp-includes/functions.php on line 3643