Отсекогаш барам начин како да бидам попродуктивен – да завршам повеќе работа за пократок временски период. Кога имав менаџерска функција пред неколку години, налетав на еден проблем. Проблемот беше што не можев да следам што се треба јас да завршам и што се требаше мојот тим да работи. Дневно се среќававме со 100-тици можни задачи и плус 100-тици идеи за нови задачи кои ми доаѓа во мозокот заради подобрување на Одделението кое го водев. Првото решение на проблемот ми беше имплементација на еден формулар кој требаше да кружи и да ја содржи евиденцијата на она што е сработено од кого и што треба сеуште да се сработи. Тој формулар содржеше и приоритети.
Но, повторно бев затрупан со хартија. Затоа следен чекор ми беше да го автоматизирам процесот. Направив едноставно програмче со база на податоци во MS Access кое ја водеше целата евиденција за мене. Бидејќи мрежно бевме поврзани можев да следaм која задача до каде, кој доцни, зошто доцни, што е завршено итн. Но, она што најмногу ми се допаѓаше беше што по активирање на апликацијата од страна на секој вработен му се јавуваше порака дека имаат толку и толку незавршени задачи за кои рокот изминал. Мислам дека тоа програмче сеуште е во функција и ден денес.
Што претставува To-Do Листа
To-Do листа едноставно претставува листа на задачи или листа на потребни активности кои треба да ги завршиме во одреден временски период. Таа може да претставува и како потсетник за нешто што треба да направиме денес, или утре или пак за една недела.
Тоа е една жива листа која треба постојано да се ажурира. Старите завршени активности се прецртуват, се додаваат нови. Една To-Do листа за еден претприемач не смее никогаш да се остави празна. Барем не смееме да си дозволиме во неа да немаме нови идеи, кои една по една ќе ги реализираме во бизнис целите.
Што претставува ефикасна То-Do Листа?
Кога велам во насловот „ефикасна“ мислам и на ефикасна и на ефективна To-Do листа. Тоа значи To-Do листата да ги содржи вистинските работи кои треба да ги завршиме и тоа на оној единствен вистински начин. Сега, кои се вистинските работи на вистински начин?
- Вистинските работи се активности кои имаат приоритет во завршување.
- Вистински начин е да ги завршиме во предвидениот рок.
Пред неколку месеци ја пробав бесплатната верзија, а потоа ја купив и онаа верзија без ограничување iPhone апликацијата која е наречена Awesome Note која ја избрав по пробување на повеќе апликации. Но, се чини дека оваа во глобала ги задоволи моите потреби. Како некои карактеристики би ги издвоил:
1. Постојано кога ќе го вклучам мобилниот гледам дали имам незавршени работи.
Ова всушност ми врши притисок да отворам и да видам што сум забележал за денес. А имам забележувнaо идеи и задачи од пред еден месец. Идеално е да немам ништо но не е така. Затоа, ќе си ги засукам ракавите и ќе се обидам барем нешто да елиминирам од листата.
2. Класификација во фолдери
Со помош на апликацијата бележам различни задачи, идеи, активности. Затоа и можноста да ги класифицирам во различни фолдери истите како би останал поорганизиран навистина ми претставува една вредност.
3. Можност за толку посакуваното X
Она што ме прави среќен е кога ќе прецртам некоја од задачите и веќе нема да ми се брои. Токму тоа е она што ме поттикнува да продолжам да ја користам To-Do листата. Тоа е онаа единствена движечка сила која ме тера да одам напред. Инаку, една ваква листа доколку не се користи, тогаш е бесцелна. А, дижечка сила мора секогаш да постои доколку сакаме да останеме на патот кој сме го испланирале.
4. Синхронизација со Google Docs и Evernote
И како последна карактеристика која би ја издвоил е синхронизација со Google Docs и Evernote. Ова значи дека онлајн календарот на Google ќе ми биде ажуриран со нови забелешки и активности како и Evernote кој го користам за организација на идеи и собирање на различни материјали од веб.