post

Што е она што ја прави To-Do листата ефикасна?

Отсекогаш барам начин како да бидам попродуктивен – да завршам повеќе работа за пократок временски период. Кога имав менаџерска функција пред неколку години, налетав на еден проблем. Проблемот беше што не можев да следам што се треба јас да завршам и што се требаше мојот тим да работи. Дневно се среќававме со 100-тици можни задачи и плус 100-тици идеи за нови задачи кои ми доаѓа во мозокот заради подобрување на Одделението кое го водев. Првото решение на проблемот ми беше имплементација на еден формулар кој требаше да кружи и да ја содржи евиденцијата на она што е сработено од кого и што треба сеуште да се сработи. Тој формулар содржеше и приоритети.

Но, повторно бев затрупан со хартија. Затоа следен чекор ми беше да го автоматизирам процесот. Направив едноставно програмче со база на податоци во MS Access кое ја водеше целата евиденција за мене. Бидејќи мрежно бевме поврзани можев да следaм која задача до каде, кој доцни, зошто доцни, што е завршено итн. Но, она што најмногу ми се допаѓаше беше што по активирање на апликацијата од страна на секој вработен му се јавуваше порака дека имаат толку и толку незавршени задачи за кои рокот изминал. Мислам дека тоа програмче сеуште е во функција и ден денес.

Што претставува To-Do Листа

To-Do листа едноставно претставува листа на задачи или листа на потребни активности кои треба да ги завршиме во одреден временски период. Таа може да претставува и како потсетник за нешто што треба да направиме денес, или утре или пак за една недела.

Тоа е една жива листа која треба постојано да се ажурира. Старите завршени активности се прецртуват, се додаваат нови. Една To-Do листа за еден претприемач не смее никогаш да се остави празна. Барем не смееме да си дозволиме во неа да немаме нови идеи, кои една по една ќе ги реализираме во бизнис целите.

Што претставува ефикасна То-Do Листа?

Кога велам во насловот „ефикасна“ мислам и на ефикасна и на ефективна To-Do листа. Тоа значи To-Do листата да ги содржи вистинските работи кои треба да ги завршиме и тоа на оној единствен вистински начин. Сега, кои се вистинските работи на вистински начин?

  • Вистинските работи се активности кои имаат приоритет во завршување.
  • Вистински начин е да ги завршиме во предвидениот рок.

Пред неколку месеци ја пробав бесплатната верзија, а потоа ја купив и онаа верзија без ограничување iPhone апликацијата која е наречена Awesome Note која ја избрав по пробување на повеќе апликации. Но, се чини дека оваа во глобала ги задоволи моите потреби. Како некои карактеристики би ги издвоил:

1. Постојано кога ќе го вклучам мобилниот гледам дали имам незавршени работи.

Потсетување за незавршени работи

Ова всушност ми врши притисок да отворам и да видам што сум забележал за денес. А имам забележувнaо идеи и задачи од пред еден месец. Идеално е да немам ништо но не е така. Затоа, ќе си ги засукам ракавите и ќе се обидам барем нешто да елиминирам од листата.

2. Класификација во фолдери

Со помош на апликацијата бележам различни задачи, идеи, активности. Затоа и можноста да ги класифицирам во различни фолдери истите како би останал поорганизиран навистина ми претставува една вредност.

Фолдери во Awesome Note

Фолдери во Awesome Note

3. Можност за толку посакуваното X

Прецртување на она што е завршено

Она што ме прави среќен е кога ќе прецртам некоја од задачите и веќе нема да ми се брои. Токму тоа е она што ме поттикнува да продолжам да ја користам To-Do листата. Тоа е онаа единствена движечка сила која ме тера да одам напред. Инаку, една ваква листа доколку не се користи, тогаш е бесцелна. А, дижечка сила мора секогаш да постои доколку сакаме да останеме на патот кој сме го испланирале.

4. Синхронизација со Google Docs и Evernote

И како последна карактеристика која би ја издвоил е синхронизација со Google Docs и Evernote. Ова значи дека онлајн календарот на Google ќе ми биде ажуриран со нови забелешки и активности како и Evernote кој го користам за организација на идеи и собирање на различни материјали од веб.

post

Работи на еден проект се до финиш!

Како шеста препорака во написот Како да постигнете се што ќе посакате во 2010 година беше примена на вистински проектен менаџмент. Една честа грешка која ја правиме е што работиме на повеќе проекти одеднаш сакајќи да завршиме повеќе проекти во пократок временски период. Тоа не е точно, дека на таков начин ќе бидеме попродуктивни и ќе завршиме повеќе проекти за пократок временски период. Во тој напис како препорака ја дадов следнава:

Едноставна препорака кога станува збор за проектен менаџмент е да се насочите на завршување на еден проект пред да почнете со друг. Ова се однесува на внатрешни проекти во Вашиот бизнис. Доколку започнете неколку проекти одеднаш ќе го одложите завршувањето на сите започнати проекти што нема да биде корисно за Вас како претприемач и Вашиот бизнис.

Со реална проценка на потребното време и реална имплементација на проектниот менаџмент еден проект ќе го завршиме токму за тоа време кое го имаме определено со истите ресурси.

Значи ако за еден проект ни се потребни 3 месеци за негово завршување со исти ресурси и за вториот проект доколку ни се потребни 3 месеци не можеме да кажеме дека ако одеднаш работиме на двата ќе успееме да ги завршиме побргу. Ова е поради фактот што ресурсите ни се исти и за да работиме на вториот нормално е дека ќе имаме застој во првиот. Па така на ваков начин ќе ги завршиме двата за 6 месеци и во случај на паралелно работење и во случај на финиширање на првиот па започнување на вториот. Графикот за двата начина на работа е даден подолу.

Два начина на работа на два проекти

Проектен менаџмент - Два приода!

Она што се забележува од сликата е дека:

  • Глобално гледано двата проекта ги завршуваме за 6 месеци и во двата случаја.
  • Имаме одложување на првиот проект за 2 месеци во првиот начин во однос на вториот.

На ваков начин во глобала можеме да кажеме дека сме продуктивни, сме завршиле работа, но не е така. Она одложување на првиот проект значи и губење на пари за бизнисот бидејќи се додека еден проект не заврши не започнува и приливот на готовина од истиот во најголем број на случаи (повеќе за готовински тек во Бизнис план – Финансии).

Затоа во графикот подолу на истиот график од погоре додадов уште една категорија – готовина. На пример да кажеме дека едномесечна работа и на првиот и на вториот проект ќе не чини по 10.000 денари. По завршување на проектите и едниот и другиот има потенцијал да ни носи по 20.000 денари месечно. Така да сега графикот би изгледал вака:

Два проекти со категорија готовина

Проектен менаџмент - Влијание на готовина

Може да забележите дека тоа задоцнување на првиот проект од два месеци ќе доведе до 40.000 денари помалку пари во вид на влез во нашиот бизнис. Но, овде само како пример е 40.000 денари, но доколку додадете уште една или две нули за реални ситуации тоа веќе е голем износ кој не е за потценување.

Затоа внимавајте, бидејќи во изминатиов период се изгорев токму заради една ваква грешка и доцнам со неколкуте проекти кои ги подготвувам. Едниот веќе стигна доцнење од 5 месеци, што е недозволиво.