10 Отпадоци или расфрлања и како да се справите

А, кога станува збор за отпадоците сигурно знаете што правите со нив дома и каде завршуваат. Дали сакате да ги имате во вашиот дом? Сигурно не! Па затоа зошто и да ги имате и во вашиот бизнис.

За да навлеземе подобро во значењето на отпадоците мора да започнеме со вредноста. Што претставува вредност?

И не можеме ниту да замислиме да ја дефинираме вредноста, а таа да не е од гледна точка на еден купувач за бизнисот. Па, така Џим Вомак еден од авторите на ремек делото насловено како „Лин размислување” ја дефинира вредноста како:

Вистински производ кај вистински купувач со вистинска цена во вистинско време.

Кога станува збор за производ како дел од оваа дефиниција тој може да биде било што што се испорачува од страна на една компанија до купувачите. Така производ е физички производ, или пак услуга, или пак софтвер, или пак мобилна апликација…

Сепак, сметам дека оваа дефиниција иако добро го опфаќа надворешниот фактор – купувачот, не е доволна кога станува збор за самата компанија која е креатор на вредноста. Зошто компанијата креира вредност? Само за да креира вредност? Само за да ги задоволи купувачите? Или пак заради нешто друго?

Затоа вредноста опишана погоре од преспектива на купувачите мора да содржи и повратен ефект за компанијата како профит и конкурентска предност. Значи вредноста претставува:

За да креира вредност, една компанија спроведува голем број на активности кои може да бидат како истражување и развој, проектирање и дизајн на производ, креирање или производство на производот, испорака на производот, маркетинг, продажба, финансии…

Активностите можеме да ги поделиме на две главни групи на активности:

• Активности кои ја креираат вредноста.
• Активности кои не допринесуваат во креирање на вредноста.

Морам да напоменам дека и оваа класификација не е доволна. Зошто?

Од друга страна ќе имаме непотребни и потребни активности кои не ја креираат ниту ја испорачуваат вредноста на купувачите, а сите оние непотребни активности претставуваат отпад кој навистина не ви е потребен во вашиот бизнис и треба да се однесувате како што се однесувате со секој отпад – го елиминирате, исфрлате…

Сега да одиме малку на десет критични отпадоци во бизнисот на кои ќе треба да се фокусирате и да ги елиминирате. Седум од отпадоците се оние познатите 7W на Тојота, додека осмиот вид на отпад е добро дефиниран од страна на Jeffrey Liker, авторот на книгата The Toyota Way. Деветиот вид на отпадоци се препорачува од некои експерти како нешто за кое новото време го налага кај бизнисите и секако десетиот вид на отпадоци го додавам јас кои пак се цврсто врзани со сегашниот начин на работа на луѓето во компаниите.

1. Прекумерно производство. Овој отпадок или едноставно како што уште може да се нарекува и рафрлање претставува еден од најчестите и најнепосакуваните во еден бизнис. Иако првенствено се однесува за производствените компании, сепак истото се забележува и кај многу други видови на бизниси од услужниот сектор, но и во новите бизнис модели како дел од онлајн бизниси или виртуелни бизниси. Расфрлањето се појавува кога произведувате повеќе отколку што имате нарачки и на таков начин предизвикувате и други одпадоци кои се дел од листата на отпадоци за кои ќе зборуваме. На пример, прекумерно производство ќе бара повеќе персонал отколку што навистина е потребен, нели за да произведете повеќе, ќе креира поголеми залихи, ќе ги зголеми трошоците… Првиот мој совет е да работите со ум, а не со сила.
2. Време на чекање. Време на чекање е време кога машината или операторот стојат, односно чекаат за да пристигне до нив парчето или работата која треба да ја изведат од претходниот процес од неговиот. Оваа време воопшто не додава вредност за производот или услугата, а на крајот сепак се калкулира во цената на производот бидејќи едноставно вие операторот го плаќате во секој случај, дали стои или работи не е важно. Чекање е една од најчестите активности во повеќето бизниси. Чекање за повратен email. Чекање на одобрение од менаџерот. Чекање за тестирање на тоа и тоа. Чекање за пристигнување на репроматеријал. Чекање на добивање на понуда од снабдувачите. Чекање за пристигнување на транспортно средство. Еден куп чекања.
3. Непотребен транспорт, движења на материјал. Движењето на материјалот од едно место до друго место е нешто што не додава во креирање на вредност за вашата компанија. Движење од снабдувач до магацин за репроматеријал, движење од магацин за репроматеријал до магацин за подготовка на производство, движење во самиот процес на производство, движење од производство до магацин за готови производи, движење од магацин за готови производи до магацин за големопродажба, движење од големопродажба до малопродажба… Премногу движења, премногу транспорти и премногу време и пари кои не се нешто неизбежно во креирање и испорака на вредноста за купувачите. Од друга страна, има и случаи кога се враќа завршен производ од магацин за готови производи заради некоја доработка или пак исправка на истиот само затоа што не е од првпат направен со квалитет кој треба да го има. Започнете со анализа на движењата кои се клучни во креирање на вашата вредност, производ или услуга. Потоа, работете на елиминирање на сите непотребни движења.
4. Непотребни процеси на кои не им е место тука. Понекогаш едноставно претеруваме во компликација на работите кои што ги изведуваме. Подобро нека има работа отколку да нема. Но, сепак оваа не е точно. Подобро е кога нема навистина потребна работа секој во вашата компанија да се насочи на креативноста, идеи за подобрување, подготовка на ситуации кога ќе има работа итн. Ако ги анализирате вашите процеси, лесно ќе забележите дека во нив имате интегрирано одредени чекори кои воопшто не се нешто важно за креирање на производ или пак документ како дел од вашите услужни активности.
5. Складирање.  Оваа расфрлање претставува уште едно расфрлање кое во најголем дел се базира на нашиот страв да не се случи да недостасува нешто. Што ако купувачот побара 15 наместо 10 парчиња? Што ако немам 15 парчиња? Подобро е да имам на залиха и секогаш да сум си сигурен отколку да се оставам во една таква неизвесна ситуација. Но, преголем износ на нивото на складирање на репроматеријал и готови производи доведуваат до зголемување на времето потребно од креирање до испорака на вредноста. Од друга страна, складираните производи брзо стануваат застарени или пак самото преместување од едно место до друго може да доведе и до нивно оштетување. А, што станува со трошоците за вработени кои ќе оперираат во складиштето, што е со врзани или заробени пари во производи кои сеуште ниту ги користите ниту ги продавате, што е со вистинските проблеми кои што постојат во испораката, во квалитетот на производите, проблеми со снабдувачите, проблеми со дефекти во опремата, проблеми со предолго време за подесување на производство и несоодветно избалансиран производствен систем.
6. Непотребни движења од страна на вработени. Кога се работи се спроведуваат различни движења за изведување на работата. Еден вработен во производствен погон, може да го зема работниот предмет на кој работи, да постави навртки, да го земе алатот, да ги стегне навртките, да го одложи предметот за понатамошна обработка и повторно повторување на циклусот со земање на следно парче… Добро проучување на сите движења на сите работни места ќе ви ги отвори очите за можностите за намалување и на бројот на движењата, но и на времето кое еден вработен ќе го троши за изведување на работата. Тоа значи завршување на повеќе работа за исто време. Тоа значи поголема продуктивност. Тоа значи намалување на трошоците. Тоа значи намалување на цената на чинење на крајниот производ или услуга во вид на вредност кои што вие ги испорачувате на вашите купувачи.
7. Производство со грешки, односно дефекти, шкарт. Вакво производство бара повторно да се вратите на иста работа за да преработувате, поправате или доработувате. Не само што сте потрошиле време и пари залудно за нешто што не можете да го продадете туку и повторно треба да инвестирате време и пари за да ги поправите грешките како би го задоволите купувачот кој ви ги нарачал тие производи. Но, не е само тоа, туку проблем е и времето на одложување на испорака на целата нарачка само затоа што не сте постигнале да произведете се согласно планот за производство. Вашата цел како еден претприемач е да успеете да постигнете ниво во кое ќе ја креирате вредноста без притоа да се појави ниедна грешка на крајната вредност. Знам, не е лесно, но сепак не е и нешто неостварливо. Можеби не може да се постигне утре, но може за една година или неколку години само доколку работите поумно.
8. Неискористена креативност на вработените. Овој отпадок во еден бизнис за првпат се додава од страна на Jeffrey Liker, авторот на книгата “The Toyota Way” како што веќе напоменав претходно и целосно се согласувам со него. Иако претходните седум отпадоци за кои зборував секогаш ќе бидат актуелни сепак денес не се доволни. Тие седум се дизајнирани за индустриска револуција во која се се базира на добро планирање и постојано подобрување преку анализа и имплементација на работни процедури. Денес креативноста е еден од најголемиот потенцијал на секој бизнис без разлика за каков вид на бизнис станува збор и без разлика за кое работно место во самиот бизнис се однесува креативноста. Креативноста води до креативно решавање на проблеми, креативни подобрувања, креативни промени… А, тоа денес е суштинска конкурентска предност за секоја компанија. Секој човек е креативен, само зависи колку вашите менаџерски правила и процедури ќе им ја потиснат нивната креативност. А, вам ви е потребна креативноста на сите вработени. Тоа значи поголем потенцијал за вашиот бизнис.
9. Еколошки трендови. Овие отпадоци всушност претставуваат загубена можност на вашата компанија да се приклучи кон еколошки трендови со кои се обезбедуваат големи заштеди за вашиот бизнис. На пример, користење на сончева енергија наместо електрична енергија за обезбедување на топла вода, за дел од производствените процеси, за греење… Тоа се големи заштеди за секоја компанија.  Добро е да ги разгледате сите оние трошоци кои не додаваат вредност и спаѓаат во оваа подрачје како намалување на користење на пластика за пакување, замена на сијалици за осветлување, користење на обновливи извори на енергија… Не само што ќе станете позелено претпријатие со што ќе обезбедите солидна репутација за вашиот бизнис туку и ќе заштедите голем износ на пари.
10. Непотребна комуникација. Оваа рафрлање се наметна како неминовно особено што денес голем дел од работата се базира на комуникација. Денес во секојдневна комуникација вие и вашите вработени меѓу вас самите но и со надворешниот свет користите епошта и социјални мрежи, а тоа време кое го поминувате во комуникација навистина иако изгледа незабележително може да биде доста големо.  28% од една работна недела читаат епошта и одговараат на епошта. Што е многу многу е? Логично прашање кое следува е дали тоа време од 11 часа неделно служи за креирање и испорака на вредност за вашите купувачи? Од друга страна комуникација значи и комуницирање со купувачи и снабдувачи, состаноци во самата компанија и состаноци со надворешни стејкхолдери, комуникација на социјални медиуми итн. Ако сето тоа се собере оваа време ќе излезе доста големо. Мора да бидете систематичен, а не диктатор кој утре ќе забрани користење на нова технологија во комуникација.