post

Организирајте ефективни состаноци во 27 минути

Како претприемач ќе треба да организирате ефективни состаноци, едноставно не можете да ги избегнете. Состаноци со купувачи, вработени и партнери ќе бидат секојдневни во вашиот бизнис.

Состаноци за 27 минути

Но, понекогаш состаноците може да се гледаат како непродуктивни активности за вас и останатите луѓе кои ќе партиципираат на тие состаноци.

Веројатно веќе сте слушнале за ефективни состаноци и разните тактики како тоа да се одржуваат кратки состаноци, да се користи агенда, да се биде концизен итн. Тука, би сакал да преложам една методологија која лично ја користам и ја препорачувам кога станува збор за состаноци.

Едно нешто е јасно, а тоа е доколку состаноците се гледаат како непродуктивни активности во вашиот бизнис не можете да очекувате дека тие ќе доведат до навистина корисни препораки или следни акции кои вие или вашиот тим ќе треба да ги имплементира по завршување на состанокот.

Зошто би користеле состаноци доколку тие не се нешто што ќе ви ги даде резултатите кои што ги посакувате?

Да ги разгледаме овие препораки кои што можат да ги направат состаноците во да бидат едни од најпродуктивни орудија во вашиот бизнис.

  1. Повикајте само три до пет лица на состанок. Повеќе од 99% од состаноците не бараат да имате повеќе од пет учесници. Зошто да го губите вашето време и фокус со поканување на премногу лица кои нема да можат да ви помогнат во добивање на најдобрите препораки и заклучоци од состанокот. Од лично искуство, наефективни состаноци се состаноци кои имаат ограничен број на партиципанти со знаење и моќ поврзани со специфичен проблем кој е главен предмет на состанокот.
  2. Секогаш испраќајте ја агендата доволно време пред состанокот. Сигурно знаете што треба да се зборува и која ќе биде главната цел на состанокот, но други партиципанти во многу случаи ќе треба да се подготват пред дамиот состанок. Доколку сакате да менаџирате навистина ефективни состаноци испратете агенда и потсетете ги учесниците дека очекувате да дојдат подготвени. Доколку дојдат неподготвени, не можете да очекувате дека вашите состаноци ќе бидат продуктивни и ќе ви ги дадат резултатите кои сакате да ги постигнете.
  3. Во помалку од 3 минути објаснете ја агендата на состанокот. Бидејќи вие сте тој кој го организира состанокот, вие ќе го отворите состанокот и во помалку од три минути ќе треба да презентирате кратко објаснување за главните цели на состанокот и предложената агенда. Учесниците веќе ја имаат агендата доволно време пред состанокот и сега едноставно можете да објасните што очекувате да биде главниот аутпут од достанокот.
  4. Во помалку од 3 минути објаснете го проблемот како централна тема на дискусијата на состанокот. Во следните три минути ќе треба да го објасните проблемот кој ќе треба да се дискутира на состанокот. Кажете што всушност претставува вистинскиот проблем, кои се последиците од проблемот и зошто треба да најдете оптимално решение за проблемот кое ќе биде и главниот аутпут од состанокот.
  5. Во следните 20 минути прашајте ги сите партиципанти да предложат решенија за проблемот. Сега обезбедете 20 минути за дискусија. Доколку имате 5 учесници на состанокот, тоа значи дека секој од учесниците ќе има четири минути за дискусија. Бидејќи тие веќе се подготвени оваа време е навистина доволно време за да се добие корисен фидбек од учесниците на состанокот. Но, доколку имате три учесници ќе имаат повеќе од шест минути да ги презентираат нивните идеи за можните решенија.
  6. Во последниот еден минут донесете заклучоци и следни препораки. Потрошете го последниот минут од вашиот состанок во 27 минути во извлекување на заклучоците и препораките како аутпут од состанокот. Овие препораки и заклучоци мора да имаат инкорпорирано во себе следни акции за секој учесник на состанокот.
  7. По состанокот испратете извештај за состанокот во кој ќе бидат содржани и препораките за следни чекори. И секако треба да обезбедите дека се што е договорено на состанокот ќе биде имплементирано во точно определено време. Немате потреба од состаноци доколку тие нема да произведат акции и подобрувања за вашиот бизнис. Затоа, секогаш по завршување на состанокот испратете им на сите учесници кои акции ги очекувате од нив за имплементација на договорените решенија.

Прашање: Колку време ви треба за да водите навистина ефективни состаноци? Можете да оставите коментар со клинкнување тука.

About Д-р Драган Шутевски

Д-р Драган Шутевски е основач и CEO на Шутевски Консалтинг и им помага на бизнисите да го проектираат патот кон успешноста. Поврзи се со Драган на Google+

Speak Your Mind

*