Имплементација на процес за безхартиено работење

Како што најавив во една од претходните статии насловена како безхартиено работење, напорно работам на воведување на еден таков процес во мојот бизнис и секако во личниот живот. Напоменав и дека ќе следуваат уште наслови од оваа област.

Првин би започнал со некои резултати како надополнување на она што тогаш го напишав.

• Од 15 регистратори бројката се намали на 5. Оваа значи помал потребен простор, поголема продуктивност во однос на наоѓање на потребното тогаш кога ми треба.
• Фрлен еден метар кубен хартија. Повторно поголем простор и поголема продуктивност.

Но, и тоа не е се. Процесот продолжува и допрва ќе се почувствуваат резултатите кои очекувам да имаат влијание на продуктивноста, но и на финансиски аспекти на работењето, а глобално и на екологијата.

Што применив?

Навиките се тешко променливи. Затоа прво морав да имплементирам еден системски пристап во овој процес. Ова значи дека прво започнав со промена на навики во однос на секојдневното работење, односно дојдовната хартија, а истовремено започнав во слободно време да расчистувам со хартија со која сум презатрупан.

Глобално процесот го составив со следниве подпроцеси:

• Прибирање и дигитализација. Хартијата доаѓа обично во физичка форма. Или јас ја креирам или ја добивам и може да биде во вид на писмо, фактура, сметка… За да започне имплементацијата на системот за безхартиено работење морам уште при самиот прием или при самото креирање да одлучам дали ќе ми треба за во иднина и дали треба да биде скенирано па скалдирано. Одлуката ја носам јас, а технологијата која ја користам во овој процес е скенер и секако Evernote за складирање и организирање на новокреираната хартија во електронска форма.
• Процесирање. Откако се ќе биде дигитализирано и складирано, следната работа која ја имплементирав е дизајнирање на стабилен систем на кој можете да се потпрете за во иднина. Системот треба да обезбеди лесно наоѓање на онаа што ви е потребно во моментот кога ви е потребно. Затоа и одлуката падна на Evernote, иако ја разгледував и опцијата со Dropbox и организација на фолдери. Се одлучив на Evernote поради големите предности кои оваа апликација ги нуди во поглед на организација на нотеси (папки со документи), означување, OCR технологија за слики и PDF документи…
• Користење. Секако, кога претходните два процеси се имплеметирани овој третиот станува лесен, особено доколку претходните се дизајнирани онака како што треба. Сегашнава технологија обезбедува достапност на документите од било каде, доволна е само интернет конекција. На пример, изборот на Evernote е одлично решение бидејќи се синхронизира на сите мои помагала (iMac, MacBook Air, PC Windows 7, iPad и iPhone).

Ова е основата. Ќе продолжам со презентирање на процесот подетално во некој од следните статии на претприемач.