Како го користам Evernote во мојот мал бизнис

Evernote стана незаменлив дел од мојот бизнис живот. Пред извесен период едноставно седнав и го средував мојот акаунт (Inbox нотесот кој содржи се и сешто, но непроцесирано), но и за да видам за што се и зошто ја користам оваа алатка, а е поврзано со мојот бизнис. Сепак секој месец ми симнуваат пари од сметка.

Го користам Evernote веќе неколку години, поточно од ноември месец 2009 година кога и го напишав првиот пост за оваа алатка. Но, не му дадов голем простор во мојот живот, што пак во последната година (2012) го зазеде првото место во користење затоа и зедов Premium акаунт.

Како го користам Evernote може да се подели на два дела во мојот живот: лично и деловно користење. Лично е се онаа што сакам да го запаметам, а доаѓа од мојот личен живот, семесјтвото, пријателите… Или се што нема никаква врска со деловното. Тука сакам да зборувам за користење на Evernote во деловни цели.

Како сопственик на мал бизнис имам потреба од нешто што секогаш ќе биде околу мене и нешто што ќе ме прави попродуктивен. Немам голем буџет за скапи алатки кои ќе ми го обезбедат тоа во мојот бизнис, па затоа и го користам Evernote.

Тука сакам да споделам еден дел од различните бизнис користења на оваа алатка кај мене.

1. Evernote како алатка за безхартено работење. Оваа алатка игра значајна улога во моите напори за безхартиено работење. Едноставно станува електронски кабинет за секоја хартија која влегува во мојот бизнис или е креирана. Најголемата предност е што сета таа хартија ја носам со мене без да почувствувам никаква тежина и без разлика каде се наоѓам. Со користење на различни алатки го автоматизирам поголемиот дел од процесот.
2. Evernote како алатка за подоцне-но читање. Во последните неколку години користев неколку алатки за менаџирање на моите активности кога станува збор за подоцнежно читање. Кога најдам нешто интересно онлајн што можеда биде корисно во зголемување на моето знаење, а немам доволно време за веднаш да го прочитам ќе треба да го означам тој линк за подоцнежно читање. Постојат многу алатки за оваа намена кои се и подобри од моето решение, но едноставно за мене е премногу напорно кога треба да користам различни алатки за различни намени. Бидејќи веќе го користам Evernote за различни намени во мојот бизнис логично е да го користам и за оваа намена.
3. Evernote како алатка за фактурирање. Не користам специфичен систем за фактурирање, туку едноставно мојот систем користи Evernote и Numbers темплејт на фактура. Во овој систем Evernote е електронски кабинет за моите фактури, но го содржи и темплејтот до кој може да пристапам преку десктоп компјутер, iPhone или iPad и тоа од било каде. На таков начин лесно може да ги менаџирам сите мои фактури (преку дизајниран систем во Evernote), но исто така и да креирам и испратам фактура без разлика каде се наоѓам и што имам покрај мене (телефонот е секогаш тука).
4. Evernote како алатка за бележење. Бидејќи овој нотес е секогаш со мене, логично е сите белешки за идеи или било што друго да се сместат токму тука. Понекогаш го користам и Penultimate на мојот iPad кога сакам сакам рачно да запишам некоја белешка со скица и тоа автоматски се префрла во Evernote.
5. Evernote како алатка за планирање. Планирање е една од секојдневните мои активности. Повторно, Evernote е одличен за оваа намена. Едноставно ќе напишам драфт план кој подоцна ќе биде подобрен како дел од мојот процес на преглед на неделно ниво. Користам табели каде лесно можам да ги мерам планираните резултати и остварените резултати по имплементација на определен план. на таков начин целиот процес на подобрување на моите активности на планирање и остварување на тие активности е секога со мене. Од овие иницијални планови и процес на подобрување резултираат нови планови за имплементација.
6. Evernote како алатка за соработка. Го користам Evernote и како алатка за соработка со мојот тим но и со купувачите кога работам на проект со нив. Како cloud базирано решение Evernote е одличен за оваа намена. Бидејќи имам премиум акаунт, лесно можам да споделам цели нотеси каде секој со кого нотесот е споделен може да придонесе во работата со креирање на посебни белешки и ажурирање на постоечки.
7. Evernote како алатка за бреинстормирање. Како што кажав претходно, Evernote како една комплексна алатка за забележување претставува едноставно решение за процесот на бреинстормирање во мојот бизнис. Едноставно, креирам еден нотес со основните идеи кој подоцна се споделува и секој може да придонесе во процесот без разлика на неговата физичка локација.
8. Evernote како алатка за делегирање. Знам дека постојат специфични решенија за оваа намена, но повторно бидејќи имам потреба од едно решение за повеќе аспекти од моето секојдневно функционирање, Evernote е неизбежен. Имам креирано нотес за секого каде што можам да ги сместам различните задачи кои лесно може да се следат во однос на спроведувањето.
9. Evernote како алатка за поддршка на продажниот тим. Немам огромен продажен тим, и тука кога зборувам зборувам за функции наместо за лица, затоа што така ми се поставени работите да се базираат на системи, наместо на лица. Оваа значи дека едно лице може да обавува повеќе функции (што е и нормално за еден мал бизнис). Но имам потреба секој кога ќе се вклучи во продажниот процес да може да ја менаџира секоја можна ситуација која досега е искусена. Оваа е важно, бидејќи само на таков начин Evernote станува алатка во која сите ние ги споделуваме различните искуства од различните контакти со различните купувачи.
10. Evernote како алатка за едукација на вработените. Друг важен аспект на користење на Evernote е едукација. Бидејќи веќе ги имам изградено системите со различни едукациски материјали како прирачници, Evernote станува одлично место каде се е и ќе биде соберено и достапно за сите согласно потребите на самото работно место.

Evernote е навистина одлична алатка за малите бизниси. Бесплатна и скоро бесплатна и достапна за сите платформи кои ги користиме.