Користење на Gmail и Evernote како CRM систем

Минатиот месец напишав еден пост за тоа како може да се користи Gmail како CRM систем (систем за менаџирање на односите со потрошувачите ) од страна на еден претприемач или за целите за еден мал бизнис. Gmail дава доста добри можности за внесување на податоци за потрошувачите и потенцијалните потрошувачи.

Но, понекогаш природата на бизнисот е таква да самите податоци за секој клиент може да дојдат во една навистина несредена форма. На пример, слики, текст, честа email комуникација, материјали за проекти, понуди, одговори… Иако може да се најде начин како сето ова да се спакува преку Gmail, но тука би сакал да споделам една креативна можност да се комбинираат Gmail и Evernote за ти како еден претприемач биднеш многу поорганизиран во однос на тие односи како со потрошувачите така и со потенцијалните потрошувачи.

Во претходниот пост за Evernote кој беше објавен на претприемач насловен како може ли поголема продуктивност со Evernote наведов повеќе идеи за користење на оваа апликација во кои не беше опфатена темата во овој пост. Но, како што наведов се повеќе се играм во однос на користење на оваа апликација и постојано наоѓам нови креативни начини на користење на истата.

Како едно надополнување во однос на користење само на Gmail каде може да собираш информации за твоите потрошувачи, за твоите потенцијални потрошувачи, да вршиш сегментација, можеш да ги следиш твоите маркетинг активности поврзани со email со секој од твоите потрошувачи, можеш да научиш повеќе за нив, можеш да изградиш подобри односи со нив, со помош на Evernote ќе можеш да ги следиш и сите други маркетинг активности поедноставно, да додадеш едноставно било што друго поврзано со нив и секако да имаш едноставен и брз пристап до информациите.

Ајде да видиме како може да се комбинираат овие две алатки.

#1 Креирање на нотеси во Evernote

Контејнер и нотеси во Evernote

Првин мора да започнеш со добра организација во Evernote преку креирање на соодветни нотеси. На пример, организацијата на нотеси во Evernote се изведува преку Stacks (именуван контејнер за нотеси) и Notebooks (нотеси). Значи, логиката е да има по еден уникатен контејнер со повеќе нотеси во истиот. Ваквиот начин ни овозможува организирање и расчленување на две нивоа, што можеби претставува и една ограниченост и недостаток кој го забележав во апликацијата бидејќи полесно е да имам еден контејнер со клиенти и во истиот нотеси за различни клиенти и во тие нотеси уште поднотеси кои би можеле да бидат, контактирано, одговорено, генерални информации, состаноци…

Но, во секој случај и ваквиот начин ни одговара, доколку добро се организираме. Во овој случај би имале по еден контејнер (stack) за секој клиент во кој ќе бидат содржани различни нотеси. На пример би имале:

• Клиент 1 контејнер (нотес 1, нотес 2, нотес 3, …)
• Клиент 2 контејнер (нотес 1, нотес 2, нотес 3, …)
• Клиент 3 контејнер (нотес 1, нотес 2, нотес 3, …)
• …
• Клиент n контејнер (нотес 1, нотес 2, нотес 3, …)

Кога станува збор за нотеси тие ќе зависат од твоите потреби, но како еден пример како би можел да ги организираш може да ги користиш следниве идеи:

• Контакт од твоја страна
• Одговор
• Информации за потрошувачот
• Состаноци…

Следното нешто на што добро треба да размислиш се ознаките (tags) на секоја белешка која ќе оди во одреден нотес заради поедноставен пристап во иднина и помош во пребарувањето.

Кога веќе ќе ги имаш определено структурата на организацијата и клиентите може да преминеш во следната фаза, интеграција со Gmail.

#2 Интеграција на Evernote со Gmail

Пред да започнеш со самата интеграција, сакам да напоменам дека не треба да очекуваш целосна автоматизација. Но, целта на CRM систем не е да работи без човек, туку да биде организиран од страна на човекот и да се користи од страна на човекот.

Интеграцијата на Gmail со Evernote ќе ти помогне малку во автоматизирање на самиот процес преку користење на опцијата филтри во Gmail. Така, првин треба да изработиш филтер за секој од твоите клиенти.

Филтер во Gmail за интеграција со Evernote

Филтер во Gmail кој ќе ги праќа email-овите во Evernote

На втората слика е покажана акцијата која филтерот ќе треба да ја направи, а тоа е email-от од клиентот да го прати како белешка во твојот Evernote акаунт (Evernote ти дава посебен email акаунт кој се користи за праќање на белешки преку email). Запомни дека постапката треба да ја повториш, но со филтер кој ќе користи To како на првата слика за email-ови кои ги праќаш на тој клиент.  На ваков начин секој email кој ќе го добиеш од твојот клиент или потенцијален клиент или пратиш автоматски ќе се покаже и како забелешка во Evernote со што нема да мора рачно да ги внесуваш тие контактирања.

Секоја ваква забелешка нема да биде веднаш во вистинскиот контејнер и клиент како нотес во Evernote туку ќе оди во посебен фолдер кој ти е изберен за внесување на белешки. Така да ќе треба секоја нова забелешка добиена преку Gmail да ја ставиш во нотесот за кој клиент се однесува. Оваа од друга страна е добро, бидејќи ќе бара да влезеш во апликацијата и да ја најдеш забелешката која треба да ја пренесеш во соодветен нотес, а во исто време и да ја едитираш со твои забелешки или идеи за идни активности во однос на таа белешка.

#3 И што потоа?

Сега кога веќе имаш организиран систем, твојата работа ќе биде да го полниш и со останати информации или белешки поврзани со потрошувачот. Еве некои примери како можете да го користите она што го креиравте до сега:

• Можете да ставите забелешка со твои идни активности и да користите check box во таа забелешка за што Evernote има одлично решение, со тоа да креирате посебна To-Do листа за вашите идни активности.
• Можете да направите контакт листа со слика, адреси, контакт детали за вработените, родендени на тие вработени кај тој ваш потрошувач доколку ги има. Секако еден дел од работата на CRM е да градите односи со потрошувачите. Дали, праќање на роденденска честитка нема да ви помогне да тие односи бидат на едно повисоко ниво.
• Можете се она што ќе дознаете за потрошувачот да го внесете во вид на белешки. Каде јаде, каде пие кафе, со кого се дружи, каде излегува, што сака, што не сака, какво пиво пие и дали пие… Можеби сите овие прашања ви изгледаат смешно, но верувајте може да ви се најдат. Колку повеќе знаеш толку подобри односи ќе изградиш, а колку подобри односи ќе изградиш, толку подобар бизнис ќе имаш со тој потрошувач.

Ова се само како идеи, сепак вашата креативност е таа која ќе ве води низ процесот.

#4 Подобрувај

Колку повеќе ќе го користите системот, толку подобро ќе бидете испраксирани со што ќе дојдете до многу идеи за подобрување.

***

Мора да напоменам дека Evernote може да биде секаде со тебе. Го има како мобилна апликација. Го има за таблети, за десктоп компјутери, но и веб верзија.