post

Процес на безхартиено работење – Мала автоматизација

Ккао што најавив на крајот од минатата година ќе се обидам оваа година да споделувам наслови кои произлегуваат од моето исксутво од имплементација на процес на безхартиено работење.

Морам да напоменам дека ништо не е конечно. И јас постојано го подобрувам самиот процес и целта на овие постови на претприемач ќе бидат да ви обезбедат една рамка доколку сакате да започнете со тоа.

Да се навратиме на онаа што досега помина и е објавено на претприемач во однос на безхартиено работење:

  • Безхартиено работење. Овој пост имаше цел да ги презентира некои конкретни придобивки кои започнав да ги чувствувам при започнување со имплементацијата.
  • Имплементација на процес на безхартиено работење. Тука продолжив со придобивките и ги скицирав основните елементи на процесот, односно основните подпроцеси на самиот процес.
  • Процес на безхартиено работење. Тука веќе преминав на конкретна скица на првата верзија од процесот кој го применив. Таа скица е доста променета досега, за што ќе зборувам во идните постови (сепак се е сеуште тестирање и до конечна верзија на она што дава најоптимални резултати се надевам дека ќе дојдам до крајот на годината).

Сега би сакал да презентирам една мала автоматизација која ја користам во процесот. Морам да напоменам дека јас постојано се обидувам да автоматизирам и веќе имам над десетина чекори целосно автоматизирани, сега ќе презентирам само еден чекор од тој процес, а тоа автоматско креирање на нотес во мојот Evernote акаунт.

На пример, како што е и во самиот процес прикажано имаме два извори на хартија (или документација, хартиен или електронски материјал…). Се што стигне до мене или се скенира или завршува во канта. Скенираниот документ станува електронски документ спремен да се процесира или складира за процесирање во иднина.

Но, стигаат и документи во електронска форма како што ми е сметката од T-Home.

Сите тие скенирани или пристигнати документи одат во еден фолдер, во мојот случај Downloads. (Морам да напоменам дека, овој случај со скенирани документи веќе не го користам, туку имам подесено опција на скенерот Scan to Evernote.) Во нормални услови би требало да го имам следниов процес.

  • Документот пристига (се скенира или снима во Downloads фолдерот).
  • Го oтворам Downloads фолдерот и го наоѓам документот
  • Одам во Evernote и креирам нова белешка
  • Ставам наслов на белешката
  • Избирам нотес на белешката
  • Поставувам ознаки на белешката
  • Со избери и влечи од Downloads фолдерот го ставам документот во новокреираната белешка.

Не е нешто што одзема многу време, но сепак ќе се сложите има повеќе чекори кои и смараат и ми одземаат дел од времето.

Затоа кога го открив Hazel (апликација за Mac) се е полесно.

Hazel pdf-evernote автоматизација

Сликава погоре се однесува на pdf кои ги симнувам од интернет и кои треба да ги прегледам во Evernote и процесирам, постовам на соодветно место, ставам соодветна ознака… Затоа не се поставува наслов или нешто друга, скриптата само додава ознака @Check што за мене значи дека треба да проверам и да процесирам кога сум во Evernote. Со пмош на оваа алатка и оваа наредба успеав да направам ред на она што го содржи мојот Downlоads фолдерот.

Но, ајде да одиме со конкретен пример од безхартиено работење.

На пример, добивам сметка од T-Home, кои зажал не ја праќаат електронски туку бараат да се врзеш на нивниот сајт и да ја симнеш, ја симнувам сметката и таа оди во Downloads фолдерот. Тоа е мојата работа, ништо повеќе. Понатаму чекорите опишани погоре ги презема Hazel и ја завршува работата за мене (освен плаќањето и тргање од нотесот за преземање на акција во нотес складирање на информации).

Доколку сте го користеле сервисот IFTT и Hazel ja врши истата работа: Доколку документот е  pdf и е симнат од https://moj.telekom.mk да се прати во Evernote, со соодветно име, во соодветен нотес и со соодветна ознака. Потоа избриши го документот локално од компјутерот. На сликата е прикажано подесувањето кое го користам.

Hazel автоматизација на сметка од T-Home

Внимавајте, процесов бара и одредена стандардизација како вид на име на документот, соодветен нотес, ознака на определен вид на документ… Но, има време во текот на годинава ќе зборуваме и за таквите најдобри практики.

P.S. Знам дека има слична апликација и за Windows, бидејќи прочитав некаде. Но, во моментов не можев да се потсетам бидејќи едноставно не планирам веќе никогаш да са вратам на таа опција. Едноставно побарајте на Google и сигурно ќе најдете одговор.

About Д-р Драган Шутевски

Д-р Драган Шутевски е основач и CEO на Шутевски Консалтинг и им помага на бизнисите да го проектираат патот кон успешноста. Поврзи се со Драган на Google+

Speak Your Mind

*