post

Процес на безхартиено работење

Кога веќе започнав да пишувам за безхартиено работење, би продолжил и оваа година со моите тестови и експерименти. Претходните два наслови од овој серијал можете да ги погледнете преку следниве линкови:

Додека во претходните наслови можевте да ги видите некои од првите резултати од имплементација на овој процес како и три основни процеси на овој процес, овој наслов претставува продолжување на овој серијал и навлегување во самите подпроцеси кои ги опишав.

На сликата подолу е претставен општиот процес од кој започнав со имплементација. Иако, моменталниот кој го користам е значително изменет, сепак ќе одам итеративно дел по дел со објавување на постовите од овој серијал.

Процес на безхартено работење

1. Извор на хартија

Анализирајќи ја мојата работа дојдов до заклучок дека изворот на хартија доаѓа од надвор кон мене, но исто така и јас претставувам еден вид на извор со креирање на различна хартија (најчесто со принт копчето). Затоа и како почето на овој процес претставуваат два основни извори:

  • Влезна хартија. Влезна хартија е секаков вид на хартија која пристигнува во таква форма кај мене и која на било каков начин ја процесирам (читам, одлучувам, препраќам, одговарам…). Тука се различни сметки за плаќање, фактури, рекламен материјал кој пристига по пошта, разни писма… Сета таа хартија пред да се преземе било каква следна акција оди во Inbox – место за непроцесирана влезна хартија.
  • Идеи за креирање на хартија. Освен влезната хартија која не зависи од мене дали ќе стигне или не хартијата кај мене се создаваше и поради мене, односно јас сум директен креатор на таа хартија. Како причина за појава на таа хартија се моите идеи за креирање. На пример тука претставуваа различни хартиени белешки на кои пишував во текот на работата, потоа печатење на некој пишан материјал, подготовка на извештаи, писма…

2. Клучни одлуки во процесот

Пред било што друго да преземам, утвдрив дека за да го имплементирам процесот ќе треба да донесам две клучни одлуки:

  • Мора ли да биде процесирана влезна хартија. Првото процесирање на влезната хартија го започнувам со брзо прелистување и носење на одлука дали треба нешто да сочувам за во иднина или едноставно треба да се фрли. Голем дел завршува во канта за ѓубре. На пример, небаран рекламен материјал и она што по првично прелистување не ми остава впечаток дека ќе ми треба, а нема потреба од некоја моја следна акција оди во ѓубре.
  • Мора ли да биде во хартиена форма при моите идеи за креирање на хартија. Оваа клучна одлука се однесува на мене како креатор на хартија во мојот живот. Дали треба да биде во хартиена форма? Доколку не треба подготвувам само електронска форма и продолжувам со процесирање на истата. Од друга страна доколку е неизбежно да се подготви хартиена форма (на пример фактура), тогаш се продолжува со креирање и печатење, а потоа процесирање.

3. Процесирање

Процесирање претставува важен дел од овој процес на безхартиено работење. Всушност, оваа активност се однесува на испраќање доколку треба да се испрати некаде подготвената или добиената хартија. Или пак, може да претставува преземање на некоја акција како читање, па одговарање, или пак делегирање на задачи и преземање на активности од страна на друг.

Во секој случај во овој дел од процесот, доаѓа само онаа што навистина бара процесирање.

4. Дигитализација

Кога станува збор за дигитализација мислам на подготовка на електронски висд на документ. Овој дел од процесот е важен за безхартиено работење бидејќи обезбедува се она што сме го процесирале, а тоа значи и дека ќе ни биде потребно за во иднина ќе биде соодветно администрирано и достапно кога ќе го бараме.

Од друга страна со дигитализација обезбедуваме голем дел од хартијата која не мора да биде сочувана во хартиена форма да заврши во канта за ѓубре.

5. Складирај во Evernote

Важен сегмент од процесот е да имам сигурен систем каде ќе биде складирана дигиталната верзија од хартијата која ја процесирам, но и да имам моќност за лесно наоѓање на истата.

Затоа го користам Evernote. Кога скенирам користам една наредба “Scan to Evernote” со што немам главоболки да го барам фајлот и креирам во овој момент белешка. Но, затоа подоцна на секој дигитализиран документ му додавам име, го сместувам во соодветниот нотес и му давам соодветни ознаки.

Подетално за процес на користење на Evernote заради оваа намена во некој од следните постови од овој серијал бидејќи можностите и опциите за автоматизација се огромни.

About Д-р Драган Шутевски

Д-р Драган Шутевски е основач и CEO на Шутевски Консалтинг и им помага на бизнисите да го проектираат патот кон успешноста. Поврзи се со Драган на Google+

Speak Your Mind

*