post

Следете ги работите кои ги делегирате

За да ја зголемите вашата продуктивност ќе треба да делегирате доколку сакате да завршите повеќе важни работи, и да бидете попродуктивни.

Делегирањето е процес кога едно лице пренесува некои од задачи или одговорности на друго лице.

Еден од најголемите проблеми за луѓето кога станува збор за делегирање е дека тие не се сигурни за квалитетот на извршената работа преку процесот на делегирање. Тие не се сигурни дека се ќе се заврши со соодветен квалитет и во соодветен временски период. Во таква ситуација, најбрзото и во исто време најлошото решение е одлуката да не се делегира.

Но, таквата одлука ќе ви наштети. Што можете да направите за да ја избегнете таквата ситуација?

Второто решение, што е многу подобро за вашата севкупната продуктивност е да ги следите задачите кои што сте им ги делегирале на другите.

Ајде да погледнеме некои работи што можете да ги направите.

1. Како прво ќе треба да делегирате задачи

Логично, пред да почнете со следење на задачите треба да ги пренесете на другите луѓе. Што може да делегирате?

Размислете за некои задачи на вашите “да направам” листи, кои се повторуваат, кои се лесни да се завршат и кои не бараат ваше директно влијание како еден претприемач. Започнете го процесот на делегирање со таквите задачи.

Треба да започнете од некаде, и овој процес може најдобро да се спроведе доколку започнете со вежбање на делегирањето.

2. Додате белешка во вашиот софтвер за менаџирање на задачи

Секоја задача која што ќе ја делегирате треба да биде означена во вашиот софтвер за менаџирање на задачи. Лично, јас го користам OmniFocus со кој лесно може да се закачи белешка до тие задачи. Во повеќето случаи, белешката е поврзана со Evernote, бидејќи како што објаснив претходно во мојот GTD систем ги користам Evernote и OmniFocus.

3. Информирајте го лицето кое ќе работи на делегираната адача

Следното нешто што треба да направите е да го запознаете лицето кое ќе биде одговорно за задачата. Ова е важен чекор во вашиот процес на делегирање, бидејќи доколку одговорните не се информирани правилно вие ризикувате задачата да биде лошо завршена, некомплетирана или воопшто не започната да биде комплетирана.

Што треба тие информации да содржат? Во најмала рака, ќе треба да се вклучат следниве работи:

  • Опис на задачата,
  • Очекуваните резултати и
  • Временска рамка во која задачата ќе треба да се заврши.

4. Ставете ја задачата во фолдер за чекање

Кога ќе го известите лицето кое ќе биде одговорно за комплетирање на задачата, ќе треба да започнете со процесот на следење на таа задача, за да знаете дека таа задача е нешто што е веќе делегирано. Најдобар начин да го направите ова е да се стави тоа задачи во посебен фолдер во вашиот софтвер за менаџирање на задачи кој ќе претставува листа на чекање за делегирани задачи.

 5. Додајте рокови на завршување

Јас не ја користам оваа опција за за сите задачи, бидејќи оние помалку приоритетните ми прават притисок да се одлучам да ја избришам задачата или да го избегнам користењето на алатката кога ќе започне да ми покажува премногу поминати рокови, особено кога задачите имаат различни приоритети и некои претходни подесувања почнуваат да стануваат актуелни. Но, за делегирани задачи ова е важна карактеристика, особено кога сакам да ги следам.

6. Ако е важно користи ознаки (знаменца)

Ако задачите се толку важни за да бидат завршени на време, можете да ја користите функцијата за обележување која постои во секој софтвер за управување со задачи и вообичаено е во форма на знаменца. На таков начин, лесно ќе можете да ги видите сите важни задачи кои се делегирани со еден поглед во вашиот софтвер за управување со задачи.

 

About Д-р Драган Шутевски

Д-р Драган Шутевски е основач и CEO на Шутевски Консалтинг и им помага на бизнисите да го проектираат патот кон успешноста. Поврзи се со Драган на Google+

Speak Your Mind

*