post

Kако да стандардизирате процеси во вашиот бизнис

Веројатно си го поставувате прашањето: зошто стандардизација кога можеби илјада пати на претприемач споменував дека еден бизнис функционира во крајно неизвесно опкружување?

стандардизирање на процеси

По едно вакво прашање сигурно се отвораат и други теми како да стандардизирам кога во моментот ќе имплементирам стандарди неизвесноста ќе си го направи своето и ќе доведе до нивно застарување, неприменливост или пак погрешно изведување на работата во самата компанија.

Да, прашањата можеби држат вода, сепак преку оваа епизода на претприемачки пат ќе навлезам малку во некои теми поврзани со стандардизација со што ќе ви стане појасно зошто треба да стандардизирате.

Работев со една компанија при што мојата задача како консултант беше да им помогнам во креирање на системи и процеси со пропратни процедури за да ја зголеми сопствената продуктивност, а со тоа и профитабилност. И добро како прва моја задача беше да спроведам интервјуа и снимање на состојбата со цел да видам што веќе постои, како функционира и какви се аутпутите од тие тековни системи. Кога ги разгледав бројките и кога видов што имаат забележав дека тековните системи водат до големи проблеми. Имено, иако просечната маржа на компанија обезбедува потенцијал за многу висока профитабилност сепак таа висока маржа не обезбедува профит каков што претприемачот го посакуваше. Па така, некаде над 50% маржа, или поточно беше 53% која претставува малопродажна цена минус сите трошоци за репроматеријали и работни часови за вработени носи профит од само 8%. Нормално, од евиденцијата во книгите тоа го имаше забележано и претприемачот, но јасно му беше дека тука проблемот не се веќе трошоци за репроматеријал, залихи, или пак фиксните трошоци кои постојат без разлика на обемот на работата и нивно намалување за да се обезбеди поголема профитабилност. Тука станува збор за процеси, за механика која се изведува преку тие процеси и за човечки активности во самите процеси.

Напомена: Овој наслов претставува извадок од епизодата 26 од подкастот “претприемачки пат“, за целосна содржина можете да го симнете транскриптот или пак да ја слушате епизодата преку следниов линк: “Како до стандардизирани процеси“.

Едно од првите откритија во текот на снимањето на тековната состојба беше нестандардизирано време за изработка на еден од главните производи на компанијата од кој се стекнуваат и најголемите приходи и од кој зависи опстанокот на компанијата. Па, така имаше случаи за тој ист производ, за кој се потребни истите репроматеријали кои се добиваат од истите снабдувачи еднаш да имаме потребно време за изработка од 10 дена, потоа за следната нарачка времето беше 24 денови, а за некои нарачки дури неколку месеци. Станува збор за време од самата нарачка до успешно затворање на истата со плаќање од страна на купувачот.

Сега прашањето е зошто се случува тоа? Имаме ист процес, ист репроматеријал, исти снабдувачи, исти вработени… А, едноставно времето варира. Со подолго време се зголемува и цената на работни часови, со што брзо се јаде онаа маржа од над 50%. Со подолго време некои од купувачите едноставно го откажуваат договорот, бидејќи едноставно во договорот стои за колку време купувачот ќе го има производот кај себе сосема функционален. Повторно губење на предноста на високата маржа. Тоа е еден проблем.

Друг така позабележителен проблем од 12 откриени во фазата на снимање беше и грешки во производство што пак истовремено беше и една од причините за зголемено време на реализација на нарачката. Едноставно производот не беше во согласност со стандардите за кои се плаќа од страна на купувачот. Во таков случај самиот процес на испорака води до неприфаќање од страна на купувачот, враќање повторно во погонот на доработка и преработка, спасување што може да се спаси и интегрирање на нови елементи во форма на репроматеријал. Тоа едноставно повторно значи јадење на тековната супер маржа која ја има компанијата како потенцијал. Едноставно забележав дека околу 23% од маржата оди за набавка на дополнителен репроматеријал заради исправање на погрешно производен производ. Сето тоа води до катастрофални резултати иако потенцијалот е голем. Да не зборуваме за изгубени купувачи, кои веќе никогаш не би сакале да имаат работа со компанијата повторно.

Најголемите проблеми на оваа компанија доаѓаат заради непостоење на квалитетни системи со соодветни стандардни процедури кои ќе обезбедат високо продуктивно завршување на работата постојано.

Е, сега кога станува збор за неизвесноста единствено најнеизвесни се снабдувачите кои може да доцнат во испорака, квалитетот да не биде како што треба или нешто друго што е надвор од можноста на компанијата сама да го изменаџира онака како што треба. Но, се друго останато како доцнење во производство, променлива продуктивност на вработените, застој на опремата, квалитет на самата работа и слично може да се менаџира директно само во компанијата. Ова не значи дека не треба да се работи на обезбедување на стабилни процеси кога станува збор за набавка на репроматеријал или доцнење во испорака од страна на снабдувачите, но значи дека ќе треба да се вклучат и снабдувачите во еден посилен процес кој ќе обезбеди подобра стабилност на самата испорака и предвидливост.

Сега, за реализација на целите на компанијата, потребно е да постојат системи кои ќе поддржат постојано изведување на работата со највисок можен квалитет. Тие системи се составени од различни подсистеми или процеси преку кои се реализира самата работа. А, пак тие процеси се составени од стандардизирани активности кои треба да се изведат и стандардизирани резултати на тие активости.

Ајде да го земеме како пример системот за селекција на кадри и обезбедување на тим со соодветни вештини и знаење, што може да биде дел од секторот или одделение за човечки ресурси. Тој систем ќе биде составен од:

  • Процес за привлекување на кадри при што секогаш ќе имаме можност да вработиме квалитетна работна сила.
  • Потоа, процес за евалуација на привлечени кадри при што ќе обезбедиме да немаме погрешни вработувања  за што ќе се каеме во иднина.
  • Потоа, процес за селекција или избор на најсоодветни кадри кој ќе обезбеди дека секој ќе биде рангиран согласно вистинските способности или вистинскиот потенцијал кој го има за потребите на нашата компанија.
  • Потоа, не знам, процес за вработување кој ќе обезбеди брза и ефикасна формализација за вработување на избраните и
  • На пример, процес за обука на новопримени кадри за да обезбедиме брзо вклопување на новопримените во самата работа на компанијата.

Значи еден систем има повеќе процеси и секој од тие процеси опредлена цел, но и за да функционира мора да има повеќе процедури кои се изведуваат за да се добие онаков излез од процесот каков што е потребен заради реализација прво на целите на самиот систем, а потоа и на целите на компанијата. Така на пример процесот на евалуација на веќе привлечени потенцијални кадри за компанијата може да биде составен од следниве процедури:

  • Стандардна процедура за анализа на претходно искуство на индивидуалците со што ќе се добие определена слика за соодветни вештини кои може да ги има потенцијалниот вработен.
  • Потоа, стандардна процедура за тестирање на индивидуалците со што ќе се провери способноста на потенцијалниот вработен. Овие тестирања може да бидат преку стандардизирани тестови или стандаризирано практично изведување на некоја работа.
  • Потоа, не знам, стандардна процедура за интервјуирање на индивидуалците со што дополнително ќе се навлезе во нивните способности.
  • Па, стандардна процедура за контактирање на претходни работодавачи на индивидуалците со што ќе се осигураме дека не постојат некои проблематични однесувања на истите и
  • Да кажеме стандардна процедура за оценување и рангирање на потенцијалните кадри со што ќе добиеме листа со потенцијални приоритетни вработувања во нашата компанија.

Значи секоја од процедурите иако може да биде збир од различни активности ќе претставува определен вид на стандард кој се користи во вашата компанија. Ваквите стандардни процедури ќе содржат цели на процедурата, резултат или аутпут на процедурата, стандардни активности и очекувања од тие активности, мерки кои треба да се следат и кои ќе кажат дали процедурата е спроведена како што треба, како и одговорни лица за спроведување на процедурата. Процедурата може да содржи и прилози на скици, слики, видео материјали за тоа како може да спроведе истата.

Забележувате колку на ваков начин се олеснува работата на оној кој е задолжен за спроведување на работата. Сега тука зборував за стандардни процедури кој претставува еден вид на стандарди во една компанија. Освен овие стандарди треба да постојат и стандарди кои ќе обезбедат квалитет кој всушност ги отсликува очекувањата на купувачите како на пример функционалност, боја, форма, површина, брзина итн. Од овие стандарди кои произлегуваат од очекувањата на купувачите лесно се изведуваат и стандарди со кои ќе се дефинира и квалитетот на репроматеријалот и квалитетот на снабдувачите. Од друга страна, за реализација на стандарди за квалитет сите стандардни процедури мора да дадат свој придонес, што значи дека процедурите ќе зависат од стандардите за квалитет. Тука може да се опфатат и безбедносните стандарди, односно стандарди кои обезбедуваат безбедност при работа и еколошки стандарди.

Освен овие видови на стандарди се користат и спецификации кои претставуваат посебен вид на стандард и обезбедуваат технички информации за правилна работа со специфична опрема како што се методи на процесирање како заварување, отсечување, стругање и слично, потоа димензии и толеранции, температура, притисок, време итн. Но, тоа е една сосема друга тема.

About Д-р Драган Шутевски

Д-р Драган Шутевски е основач и CEO на Шутевски Консалтинг и им помага на бизнисите да го проектираат патот кон успешноста. Поврзи се со Драган на Google+

Speak Your Mind

*