post

Алатки за тимска работа

Пред некој ден на претприемач имавме гостински пост кој се однесуваше на тимска работа и тимска ефективност при што главен акцент беше ставен на улогата на менџерот во градење и управување на тимови. Во овој пост би сакал да наведам неколку алатки кои денес може да се користат со цел да ја поттикнат тимската комуникација помеѓу членовите на тимот без потреба од постојани очи во очи состаноци.

Некои сигурно досега сум ги споменал на претприемач, но би сакал повторно да ги наведам бидејќи навистина претставуват моќни алатки во рацете на еден претприемач во ова време каде комуникација и соработка во тимот како и со клиенти е важен фактор за успешноста.

1. Skype

Skype - Алатка за комуникација

Skype – Алатка за комуникација

Skype е алатка која навистина го измени телекомуникацискиот свет. Со гласовни и видео повици, како и чет системот, трансфер на фајлови и конференциски повици Skype стана алатка која мора да се поседува и користи од страна на претприемачите. Големиот број на бесплатни сервиси може да ги намалат бизнис трошоците. Едноставен е за користење.

2. Google Groups

Google Groups - Алатка за соработка

Google Groups – Алатка за соработка

Веќе во некои од претходните постови пишував за Google Groups, кој сметам дека може доста креативно да се користи во бизнис цели. Може да се користи за работа на различни проекти од повеќе луѓе каде ќе се споделуваат идеи, коментари и предлози. Може да се користи за информирање на вработени или група на потрошувачи за разни бизнис новости.

3. Google Docs

Google Docs - Алатка за соработка

Google Docs – Алатка за соработка

Google Docs во подобрена верзија се чини дека повеќе внимание дава на соработка помеѓу група на луѓе. Сега истовремено може повеќе соработници да работат на еден документ без разлика дали е табела, текст или некоја презентација. Доколку имате интернет, немате средства за лиценцирање на MS Office ќе претставува доследна бесплатна замена за Вашите бизнис решенија и во некои случаи дури и подобра.

4. Dropbox

Dropbox - Алатка за соработка

Dropbox – Алатка за соработка

Dropbox се додека не почнав да го користам не ја гледав ползата од него. Но, како место за сигурно чување на различни документи претставува солидно средство за еден бизнис. Бесплатната верзија е ограничена до 2 GB простор. Она што најмногу ми се допадна е што успеав една апликација во MS Access да ја сместам онлајн така да секогаш имам пристап до базата на податоци од таа апликација.

5. Google Wave

Google Wave - Алатка за соработка

Google Wave – Алатка за соработка

Иако последна за мене претставува најважна алатка во моментов без која не можам да го замислам работниот ден. Дури се прашувам како сум можел да функционирам без Wave. Интересно е што оваа алатка од поединци можеби е најнапаѓана како нешто безвредно. Но, сигурен сум дека не ги почувствувале придобивките и можностите од користење. На претприемач веќе пишував во постот Комуникација и продуктивност кога започнав да ја користам. Продолжив и на секој на кој што сум му објаснил како да ја користи веднш станува секојдневен корисник на оваа алатка. Најчесто ја користам за соработка на различните проекти во кои сум вклучен како и за комуникација и размена на идеи со клиентите.

Најголемиот проблем што веднаш не може да се забележи корисноста од Google Wave е што не се работи во група на луѓе. Сам човек, безвреден Wave.

post

Страв од неуспех

Испорака

Испорачувај!

Во природата на човекот е да стравува. Најверојатно еволуцијата и историјата не научиле така! Но преголемиот страв од неуспех, од грешка претставува огромна сопирачка за секој претприемач.
Оваа сопирачка не спречува да испорачуваме вредност. Не спречува да бидеме тоа што сакаме да бидеме и што можеби сме!
Сигурно сте се нашле во позиција да завршите нешто а да не го испорачате односно да го одложите испорачувањето! Дали сте напишале одговор на писмо и да го зачувате за уште некоја проверка? Дали сте направиле анализа но не сте ја испорачале на шефот на потпис заради страв од грешка? Дали сте дизајнирале некој производ или услуга и не ја испорачувате заради тоа што стравувате како пазарот ќе ги прими?
Честопати се фаќам самиот себеси како ја одложувам испораката! Имам подготвено неколку проекти кои ги оставам за утре заради завршување на секојдневни тековни активности. Така само одложувам со испорака.
Треба да бидеме послободни во испораката! Гршките се нормални и едноставно можеме да научиме за наредните испораки да бидат подобри.

post

Технологија и промена на навики – Kindle

Досега веќе скоро 10 години купувам книги од Amazon. Искуството започна некаде 2000-2001 година и се сеќавам на првата нарачка кога ми беше страв да внесам кредитна картичка, но ја внесов. Потоа секој ден нервозно проверував каде се наоѓа мојата пратка со книги, па незнам сега е испорачана сега е на аеродром во САД, сега е на аеродром во Германија се додека по 2-3 недели не стигнаа книгите. Наредните нарачки веќе не постоеше страв.

Но, она што сега сакам да го покажам е моето чувство дека пред вратата ни стојат многу промени во оваа поле. Знаење е дел од вториот слој за успех на еден претприемач. Еден начин на постојано зголемување на знаење претставува и читање на книги од Вашето бизнис подрачје и нормално претприемништвото.

Веќе подолго време се мислев за купување на Kindle преку кој би можел да ги читам и нарачувам книгите, но не знаев какво е чувството и сеуште се двоумам за тоа. Па затоа еден ден едноставно направив обид преку нивната апликација за iPhone да видам како функционира и дали ќе бидат задоволени моите потреби при читање на една книга. Така првин симнав неколку книги во вид на примерок за да видам дали книгата е тоа што го барам и едноставно да проверам дали задоволството ќе биде ОК. Откако симнав три такви книги се одлучив едната да ја купам. Ова мое искуство веднаш го споделував на Twitter. Па еве што напишав во тој момент:

Мислам дека конечно ќе кажам збогум на нарачка на книги по пошта. Kindle for iPhone ги оправда моите очекувања.Првата книга ја купив.#iPhoneless than a minute ago via HootSuite

Предности на користење на Kindle

Потоа нормално откако веќе ја имав првата книга, а таа беше Making Ideas Happen од Scott Belsky за која што ќе следува еден преглед набргу бидејќи сум при крај со завршување, започнав со утвдрување на некои предности. Па така предност 1 за која напишав на Twitter беше следнава:

Kindle iPhone Предност 1: Не чекам 2-3 недели за да ги добијам и секако заштедувам на цена и деливери! #iPhoneless than a minute ago via HootSuite

Да, првото што ми се допадна што веднаш по плаќањето можев да започнам со читање. Едно нешто треба да го има во предвид секој претприемач е кога купувачот купува нешто, кај него постои возбудување и кревање на адреналинот за што побргу да го користи тоа нешто. Затоа времето од купување до конечно користењ е многу значајно и треба да се наоѓа начин на намалување.

Како предност број 2 ја напишав следнава:

Kindle iPhone Предност 2:Me изненади лесната читкост на книгата и страници но со iPad или kindle ќе биде уште подобро чувството #iPhoneless than a minute ago via HootSuite


Мислев дека ќе има проблем со читање, но навистина бев изненаден како на телефонот книгата беше лесно читлива. Еве некои слики:

Читливост на книгата преку телефонот

Читливост на книгата преку телефонот

И последната предност која ја твитнав е следнава:

Kindle iPhone Предност 3: Можност за симнување на sample примерок пред конечна одлука за купување! #iPhoneless than a minute ago via HootSuite

Ова на одреден начин дава можност да ја прелистаме книгата во скратена верзија за да се одлучиме дали ќе ја купиме или не.

Симнување на примерок пред одлука

Симнување на примерок пред одлука

Како дополнителни елементи кои ми се допаднаа беше и можноста за прилагодување на изгледот при читање како промена на боја на позадина и големина на букви.

Прилагодување на фонтот и позадината

Прилагодување на фонтот и позадината

И нешто што можеби најмногу ми се допаѓа е еден вид на социјализација и споделување при читање. Кога нешто ќе подвлечам во книгата преку нејзино Kindle издание се ажурира во мои забелешки и ознаки.

Забелешки и потцртувања

Забелешки и потцртувања

И секако во состав на ова секој кој го чита Kindle изданието на оваа книга и означи или подвлече нешто се прикажува во делот популарни ознаки. Токму затоа и сметам дека ваквото читање на книги едноставно те наведува да видиш што се допаѓа на некој друг и можеби да се навратиш на нешто што не си го прочитал со доволна концентрација. Ова го нема кај хардкопи книгите – едноставно е невозможно.

Што е најпопуларно во книгата

Што е најпопуларно во книгата

Знам дека многумина сметаат дека не може електронските изданија на книги да ги заменат хардкопи изданија. Но сепак ова е само почеток за она што следува и едноставно мене ми се допадна бидејќи имам помалку трошоци (околу 10-тина долари за транспорт и неколку долари за електронско издание) и заради горенаведените предности кои ги давам.

post

Портфолио приод за менаџирање на потрошувачи

Портфолио приод за менаџирање на потрошувачи претставува една навистина квалитетна алатка во процесот на менаџирање на Вашите потрошувачи и секако соодветна алокација на Вашите ресурси кон оние вистинските потрошувачи. Оваа тема е навистина доста широка и може да користи различни научни и практични аспекти за приодот кој еден бизнис или еден претприемач може да го изберете. Тука ќе презентираме еден портфолио модел кој сепак Вие самите ќе си одлучите како ќе го користите, но се надевам дека ќе ви даде идеја за примена во Вашиот сопствен бизнис.

Досега на претприемач опфативме неколку написи во однос на потрошувачите, нивната сегментација и користењето на бизнис ресурсите врз основа на тие информации од сегментацијата и вредноста на потрошувачите. Еден од тие постови беше и RFM формула за сегментација на потрошувачи.

Вредност на потрошувачите

Целта на овој приод како и на повеќето приоди кои се користат при сегментација на потрошувачите е да се определи вредноста на секој потрошувач и истите да се групираат соодветно на таа вредност.

Како и се друго останато во бизнисот така и потрошувачите имаат една една вредност. Еден финансер кога гледате во еден бизнис гледа низ актива и пасива. Тоа се елементи кои се изразуваат во парични единици. Но, во таа актива воопшто не се содржани потрошувачите кои сепак претставуваат еден имот за секој бизнис. Имот кој можеби претставува имот со најголема вредност за еден бизнис, бидејќи без потрошувачи нема ни бизнис, нема ни претприемач.

Секој имот во Вашиот бизнис има сегашна вредност, но има и некоја идна вредност (зголемена или намалена), па така и потрошувачите како еден имот може да имаат сегашна и идна (потенцијална) вредност. На пример, сегашна вредност може да биде:

  • Износ на месечен приход.
  • Износ на годишен приход.
  • Кумулативен приход до денес.
  • Месечен профит.
  • Кумулативен профит.
  • Годишен профит.
  • Кумулативен износ на продадени парчиња, килограми, тони…

Забележувате дека може да постојат различни начини преку кои еден бизнис може да ја пресмета сегашната вредност на еден купувач. За разлика од сегашната вредност, потенцијалната вредност може да бидат истите фактори само определени за еден иден период на време. На пример, сегашен кумулативен профит од овој потрошувач е збир на профит од сите продажби до денешен ден, додека потенцијалната вредност ќе биде збир на профит до денешен ден плус збир на профит во идната година.

Портфолио на вредноста на потрошувачите

Доколку овие вредности во вид на сегашна и идна (потенцијална) вредност на потрошувачите ги поставиме во еден квадрант ќе го добиеме портфолио на вредноста на потрошувачите како на сликата подолу.

Портфолио на вредноста на потрошувачите

Портфолио на вредноста на потрошувачите

Забележувате дека имаме 4 групи на потрошувачи:

  1. Потрошувачи кои имаaт слаба сегашна и слаба потенцијална вредност. Оваа група на потрошуваче се оние потрошувачи кои само еднаш купиле и веќе ги нема. Иако не можеме да кажеме дека еден бизнис нема корист од вакви потрошувачи сепак не треба да се трошат премногу ресурси заради раст на нивниот потенцијал. Најверојатно вие веќе сте потрошиле пари преку различни маркетинг кампањи за тие да дојдат да купат нешто или пак да нарачаат преку веб страната нешто, но тука завршува животниот циклус на еден потрошувач за Вашиот бизнис. Затоа едноставно заборавете ги.
  2. Потрошувачи кои имаaт слаба сегашна и висока потенцијална вредност. Ова се новостекнати потрошувачи. Бидејќи сеуште се нови имаат слаба сегашна вредност поради недостаток на историја со Вашиот бизнис. Но, затоа имаат висока потенцијална вредност и заради тоа Вашиот бизнис ќе мора да се насочи на зголемување на овие потрошувачи како и соодветно одржување во натамошниот процес од животниот циклус на еден потрошувач за Вашиот бизнис. Доколку на вистинскиот начин се менаџираат овие потрошувачи тие ќе станат дел од десниот горен квадрант.
  3. Потрошувачи кои имаaт висока сегашна и слаба потенцијална вредност. Ова се потрошувачи кои имаат одлична историја со Вашиот бизнис, но заради некоја причина потенцијалната вредност им е намалена. Затоа за ова група е потребно да се дизајнираат специјализирани програми за задржување на потрошувачите како би им ја зголемиле и потенцијалната вредност.
  4. Потрошувачи кои имаaт висока сегашна и висока потенцијална вредност. Ова се најважната движечка сила за секој бизнис. Овие потрошувачи го генерираат најголемиот приход за Вашиот бизнис и ќе продолжат да го генерираат. Потребно е да се задржат овие потрошувачи и да им се обрне соодветно внимание за да останат во оваа група.
post

Мултитаскинг – Паралелно на повеќе задачи

Мултитаскинг во претприемништвото

Мултитаскинг во претприемништвото

Мултитаскинг е една од најпосакуваните опции на секој корисник на iPhone која што со последната верзија на оперативен систем ќе биде овозможена. Сите бараме мултитаскинг опции бидејќи сметаме дека ќе завршиме повеќе работа. Па така може да ни се случи во исто време да разговараме на телефон и да проверуваме дали имаме добиено e-mail или пак што се случува на Twitter. Сигурно повеќето од вас сте се нашле во состојба на започнување на неколку проекти, задачи, работни активности истовремено барајќи ја Вашата во тој момент најпродуктивна стратегија за остварувања. Повеќе за ова можете да прочитате во работи на еден проект се до финиш.

На пример во овој момент додека го пишувам ова во неколку наврати проверувам е-mail, во неколку наврати ќе ми влетаат нови идеи, само што завршив разговор на мобилен и погледнав во вториот PC за втората e-mail адреса (ова го пишувам на лап топ).

Дали мултитаскингот е добра претприемничка особина?

Можеби изгледа како добра особина, бидејќи сметаме дека сме многу способни и изведуваме повеќе активности истовремено со помош на мултитаскингот. Но, што се случува со нашиот фокус и концентрација кон она што го работиме. Секако дека опаѓа.

Да земеме еден пример со едноставни две задачи: разговор на телефон и проверка на e-mail.

Навистина едноставни задачи гледано од физичка перспектива. Со едната рака го држам телефонот, а со другата глувчето со кое го притиснувам Send/Receive копчето. Но, што се случува од перспектива на нашиот ум? Се би било ОК доколку во тој момент не добиеме e-mail. Но, доколку добиеме e-mail, нашето внимание ќе биде привлечено и веднаш ќе започнеме да го читаме. Како започнуваме да читаме нашата концентрација и фокус кон обработка на информации примени преку сетилото за слух (од телефон) ќе се намалува. Доколку се фокусираме кон слушање на звукот од телефонот не можеме да го исчитаме примениот e-mail. Па затоа слободно може да го напишам следново:

Зголемен мултитаскинг = намален фокусот и концентрацијата кон поединечната задача на која работиме.

Квалитетот на една завршена задача зависи од тоа колку сме фокусирани и концентрирани за нејзино завршување. Тоа значи дека намален фокус и концентрација кон поединечната задача доведува до намалување на квалитетот на завршената задача. Доколку заменам во равенството погоре ќе го добијам следново:

Зголемен мултитаскинг = намален квалитетот на завршената задача.

Од ова мое кратко образложение може да се заклучи дека не може да се смета дека мултитаскингот претставува квалитетна претприемничка особина.

Кои се причините за мултитаскинг?

Мултитаскингот може да биде предизвикан од разни причини. Едни се поради тоа што ние сакаме да работиме така додека други се поради некои надворешни фактори кои влијаат на нас. Но, првин би тргнал од тоа да се проверите дали Вие сте мултитаскинг ориентиран индивидуалец. Одговорете на следниве прашања со Да или Не.

  • Кога сурфате на интернет имате отворено повеќе јазичиња одеднаш?
  • Кога работите нешто на компјутерот често кликнувате на Send/Receive копчето за e-mail?
  • Работите во работна околина во која што постојат лесни пореметувања на концентрацијата?
  • Кога разговарате со некој очи во очи често пати ви се случува мислата да ви отиде на други проблеми?
  • Кога разговарате со некој очи во очи често пати ви се случува да слушате други разговори и да се уфрлувате во истите?

Доколку на повеќето од прашањата одговорите со Да тогаш постои веројатност дека Вие го применувате принципот на мултитаскинг.

Како најважни причини за мултитаскинг би ги издвојил следниве:

  • Работа на здодевни проекти или задачи. Секогаш кога работите нешто и тоа ве прави да се чувствувате здодевно ќе барате нешто што ќе ви ја намали здодевноста.
  • Постојани пореметување на редовните текови за активности. Доколку имате околина на постојани пореметувања ќе се доведете во состојба на мултитаскинг. На пример доколку e-mail клиентот ви е вклучен постојано ќе ви се појавува знак дека сте примиле нов e-mal.
  • Мислење дека така сте поефикасни и поефективни. Ова е едно мислење кое се чини оправдано иако во повеќе случаи не е. За ова пишував во работи на еден проект се до финиш.

Како да го избегнете мултитаскингот?

За крај би дал некои препораки кои може да помогнат во намалување на овие навики и воедно зголемување на квалитетот на завршените задачи.

  • Подели го денот на важни и неважни активности. Неважните остави ги за крај и сите можни пореметувања кои може да се појават за неважни активности исклучи ги. На пример, проверка на e-mail е доволна еднаш дневно па затоа исклучи го e-mail клиентот се додека не дојде периодот за таа активност.
  • Подобри ја сопствената концентрација. Концентрирај се на една задача во одреден временски период.
post

Се зависи од тоа како ги гледаме работите околу нас!

Можеме да смениме како ги гледаме работите

Можеме да го видиме успехот доколку нашиот мозок го ставиме состојба на креативност. Пред некоја недела во сабота беше навистина врнежливо, и иако беше сабота за која сите очекуваме да биде добро времето особено во овој период од годината сепак беше врнежливо. Но, не мора да биде толку црно прикажан еден таков ден. Ние можеме и сме способни да додадеме боја во нашиот живот во еден таков ден.

Тој ден бев во продавницата на мојата сопруга и гледавме преку прозорецот во улицата низ која имаше река и луѓе кои се обидуваа да се задскријат од дождот. Во исто време, мојата сопруга рече ужасен ден, а јас романтичен ден. Тоа е ист ден, гледан од иста или слична позиција и презентиран од две различни лица на два различни начини.

Огромна е разликата во значењето на двата описа – ужасно и романтично. Во тој ден јас видов романтика за двајца кои се сакаат, додека мојата сопруга гледаше низ бизнис перспектива бидејќи потенцијалните потрошувачи се затвораат дома и нема да влезат во продавницата.

Ова е поради фактот што нашиот мозок создава одредени слики за се она што се наоѓа околу нас. Тие слики се единствено наши уникатни слики. Ние навистина гледаме исти работи, но сликите во нашите мозоци се различни.

Кога и ја објаснив мојата слика на мојата сопруга тоа веднаш креираше насмевка на нејзиното лице. Понекогаш се стремиме да ги гледаме работите само од една перспектива и поради тоа и страдаме. Но, доколку имаме позитивни луѓе околу нас, ќе можеме да ја смениме нашата интерна слика и да го тргнеме изразот на страдање од нашето лице.

Пред да тргнам со оние неколку работи кои ми паднаа на ум за оваа проблематика би сакал да се навратам на еден напис од пред повеќе од една година на претприемач: Избегнување на негативците каде го образложував овој проблем од поинаква перспектива. За овој напис ме потсети еден претприемач пред некој месец дека му се допаднал и дека навистина се чувствува дека живее во една таква средина.

Но да продолжам со она што е заедничко за оваа тема:

1. Постои тенденција да ги гледаме работите во негатива.

Како претприемач вие веројатно ќе менаџирате повеќе или помалку вработени. Кај нив ќе постои негирање и негативност за одредени предлози. Вашата работа ќе биде да им објасните и да овозможите таа иста работа да биде гледана исто од сите.

2. Различни луѓе креираат различна слика за иста работа.

Мора да знаете дека различни вработени истата работа ќе ја гледаат различно. Тука не станува збор за негативноста, туку за диференцијација во идеите кои може да бидат корисни. Како што зборував за различни слики во нашите мозоци, постојат различни идеи во секоја од тие слики. Затоа би било корисно претприемачот да погледне во секоја од тие брилијантни идеи и да ги инкорпорира во предметот за кој што станува збор.

3. Мора да бидеме попозитивни.

Доколку сме попозитивни, ќе се чувствуваме многу подобро, а тоа ќе не енергизира за да извршуваме повеќе и повеќе работа. Но, не станува збор само за нас, нашата позитивна енергија и позитивното размислување ќе ги енергизира и луѓето околу нас и целата наша работна и неработна околина. Во едно такво место слободно можеме да очекуваме поголема продуктивност, поголема соработка и поголем квалитет на завршената работа.

4. Треба да ги споделуваме нашите позитивни слики со луѓето околу нас.

Доколку имате поубава слика во вашиот мозок, подобро е да ја споделите таа слика со оние околу вас. Каква би била користа на Вашата позитивност, доколку не ја споделите и ја подобрите Вашата работна околина? Како што јас успеав да извлечам насмевка на лицето на мојата сопруга во околина која и не изгледаше баш перфектно, зошто да не се обидеме да им помогнеме на нашите пријатели, колеги, вработени да се чувствуваат многу подобро во ситуација во која се чувствуваат ужасно.

Се е околу тоа како ги гледаме работите околу нас. Понекогаш ќе гледаме убави слики, а понекогаш нашата околина ќе гледа поубави слики од нас. Како и да е, доколку тие подобри слики ги споделуваме меѓусебно, ќе успееме да гледаме еден прекрасен свет околу нас, свет кој ние го креиравме.

post

Бизнис Капацитет – Секогаш мора да биде земен во предвид!

Кога сме во процес на бизнис планирање ние планираме што треба да изведеме, спроведеме, превземеме во иднина за нашиот бизнис. Ова изведување, спроведување, превземање ќе биде од страна на бизнисот. А бизнисот го сочинуваат:

  • Вие – претприемач (биолошки систем),
  • Вашите вработени (биолошки систем),
  • Технологијата (технички систем) и

Капацитет - Значајна алка во процес на бизнис планирање

Но, при тој процес на бизнис планирање, дали сте ги зеле во предвид капацитетите на бизнисот. Кога велам капацитети на бизнисот мислам на Вашите капацитети, капацитетите на Вашите вработени и капацитетите на Вашата технологија.

Ние можеби ќе сакаме да произведеме 100.000 парчиња од нашиот производ годишно, но нашата технологија ни дозволува само 50.000 парчиња годишен капацитет. Затоа секогаш во процесот на бизнис планирање морате да го имате во предвид капацитетот. Тоа значи, дека ќе треба да се навраќате неколкупати во процесот на планирање за да ги усогласите капацитетите со потребите и очекувањата од Вашиот бизнис.

Што претставува капацитет?

Капацитет едноставно претставува износ на работа која може да биде завршена во одреден временски период или пак способноста или можноста на еден вработен, машина, одделение, погон, сектор, организација да го произведе излезот во одреден временски период. На пример,

  • Еден вработен може да напише на компјутер една страна за 10 минути. Капацитетот е 1 страна/10 минути, или пак 6 страни/1 час, или пак 48 страни/1 ден.
  • Една дупчалка може да издупчи 20 дупки со дијаметар од 10 мм во лим со дебелина од 15 мм за 5 минути. Капацитетот е 20 дупки/5 минути, или пак 240 дупки/1 час, или пак 1920 дупки/1 ден… 10 дупки претставуваат излез на еден производ од таа машина, а тоа значи дека оваа машина има капацитет од 192 парчиња на ден.

Како што забележувате тука не ги земам некои фактори кои само би го намалиле капацитетот, како на пример, биолошки потреби на вработени, одржување на машината…

Она што сакам да го кажам тука е дека капацитетот едноставно претставува количина на излез од еден систем во единица на време.

Треба да напоменам дека различни системи ќе имаат различни капацитети, па дури и во склоп на еден ист систем на пример биолошкиот различни луѓе ќе имаат различни капацитетети. Тоа го наведов и во написот Повеќе работа не значи и повеќе завршена работа.

Два значајни вида на капацитети

Кога се наоѓаме во процес на бизнис планирање ќе треба да размислуваме за два вида на капацитети:

  • Достапни капацитети. Капацитети кои ги имаме во моментов и кои претставуваат нашата реална можност.
  • Потребни капацитети. Капацитети кои се потребни за одреден временски период. Ова се капацитети кои би било пожелно да ги имаме во иднина.

Вашата задача во процесот на бизнис планирање е секогаш да ги споредувате овие два вида на капацитети и да извлечете заклучок во вид на идни активности за зголемување на капацитетите. Логично, бидејќи процесот на бизнис планирање треба да овозможи подобрување на бизнисот во иднина, односно на крајот на периодот на бизнис планот нашиот бизнис треба да биде подобар од денот кога сме го започнале процесот.

Дополнување на Работи на еден проект

Во написот Работи на еден проект се до финиш дадов еден пример за работа на два проекта истовремено и како втора опција e да се работи на еден се до завршување и потоа да се започне со вториот. Во ова проблематика како дел од проектен менаџмент повторно голема улога одигрува капацитетот на бизнисот.

Со соодветно зголемување на капацитетот преку дополнителни вработени, купување на дополнителна опрема или едноставно со изведување на аутсурсинг за дел од активностите на двата проекти ќе можеме да ја постигнеме целта за побрзо завршување на двата проект на кои ќе работиме истовремено. Од друга страна ако повторно го земеме готовинскиот тек во овој приказ ова зголемување на капацитетите неминовно ќе доведе и до зголемување на трошоците за изведување на проектите.

post

Што е она што ја прави To-Do листата ефикасна?

Отсекогаш барам начин како да бидам попродуктивен – да завршам повеќе работа за пократок временски период. Кога имав менаџерска функција пред неколку години, налетав на еден проблем. Проблемот беше што не можев да следам што се треба јас да завршам и што се требаше мојот тим да работи. Дневно се среќававме со 100-тици можни задачи и плус 100-тици идеи за нови задачи кои ми доаѓа во мозокот заради подобрување на Одделението кое го водев. Првото решение на проблемот ми беше имплементација на еден формулар кој требаше да кружи и да ја содржи евиденцијата на она што е сработено од кого и што треба сеуште да се сработи. Тој формулар содржеше и приоритети.

Но, повторно бев затрупан со хартија. Затоа следен чекор ми беше да го автоматизирам процесот. Направив едноставно програмче со база на податоци во MS Access кое ја водеше целата евиденција за мене. Бидејќи мрежно бевме поврзани можев да следaм која задача до каде, кој доцни, зошто доцни, што е завршено итн. Но, она што најмногу ми се допаѓаше беше што по активирање на апликацијата од страна на секој вработен му се јавуваше порака дека имаат толку и толку незавршени задачи за кои рокот изминал. Мислам дека тоа програмче сеуште е во функција и ден денес.

Што претставува To-Do Листа

To-Do листа едноставно претставува листа на задачи или листа на потребни активности кои треба да ги завршиме во одреден временски период. Таа може да претставува и како потсетник за нешто што треба да направиме денес, или утре или пак за една недела.

Тоа е една жива листа која треба постојано да се ажурира. Старите завршени активности се прецртуват, се додаваат нови. Една To-Do листа за еден претприемач не смее никогаш да се остави празна. Барем не смееме да си дозволиме во неа да немаме нови идеи, кои една по една ќе ги реализираме во бизнис целите.

Што претставува ефикасна То-Do Листа?

Кога велам во насловот „ефикасна“ мислам и на ефикасна и на ефективна To-Do листа. Тоа значи To-Do листата да ги содржи вистинските работи кои треба да ги завршиме и тоа на оној единствен вистински начин. Сега, кои се вистинските работи на вистински начин?

  • Вистинските работи се активности кои имаат приоритет во завршување.
  • Вистински начин е да ги завршиме во предвидениот рок.

Пред неколку месеци ја пробав бесплатната верзија, а потоа ја купив и онаа верзија без ограничување iPhone апликацијата која е наречена Awesome Note која ја избрав по пробување на повеќе апликации. Но, се чини дека оваа во глобала ги задоволи моите потреби. Како некои карактеристики би ги издвоил:

1. Постојано кога ќе го вклучам мобилниот гледам дали имам незавршени работи.

Потсетување за незавршени работи

Ова всушност ми врши притисок да отворам и да видам што сум забележал за денес. А имам забележувнaо идеи и задачи од пред еден месец. Идеално е да немам ништо но не е така. Затоа, ќе си ги засукам ракавите и ќе се обидам барем нешто да елиминирам од листата.

2. Класификација во фолдери

Со помош на апликацијата бележам различни задачи, идеи, активности. Затоа и можноста да ги класифицирам во различни фолдери истите како би останал поорганизиран навистина ми претставува една вредност.

Фолдери во Awesome Note

Фолдери во Awesome Note

3. Можност за толку посакуваното X

Прецртување на она што е завршено

Она што ме прави среќен е кога ќе прецртам некоја од задачите и веќе нема да ми се брои. Токму тоа е она што ме поттикнува да продолжам да ја користам To-Do листата. Тоа е онаа единствена движечка сила која ме тера да одам напред. Инаку, една ваква листа доколку не се користи, тогаш е бесцелна. А, дижечка сила мора секогаш да постои доколку сакаме да останеме на патот кој сме го испланирале.

4. Синхронизација со Google Docs и Evernote

И како последна карактеристика која би ја издвоил е синхронизација со Google Docs и Evernote. Ова значи дека онлајн календарот на Google ќе ми биде ажуриран со нови забелешки и активности како и Evernote кој го користам за организација на идеи и собирање на различни материјали од веб.

post

Работи на еден проект се до финиш!

Како шеста препорака во написот Како да постигнете се што ќе посакате во 2010 година беше примена на вистински проектен менаџмент. Една честа грешка која ја правиме е што работиме на повеќе проекти одеднаш сакајќи да завршиме повеќе проекти во пократок временски период. Тоа не е точно, дека на таков начин ќе бидеме попродуктивни и ќе завршиме повеќе проекти за пократок временски период. Во тој напис како препорака ја дадов следнава:

Едноставна препорака кога станува збор за проектен менаџмент е да се насочите на завршување на еден проект пред да почнете со друг. Ова се однесува на внатрешни проекти во Вашиот бизнис. Доколку започнете неколку проекти одеднаш ќе го одложите завршувањето на сите започнати проекти што нема да биде корисно за Вас како претприемач и Вашиот бизнис.

Со реална проценка на потребното време и реална имплементација на проектниот менаџмент еден проект ќе го завршиме токму за тоа време кое го имаме определено со истите ресурси.

Значи ако за еден проект ни се потребни 3 месеци за негово завршување со исти ресурси и за вториот проект доколку ни се потребни 3 месеци не можеме да кажеме дека ако одеднаш работиме на двата ќе успееме да ги завршиме побргу. Ова е поради фактот што ресурсите ни се исти и за да работиме на вториот нормално е дека ќе имаме застој во првиот. Па така на ваков начин ќе ги завршиме двата за 6 месеци и во случај на паралелно работење и во случај на финиширање на првиот па започнување на вториот. Графикот за двата начина на работа е даден подолу.

Два начина на работа на два проекти

Проектен менаџмент - Два приода!

Она што се забележува од сликата е дека:

  • Глобално гледано двата проекта ги завршуваме за 6 месеци и во двата случаја.
  • Имаме одложување на првиот проект за 2 месеци во првиот начин во однос на вториот.

На ваков начин во глобала можеме да кажеме дека сме продуктивни, сме завршиле работа, но не е така. Она одложување на првиот проект значи и губење на пари за бизнисот бидејќи се додека еден проект не заврши не започнува и приливот на готовина од истиот во најголем број на случаи (повеќе за готовински тек во Бизнис план – Финансии).

Затоа во графикот подолу на истиот график од погоре додадов уште една категорија – готовина. На пример да кажеме дека едномесечна работа и на првиот и на вториот проект ќе не чини по 10.000 денари. По завршување на проектите и едниот и другиот има потенцијал да ни носи по 20.000 денари месечно. Така да сега графикот би изгледал вака:

Два проекти со категорија готовина

Проектен менаџмент - Влијание на готовина

Може да забележите дека тоа задоцнување на првиот проект од два месеци ќе доведе до 40.000 денари помалку пари во вид на влез во нашиот бизнис. Но, овде само како пример е 40.000 денари, но доколку додадете уште една или две нули за реални ситуации тоа веќе е голем износ кој не е за потценување.

Затоа внимавајте, бидејќи во изминатиов период се изгорев токму заради една ваква грешка и доцнам со неколкуте проекти кои ги подготвувам. Едниот веќе стигна доцнење од 5 месеци, што е недозволиво.

post

Зошто е Важно 80/20 Правило?

80/20 Правило

80/20 Правило - Пат кон вистински успех

Повеќепати досега го потенцирав 80/20 правило како едно правило кое е присутно насекаде не само во бизнис светот. Еден претприемач и неговиот бизнис се наоѓа во едно динаично опкружување кое е се повеќе и повеќе подинамично. Границите помеѓу еден бизнис кои до вчера можеа прецизно да се определат денеска се скоро невидливи. Така да денес компании од Кина конкурираат на различни тендери во нашата околина што до пред 20 години беше незамисливо.

Но, она што е се позабележливо е дека модерната глобализација го потврдува 80/20 правилото преку постоење на следниве групи:

  • Витално Малцинство (Vital Few) и
  • Тривијално Мнозинство (Trivial Many)

Сите сакаме да бидеме во таа група на витално малцинство кое според 80/20 правилото претставува 20% од глоблната популација. Насекаде околу нас ќе забележиме ентитети кои спаѓаат во тривијалното мнозинство, но тоа не е тоа. Прашањето е како?

Принцип на итерација при 80/20 правило

Доста долго го анализирам оваа правило и нешто што забележав дека за неговата вистинска примена важи законот за итерација што всушност претставува постојано повторување на процесот до насјитните детали (или потсистеми) за да се постигнат поставените цели. На овој принцип се базира и фракталната филозофија како една менаџерска филозофија за подобрување. На пример, сакаме да бидеме во делот витално мнозинство тогаш нашиот бизнис ќе треба да го користи следниов приод:

  • Бизнис – 80/20
    • Систем 1 – 80/20
      • Подсистем 1 – 80/20
        • Човек 1 – 80/20
          • Активност 1 – 80/20
          • Активност 2 – 80/20
          • Активност 3 – 80/20
        • Човек 2 – 80/20
        • Човек 3 – 80/20
      • Подсистем 2
      • Подсистем 3
    • Систем 2
    • Систем 3

Значи во сите сегменти од функционирањето на нашиот бизнис ќе треба да го примениме оваа правило. Системскиот приод е најдобриот приод за оваа примена. Тоа значи дека за да ви биде полесно ќе морате квалитетно да го системтизирате Вашиот бизнис.

Но сепак не е се во математика, статистика и анализа на податоци. Повеќе е до самите нас. Не сме сите добри во математиката, но добри сме во размислувањето, сепак ние претставуваме најинтелигентни суштества на планетата.

80/20 Размислување

Бидејќи при 80/20 правило важи принципот на итерација сепак мора да се тргне од нас самите, односно нашето размислување. Затоа и како основа за еден квалитетен живот како на личен така и на бизнис план претставува примена на 80/20 размислување.

Секогаш не можеме да бараме податоци, да анализираме и да избираме што е важно а што не е важно. Почесто ќе се базираме на наши проценки и избор на неколку важни работи игнорирајќи еден куп на неважни работи. Но, не можеме од еднаш да бидеме перфектни во примена на оваа правило, бидејќи е потребно вежбање на нашиот мозок да се насочува на тие Важни работи.

На пример во RFM формула се насочивме преку анализа на однесувањето на потрошувачите да дојдеме до тоа витално малцинство кое можеби ни носи над 80% приход. Од друга страна за насочување на одреден сегмент на пазарот со потенцијални купувачи ќе немаме податоци за нивно однесување. Но, затоа можебе да ги претпоставиме и да го најдеме тој наш сегмент кој ќе претставува витално малцинство.

Примена на 80/20 размислување

Иако не постојат шаблони и темплејти ќе се обидам да извлечам неколку прашања кои ќе ве водат низ процесот на 80/20 размислување. Едно нешто е важно што треба да го напоменам. Никогаш не заклучувајте веднаш како да го знаете одговорот, обидете се да одите низ сите прашања и не само овие туку и ваши и воведете колку што можете поголем степен на креативност во Вас.

  1. Што претставува 20% од нешто што води до 80% од друго нешто?
  2. Зошто се тие 20% од нешто што водат со 80% од нешто друго?
  3. Кои се 20% од причини што води до 80% на ефекти?
  4. Зошто се тие 20% причини што водат со 80% од ефекти?
  5. Кои се 20% влезови кои водат до 80% на резултати?
  6. Зошто се тие 20% од влезови што водат со 80% од нешто резултатите?

Ова се само прашања кои ќе треба да го поттикнат вашето 80/20 размислување, но слободно можете да додавате уште Ваши прашања со цел да дојдете до квалитетен заклучок за тоа што претставува витално мнозинство за Вас и за Вашиот бизнис.

Затоа и е важно 80/20 правило, за да го примените 80/20 размислување во секојдневниот живот.