Mожемe да го имаме најдобриот софтвер за менаџирање со задачите и најдобрите системи за продуктивност, но повторно, нашите напори да бидеме попродуктивни нема да ги дадат резултатите што ги очекувавме.

Што е проблемот?

Од моето лично искуство, најголемиот предизвик да се биде попродуктивен е вежбање. Што значи вежбањето за вас? Мислам на тоа да земете еден систем кој ќе го приспособите за себе и да почнете со завршување на работите. Сепак, тоа не значи дека автоматски ќе станете попродуктивен, тоа значи дека го започнувате процесот на вашето лично подобрување.

Не можете да најдете нешто што ќе ги прави овие вежби и подобрувања наместо вас. Вие сте одговорни за зголемувањето на вашата сопствена продуктивност.

Еве 10 едноставни чекори кои можат да ви помогнат во вежбањето за да станете попродуктивни.

Продолжи…

Понекогаш премногу се трудиме да ја зголемиме сопствената продуктивност. И тоа е добро за секој претприемач, бидејќи попродуктивен претприемач значи и попродуктивен бизнис и поголема успешност на бизнисот воопшто.

Но, во самиот тој процес за постојано зголемување на продуктивноста можеме да направиме некои грешки кои скапо може да не чинат.

Кои се тие грешки кои ќе треба да ги избегнете кога се обидувате да ја зголемите продуктивноста?

1. Мултитаскинг

За мултитаскингот веќе пишував во насловот мултитаскинг – паралелно на повеќе работни задачи. Во тој пост дојдовме до заклучок дека:

Зголемен мултитаскинг = намален фокус и концентрација кон поединечна задача на која работиме

Ова е логично, бидејќи за да работиме на повеќе активности одеднаш, мора да го споделиме и нашиот фокус и концентрација.  Затоа

Зголемен мултитаскинг = намален квалитет на завршената задача

Намален квалитет на завршените задачи значи дека ќе има потреба од повторна преработка или едноставно неисполнување на целите кои сме си ги зацртале. Затоа и зголемениот мултитаскинг доведува до намалена продуктивност. Можеби краткорочно ќе ја зголемите продуктивноста, но гледано на долги стази тоа нема да биде случај.

Продолжи…

Кога зборуваме за претприемаштво, претприемачот и бизнисот воопшто неизоставен дел е продуктивноста.

Поголема продуктивност, поголема севкупна успешност на бизнисот.

Подобрување на вашата лична и на вашите вработени продуктивност претставува и севкупно подобрување на вашиот бизнис.

Во еден од претходните наслови (Како до потребниот фокус) најавив дека подетално ќе опишам една техника за зголемување на продуктивноста – Pomodoro техника.

Pomodoro техника ја има токму таа цел, зголемување и постојано подобрување на вашата продуктивност, што значи завршување на повеќе работи, поквалитетно и побргу.

Што претставува Pomodoro техника?

Најпросто кажано оваа техника како алатка претставува еден систем за менаџирање на времето, но не само тоа туку систем кој овозможува бележење и подобрување на истото.

Техниката е креирана од страна на Francesco Cirillo во 1980-тите години, а името доаѓа од кујнскиот часовник кој се користи заради мерење на времето во форма на домат (pomodoro).

Продолжи…

Дали сте се нашле во ситуација кога сте планирале да завршите многу важни работи за денес, но сепак вечерта доаѓате дома без да го завршите она што сте планирале?

Сите претприемачи, без разлика за каков бизнис станува збор имаат потреба од фокусираност во она што го работат.

Мултитаскингот во многу случаи иако е корисен и ја зголемува продуктивноста, сепак може да допринесе до лоши последици како за претприемачот така и за бизнисот воопшто.

Не можете да го дадете сопствениот максимум и да ги искористите вашите суштински компетенции како еден претприемач доколку не сте фокусирани на она што го работите.

Но, како до потребната фокусираност кога живееме во навистина хаотично време?

Успешните претприемачи добро се справуваат, но и добро го управуваат хаосот околу нив.

Социјални медиуми, вработени, партнери, снабдувачи, потреба од проширување на знаење, премногу достапни информации… Ова се само еден дел од креаторите на хаосот во бизнисот.

1. Користи “да направам” листа

“Да направам” листа едноставно ви кажува што треба да направите и кога треба да го направите тоа. Одлична алатка за задржување на вашиот фокус кон она што е важно за вас како претприемачи.

2. Обврзи се за нејзина целосна реализација

Од друга страна имање “да направам” листа не гарантира целосен фокус за нејзино комплетирање во целост.

Доколку секој искрено би кажал колкав е процентот на комплетирање на една таква листа, би се зачудиле колку е низок.

Затоа, за да биднете фокусирани целосно кон она што треба да го направите, потребно е да бидете обврзани дека ќе го комплетирате се она што ќе го ставите на една таква листа. И не само тоа, комплетирањето треба да биде конкретно за тој ден без одложување.

3. Затвори ја вратата се додека не завршиш со имплементација на она што е планирано

Отворена врата значи дозвола на огромен број на одвлекувања на внимание, што пак значи намалување на фокусот.

Мора да обезбедите одлична работна атмосфера доколку сакате да бидете во целост фокусирани на она што го работите. За се останато има време.

И еден совет, запомнете дека секој кој доаѓа кај вас не доаѓа првенствено да реши ваш проблем или пак да ви помогне да го завршите она што реба да го завршите, туку доаѓа со негов проблем за кој ќе сака да одземе дел од вашето време. Сепак, ова не значи дека нема да ги примите тие луѓе (можеби ваши вработени), но значи дека ќе им обрнете внимание кога ќе дојде време за тоа, а тоа откако ќе ги завршите вашите обврски.

4. Користи приоритети

не постои нешто што не може да се приоритизира. Вашиот најголем фокус е најпотребен во најприоритетните задачи.

Затоа користете приоритизација во вашата “да направам” листа и обезбедете 100% фокусираност на најприоритетните активности.

5. Воведи правила како да ве контактираат вработените

Барем денес е лесно да се обезбеди соодветна комуникација без да ви се одземе фокусот од она што го правите.

Тие правила треба да обезбедат прецизно дефинирање како вработените ќе ве комуницираат во однос на проблемите кои им се појавиле во текот на работата. Голем дел може да биде преку епошта која еднаш дневно ќе ја прегледате (откако ќе завршите со вашите приоритети за тој ден). Можете да определите точно дефинирано време во кое ќе разговарате со вашите соработници за тие проблеми кои ги мачат.

Но, без прецизно дефинирани правила лесно ќе навлезете во еден хаос, и секако вашите приоритети ќе бидат заборавени.

6. Избери време во кое ќе прегледуваш епошта и ќе одговараш

Според многу истражувања епоштата претставува еден од најголемите прекинувачи на вашиот тековен процес, а со тоа и ваш дефокусатор.

Еден начин да го избегнете овој проблем е да имате прецизно дефинирано време еднаш или двапати дневно во кое ќе ја прегледувате епоштата и одговарате на она што треба да се одговори.

7. Избери време во кое ќе бидете присутни на социјалните медиуми

Освен епоштата ги имаме и социјалните медиуми кои исто така може да претставуваат дефокусатори во вашата работа. Затоа избери време, кое нема да биде кога работите на вашата “да направам” листа.

8. Исклучи ги веб сајтовите кои еднставно ти го вшмукуваат времето

Интернетот е страшна работа кога станува збор за продуктивноста и фокусот на вашето внимание.

Колку пати ви се случило да започнете со барање на нешто, но да завршите со читање на нешто воопшто неповрзано со она што сте го барале.

Затоа, добро е да ги блокирате сајтовите кои се најголеми одвлекувачи на вашето внимание во периодот во кој работите на вашата “да направам” листа. Во еден од претходните наслови пишувавме за Google Chrome апликации за зголемување на продуктивноста. За оваа намена добро решение е Stay Focused.

9. Прави паузи по одредено време поминато во целосна посветеност на работата

Како поминува времето во посветеност на работата стануваме се поизморени и се подефокусирани за да го дадеме вистинскиот максимум.

Затоа обидете се со кратки паузи во текот на работата кои едноставно ќе ве релаксираат и ќе ги дополнат вашите батерии за продолжување на работата. Можете да се обидете со Pomodoro техника за оваа намена. (Ќе напишам и посебен пост во кој ќе резентирам и една апликација за оваа намена).

10. Награди се себеси за завршување на она што си го планирал

И секако вака организираниот ден, обезбедува да завршите се што сте планирале, но и да решите “туѓи” проблеми преку одговарање на епошта, состанок со вработени…

Заслужувате награда. Утре ве очекува истото темпо.

Сакате да бидете попродуктивни, да завршите повеќе работа побрзо, но истовремено со подобар квалитет на работа. Во голем дел, нашата продуктивност ќе се базира на самото работното место каде што обично ја изведуваме нашата работа.

Како можете да ја организирате вашата канцеларија за да стане попродуктивна?

Да, можете да ја зголемите вашата продуктивност, едноставно со организирање на работите околу вас за да ви бидат подобро достапни.

Сте се нашле ли во ситуација кога губите дел од вашето време за да најдете некој физички предмет околу вас во вашата канцеларија? Сте се нашле ли во ситуација кога троште премногу време за да најдете документ во вашиот компјутер?

Ако вашиот одговор е ДА, тогаш навистина ќе сакате да ја реорганизирате вашата работна средина.

Во овој пост, сакам да зборувам за методологија која може да ви помогне во организирање на работите во вашата канцеларија, а која корените ги влече од производството и Lean филозофијата.

Што претставува 5S?

5S е методологија за организација на работното место, развиена во Јапонија и главно се користи во производство. Името доаѓа од пет јапонски зборови кои започнуваат со буквата “S”.

• Seiri – сортирање.
• Seiton – подредување.
• Seisi – чистење.
• Seiketsu – стандардизирање.
• Shitsuke – одржување.

Како можете со помош на 5S да ја зголемите продуктивноста?

5S е процес составен од 5 различни фази кои треба да се спроведат на работното место.

Првите нешта треба да бидат во прв план. Вам не ви треба да подобрувате нешто што не е потребено во вашата дневна работа рутина. Како прво треба да започнете со Seiri, сортирање на сè околу вас, во вашето работно место. Сортирањето значи да најдете сè околу вас и да го елиминирате сето она што не ви е потребно во работата. Користете ги следниве прашање кои ќе ви помогнат да започнете со сортирање:

• Што се се наоѓа во мојата работното просторија?
• Дали ми е потребно?
• Кои работи треба да се елиминираат?

Кога ќе го елиминирате се она што не ви е потребно, а вие знаете колку е важен е специфичниот елемент кој ви треба, можете да започнете со подредување (Seiton). Направете место за сè и се треба да биде на своето место. Ова ќе ви обезбеди лесна достапност на она што ќе ви биде потребно во даден момент. Одговорете на следниве прашања во оваа фаза:

• Колку е важен специфичниот предмет за мојата работа?
• Колку пати сте го користиле специфичниот предмет на дневна, неделена и месечна основа?
• Дали предметот е на вистинското место?
• Што треба да сторите кога ќе ви треба специфичниот предмет?
• Дали движењето кое што го правите кога ви треба специфичниот предмет е оптимално?
• Дали местото каде што секој специфичен предмет е ставен е вистинското место за твојата работа рутина?
• Каде секоја специфичен предмет ќе биде сместен?
• Како ќе бидат означени тие места?

Сега, кога ќе се елиминира се што не ви е потребано, се си има своето место, и се е на своето место имате многу подобро работно опкружување околу себе. Следното нешто што ќе ви треба е рутинското чистење (Seisi). Чиста работна средина е многу попродуктивна од неорганизирано и валкано работното место.

На крајот на секој работен ден ќе треба да го исчистите вашето работно место на таков начин сè да си биде на своето место, подготвено за вашата утрешна употреба.

Клучна работа е дека чистењето и враќањето на своето место треба да биде дел од вашата секојдневна работна рутина. Ако ја користите оваа фаза само повремено, вашето работно место наскоро ќе стане повторно неуредно, неорганизирано и валкано.

Кога знаете што ви треба, каде треба да стои, како да ги подредите и очистите работите, сето тоа ќе треба да се стандардизира како посебна работна практика (Seiketsu). Оваа методологија не претставува еднократнно имплементирање и не значи дека ќе се спроведува без да се заборави. Треба да се стандардизираат практиките од првите три S во ваша дневна работна рутина. На таков начин, можете лесно и брзо да го подобрите вашето работно место со што истото ќе биде попродуктивно.

Кога првите четири S се воспоставени и имплементирани како нешто нормално во вашата дневна работа, ќе треба да го проверите и прегледате процесот за да најдете подобри начини да ги организирате нештата околу вас (Shitsuke). Пронајди го најдоброто време за да ги ревидираш твоите стандардни процедури за одржување и подобрување на работното место.

Честопати се наоѓам себеси во ситуација кога треба да кажам не на многу од работите кои ми доаѓаат на ум. Снимам сè околу мене за што мислам дека ќе ми биде корисно во иднина, но сепак, таковиот начин за отпочнување на имплементација на различни работи е опасен, затоа што лесно можам да се најдам во позиција со премногу работи кои сакам да ги започнам, што во реалноста е невозможно.

Морам да кажам не на многу од работите, затоа што знам дека имам само 24 часа во мојот ден, и морам да го користам тоа време оптимално.

Да се каже не не е лесна задача, и не може да се сработи денес и да трае постојано во иднина. Утре, пак ќе има многу можни задачи, можни идеи и можни работи кои сакате, или посакувате да да ги сработите. За да се каже не потребно е вежбање.

Моите вежби започнуваат со спроведување различни системи кои ќе ми помогнат да управувам со моето време, и моите дневни задачи што сакам и треба да ги сработам и во исто време да имам време и за другите лични активности.

Еве една листа на некои промени што ги имам направено во последните неколку години за спроведување на систематскиот приод да се каже не за многу нешта.

• Прво, ми треба систем што ќе го забележува сето она што мислам дека ќе биде важно за мене. Тоа се оние работи кои доаѓаат до мојот ум во форма на идеи, задачи, списоци за читање, желби … Бидејќи мојот ум не е во позиција за рационална одлука за она што е важно, итно, или дали имам време да направам нешто во тој моментот со тоа, сакам сето тоа да биде на некое место каде што можам да се навратам подоцна и да ги процесирам работите. Тоа место сега е Evernote, каде што нафрлувам сè, од секаде.
• Второ, ми треба време кое ќе го користам за процесирање на работите и да одлучам кои ќе бидат следните чекори. Бидејќи мојата листа на работи кои го ставам како белешки може да биде многу долг, и знам дека не можам да почнам да работам сè, потребно е да се каже не на многу од работите. Таа одлука ќе биде донесена на дневна основа, кога започнувам со процесирање на Inbox фолдерот во Evernote со сето она што го ставам таму во тој ден. Овој дел од процесот повторно е некој вид на вежба, бидејќи ми треба рутинска работа секојдневно за да се процесира сè што се наоѓа таму.
• Третата работа е да кажам не на многу работи. Кога велам не, не мислам сите работи да бидат трајно отстранети, бидејќи многу од нив ќе останат како опција за во иднина, или ќе бидат имплементирани од другите луѓе (делегирање).
• Ќе кажам не за работите кои не се важни ниту итни за мене. Ги бришам од Inbox фолдерот, бидејќи не сакам да се мачам со нив ни денес ни во иднина. Тие едноставно претставуваат губење на моето време.
• Ќе кажам не за работите за кои мислам дека некој друг може да ги направи за мене. Тие работи ги делегирам.
• Ќе кажам не за работите кои се важни, но не итни за мене. Ова не значи дека ќе ги отфрлам бидејќи тие ќе останат некаде во мојот систем за управување на задачи (сега го користам OmniFocus), затоа што планирам да ги спроведам во иднина, или едноставно да ме потсетат дека имам такво нешто.

На ваков начин, едноставно можам да елиминирам во повеќето случаи повеќе од половина од задачите, обезбедувајќи дека ќе работам на она што е најважно и најитно за мене, а сè друго што е важно, ќе биде процесирано на соодветен начин за да биде завршено во иднина.

Сакам да напоменам, дека овој процес не е успешен поради процесот, тој може да биде успешен само поради вашиот начин на размислување. Ако одлучите, да станете попродуктивни и многу пофокусирани на она што е важно за вас, ќе треба да експериментирате и вежбате со различни пристапи.